W skrócie
Szkolenie użytkowników jest centralnym elementem każdego wdrożenia ERP: tylko pracownicy, którzy pewnie korzystają z systemu, mogą osiągnąć pożądaną wartość dodaną. Wczesne rozpoczęcie, dostosowane treści szkoleniowe i metodyczne, dobrze przemyślane wdrożenie mają kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku formatów online.
Systemy ERP są tak dobre, jak ich użytkownicy. Innymi słowy, oprogramowanie może generować wartość dodaną tylko wtedy, gdy wszyscy użytkownicy korzystają z niego profesjonalnie na co dzień. Dlatego samo wdrożenie nie wystarczy. Pracownicy muszą również wiedzieć, jak prawidłowo korzystać z rozwiązania w codziennej pracy. Aby to zrobić, potrzebują kilku kursów szkoleniowych dla użytkowników ERP.
Ale jak dokładnie powinno być zorganizowane takie szkolenie, aby firma odniosła z niego jak najwięcej korzyści? W tym artykule przedstawiamy różne podejścia szkoleniowe, które można wykorzystać, aby w dłuższej perspektywie skierować pracowników na właściwe tory.
Szkolenie użytkowników ERP decyduje o sukcesie projektu
Niektóre firmy postrzegają fazy szkoleniowe podczas wdrażania ERP jako zwykłą formalność. Jako rodzaj pokazu, który odgrywa raczej podrzędną rolę. Jest to fatalny błąd, ponieważ w rzeczywistości szkolenie użytkowników ma ogromny wpływ na sukces projektu.
Dobrze wyszkoleni pracownicy szybko i bezproblemowo integrują rozwiązanie ze swoimi przepływami pracy , szybko zwiększając wydajność firmy. Dokładnie to, co chcesz osiągnąć dzięki systemowi.
Z kolei źle przeszkoleni użytkownicy potrzebują znacznie więcej czasu na zapoznanie się z nowym oprogramowaniem ERP. A to nie wszystko: niewłaściwa obsługa może prowadzić do błędnych danych i spadku produktywności. W najgorszym przypadku niepewność związana z obsługą systemu jest tak duża, że w całym zespole szerzy się postawa odrzucenia. Dla firmy skutkuje to spadkiem wydajności i wyższymi kosztami wsparcia. Dokładnie tego chcemy uniknąć.
Wdrożenie szkoleniowego systemu ERP: zaangażowanie od samego początku
Tak zwane szkoleniowe wdrożenie ERP to model procesu , który buduje wiedzę klienta na temat ERP od samego początku. Dostawca angażuje pracowników w rozwój systemu od pierwszego dnia projektu.
Oto jak działa wdrożenie szkoleniowego systemu ERP
Na początku projektu tworzysz grupę pracowników, którzy są aktywnie zaangażowani w prace projektowe. Osoby te tworzą dwa zespoły projektowe:
- Zespół ds. procesów, który tworzy przepływy pracy w systemie ERP i dokumentuje procesy.
- Zespół techniczny, który zajmuje się administracją i raportowaniem.
Członkowie obu głównych zespołów są szkoleni w zakresie konfiguracji rozwiązania ERP od bardzo wczesnego etapu. Pozwala im to zaprojektować oprogramowanie całkowicie zgodnie z pomysłami firmy. To oni tworzą prototyp przyszłego systemu wraz z dostawcą. Jeśli wymagane jest wsparcie, po prostu kontaktują się z dostawcą i korzystają z dalszych usług konsultingowych lub szkoleniowych.
| Cecha | Klasyczne wprowadzenie | Koniec szkoły Wprowadzenie |
| Czas szkolenia | Po zakończeniu konfiguracji systemu | Na samym początku projektu |
| Zaangażowanie pracowników | Pasywny | Aktywny |
| Transfer wiedzy | Dostawca → Klient | Dostawca ↔ Klient (wzajemnie) |
| Akceptacja użytkownika | Średni | Wysoki |
| Możliwość adaptacji po uruchomieniu | Ograniczony | Wysoki |
Zalety wprowadzenia do szkolenia
Wczesny rozwój wiedzy w firmie
Ponieważ członkowie obu zespołów są bezpośrednio zaangażowani w instalację i konfigurację rozwiązania ERP, zapoznają się z oprogramowaniem na wczesnym etapie. Pozwala im to komunikować się z dostawcą na temat systemu i jego możliwości
Zmniejszenie problemów adaptacyjnych
Dzięki wdrożeniu ERP opartemu na szkoleniach, niekompletne specyfikacje klienta należą już do przeszłości. To z kolei oznacza, że system zwykle działa zgodnie z oczekiwaniami natychmiast po uruchomieniu. Jeśli jednak w późniejszym czasie konieczne będą optymalizacje, pracownicy klienta zwykle wiedzą, jak sobie pomóc. W końcu wiedza specjalistyczna dotycząca systemu zdobyta podczas szkoleń pozostaje w firmie klienta.
Zwiększenie akceptacji użytkowników
Członkowie głównych zespołów dokładnie wiedzą, z jakimi wyzwaniami na co dzień mierzą się ich koledzy. Dzięki temu mogą przewidzieć wszelkie trudności i uwzględnić je we wdrożeniu systemu ERP na wczesnym etapie. W rezultacie użytkownicy końcowi otrzymują system, który jest precyzyjnie dostosowany do ich potrzeb i optymalnie odciąża ich w codziennej pracy. Wzrasta chęć do aktywnego korzystania z oprogramowania.
Co powinieneś wiedzieć
- Metoda wdrożenia ERP oparta na szkoleniach może być niezwykle skuteczna , ale nie jest odpowiednia dla każdej firmy.
- Model szkoleniowy ma sens tylko wtedy, gdy masz wystarczającą liczbę odpowiednich pracowników.
- Uczestnicy projektu potrzebują wystarczająco dużo czasu, aby móc odpowiednio poświęcić się projektowi ERP. Wczesne odciążenie od standardowych zadań jest absolutnie niezbędne.
Niezbędne: wieloetapowe szkolenia dla użytkowników kluczowych i końcowych
Jeśli wdrożenie ERP oparte na szkoleniach nie jest dla Ciebie opcją, projekt będzie przebiegał zgodnie z następującym klasycznym schematem:
- Po pierwsze, dostawca i klient wspólnie zbierają najważniejsze informacje o wszystkich procesach biznesowych podczas warsztatów.
- W oparciu o tę wiedzę dostawca dostosowuje swoje oprogramowanie do potrzeb klienta.
- