Jeśli chodzi o wdrożenie systemu ERP, nie można przecenić znaczenia zarządzania projektem. Pracownicy w tej roli koordynują wszystkie procesy w zespole i monitorują ogólny postęp projektu. Raportują aktualny status kierownictwu i podejmują decyzje techniczne w ramach wdrożenia. Krótko mówiąc, odgrywają kluczową rolę w powodzeniu projektu.
Jeśli znajdziesz odpowiednią osobę na to stanowisko, może ona w znacznym stopniu przyczynić się do sukcesu projektu podczas wdrażania systemu. Z drugiej strony, wybór niewłaściwej osoby może prowadzić do konfliktów, opóźnień i rosnących kosztów.
W tym artykule dowiesz się, na co powinieneś zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji personalnych. Wyjaśniamy również optymalną interakcję między zarządzaniem a zarządzaniem projektami ERP.
Jak znaleźć odpowiednią osobę do zarządzania projektami ERP?
1. wybrać silną osobowość
Na stanowisko kierownika projektu najlepiej szukać osoby, która może poprowadzić projekt ERP do sukcesu bez ciągłej uwagi kierownictwa. Powinna ona być w stanie podejmować decyzje, rozwiązywać konflikty i koordynować pracę zespołu projektowego. Idealnie byłoby, gdyby była to osoba, która emanuje autorytetem i wiarygodnością oraz cieszy się szczególnym szacunkiem wśród pracowników. Może być nawet swego rodzaju mentorem dla młodszych kolegów.
Jeśli zwracasz uwagę na poniższe cechy charakteru podczas wyboru personelu, jesteś na dobrej drodze:
Asertywność
Dobry kierownik projektu ERP musi być asertywny i wysoce zmotywowany. Musi być w stanie wymagać od swoich współpracowników, aby nie pozwolili sobie na współpracę przy wdrażaniu systemu ERP i ewentualnie nadali priorytet innym zadaniom. Jeśli zabraknie im niezbędnego autorytetu, konflikty szybko się rozwiną i opóźnią harmonogram projektu.
Empatia i zrozumienie
Dobra znajomość ludzkiej natury i umiejętności społeczne są co najmniej tak samo ważne jak asertywność. Nie zapominaj: projekt ERP to przede wszystkim proces zarządzania zmianą, a nie czysty projekt IT.
Kierownictwo projektu ERP powinno zatem nie tylko wdrażać ERP ściśle według odgórnych instrukcji, ale także słuchać obaw i problemów pracowników oraz zespołu projektowego. W przeciwnym razie konflikty i opór są nieuniknione.
Przy okazji: aby zapobiec powstawaniu poważnych konfliktów, niezwykle ważne jest staranne zbudowanie zespołu projektowego. Wymaga to również dużej wrażliwości: członkowie zespołu powinni nie tylko posiadać zrównoważoną mieszankę wiedzy zawodowej i umiejętności społecznych. Powinni również harmonizować interpersonalnie i produktywnie rozwiązywać spory. Wzajemne zaufanie jest niezwykle ważne w zespole.
Dowiedz się więcej: Zespół projektowy do wdrożenia systemu ERP: optymalny skład
Silne umiejętności komunikacyjne
Kierownik projektu powinien rozwiązywać obawy i opór wśród pracowników i zespołu projektowego poprzez konstruktywną komunikację. Powinien posiadać umiejętność
Wbrew obawom wielu menedżerów, pracownicy o tak wszechstronnych cechach wcale nie są trudni do znalezienia. Jeśli zastanowisz się nad tym przez chwilę, prawdopodobnie możesz pomyśleć o kilku pracownikach na średnim szczeblu zarządzania, którzy mają swój obszar pod ścisłą kontrolą.
2. zwracać uwagę na kompetencje zawodowe
Najlepsze cechy charakteru na niewiele się zdadzą, jeśli brakuje niezbędnej wiedzy specjalistycznej. Pilot, który przewodzi załodze, ale nie potrafi sterować samolotem, nieuchronnie doprowadzi do jego upadku. Innymi słowy, odpowiedni kierownik projektu ERP musi posiadać nie tylko szeroki zakres umiejętności miękkich, ale także odpowiednie umiejętności twarde. Przy wyborze personelu należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kompetencje:
Wiedza specjalistyczna obejmująca różne firmy
Niezbędna jest wszechstronna wiedza specjalistyczna we wszystkich obszarach firmy. Osoba ta nie musi posiadać dogłębnej wiedzy eksperta IT. Powinna jednak posiadać wiedzę techniczną i być bardzo dobrze zaznajomiona z procesami, produktami i usługami całej firmy.
Wyćwiczone spojrzenie na duży obraz jest tak ważne, ponieważ system ERP nie tylko mapuje podobszary, ale także łączy wszystkie obszary firmy. Kierownik projektu musi zatem być w stanie precyzyjnie zdefiniować wymagania dla systemu ERP, biorąc pod uwagę międzydziałowe procesy biznesowe. W przeciwnym razie może przeoczyć błędy w projekcie.
Znajomość codziennych operacji
Szeroka wiedza na temat całej firmy nie jest jednak wystarczająca. Co najmniej równie ważne jest ścisłe powiązanie z codziennymi operacjami. Tylko w ten sposób można ocenić, czy funkcjonalność systemu ERP jest praktyczna i użyteczna.
Doświadczenie w zarządzaniu projektami
Kierownik projektu ERP jest zasadniczo odpowiedzialny za wszystkie zadania związane z zarządzaniem projektem. Powinien on zatem znać odpowiednie
3. nie przekazywać zarządzania projektem ERP do działu IT
Nawet jeśli na początku może to brzmieć nielogicznie, menedżerowie IT zazwyczaj nie są dobrym wyborem personelu. Nie wynika to z ich umiejętności czy osobowości. Jest to bardziej kwestia perspektywy.
W większości firm IT odgrywa rolę wspierającą: zapewnia infrastrukturę techniczną dla swoich współpracowników. Jednak współpraca ta rzadko odbywa się na poziomie technicznym. IT nie dowiaduje się szczegółowo, co robią inne działy. Jednak to właśnie zdolność do nieszablonowego myślenia jest ważną cechą doskonałego zarządzania projektami.
Nie oznacza to jednak, że IT odgrywa jedynie niewielką rolę w projekcie ERP . Wręcz przeciwnie: bez ich wiedzy i aktywnego wsparcia nawet najlepszy menedżer nie odniesie sukcesu.
4. nie powierzać zarządzania projektem kierownictwu
Czy kiedykolwiek rozważałeś powierzenie koordynacji projektu członkowi kierownictwa? Na początku pomysł ten może nie wydawać się zbyt daleko idący – w końcu kierownictwo nieuchronnie ma widok z lotu ptaka.
W praktyce jednak takie podejście niemal zawsze prowadzi do problemów. W szczególności w większych firmach kierownictwo jest zbyt oddalone od codziennych operacji. Utrudnia im to ocenę rzeczywistych korzyści płynących z danej funkcji. Innymi słowy, kierownictwo nie jest w stanie ocenić, czy dana funkcja systemu ERP rzeczywiście ma sens, czy też nie jest istotna dla codziennej pracy pracowników.
Ponadto, kierownictwo zazwyczaj ma niewiele czasu na zarządzanie projektem ERP równolegle z codzienną działalnością. Wprowadzenie systemu ERP jest jednak bardzo czasochłonne i wymaga pełnego zaangażowania kierownika projektu.
3 wskazówki dotyczące prawidłowego zarządzania
Czy znalazłeś odpowiednią osobę do zarządzania projektem? Następnie nadszedł czas, aby uświadomić sobie rolę kierownictwa. Nawet jeśli kierownictwo najwyższego szczebla nie jest bezpośrednio zaangażowane we wdrożenie systemu ERP, w żadnym wypadku nie powinno lekceważyć swojego wpływu. Ich zachowanie ostatecznie decyduje o tym, czy kierownicy projektów mogą z powodzeniem wypełniać swoje zadania, czy też nie. Warto wziąć pod uwagę poniższe wskazówki:
1. kierownictwo zapewnia wystarczające wsparcie
Wszystkie strony muszą współpracować. Kierownictwo projektu może rozwinąć niezbędną władzę nad zespołem tylko wtedy, gdy otrzyma wystarczające wsparcie od kierownictwa.
Z drugiej strony, jeśli brakuje wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa, pracownicy są bardziej skłonni do kwestionowania decyzji kierownika projektu. Prowadzi to do konfliktów, niepotrzebnych opóźnień, a w najgorszym przypadku do niepowodzenia projektu.
2. kierownictwo ufa zarządzaniu projektem ERP
Zaufanie kierownictwa wyższego szczebla do umiejętności menedżera ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia wdrożenia systemu ERP. Brak wiary w profesjonalną wiedzę prowadzi do niepotrzebnego mikrozarządzania. Kierownictwo wielokrotnie ingeruje w procesy decyzyjne, zakłócając w ten sposób płynny przebieg projektu.
3. kierownictwo udziela niezbędnych zezwoleń
Aby zarządzanie projektem mogło spełniać swoje zadania, kierownictwo musi nadać mu szereg uprawnień. Obejmują one
- własny budżet,
- upoważnienie do wycofania pracowników z projektów,
- Wpływ na wybór odpowiednich kluczowych użytkowników,
- możliwość tymczasowej zmiany procesów w dziale.
Teoretycznie możliwe jest, aby zarząd zachował wszystkie uprawnienia dla siebie i wykorzystywał kierowników projektów jedynie jako pośredników. W praktyce jednak lepszym wyborem są zastępcy upoważnieni do wydawania poleceń.
Wniosek: Projekt i zarządzanie pracują ramię w ramię
Odpowiedni kierownik projektu ERP ma dobry przegląd całej firmy i jej procesów. Zna codzienną działalność i ma wystarczające doświadczenie w zarządzaniu projektami. Potrafi śmiało wyrażać swoje zdanie w kontaktach z pracownikami i menedżerami, pozostając przy tym przyjaznym i empatycznym.
Są to zróżnicowane wymagania. W niektórych przypadkach sensowne może być zatem podzielenie roli zarządzania projektem pomiędzy kilka osób. Można na przykład oddzielić zadania techniczne od zadań organizacyjnych.
Jednak nawet najlepsi kierownicy projektów doprowadzą wdrożenie systemu ERP do sukcesu tylko wtedy, gdy będą mieli pełne wsparcie kierownictwa. Wsparcie kierownictwa wyższego szczebla nadaje projektowi niezbędnej pilności i wzmacnia pozycję osób za niego odpowiedzialnych. Jednocześnie jednak kierownictwo nie może zbytnio ingerować w koordynację projektu, ponieważ w przeciwnym razie należy spodziewać się znacznych opóźnień.
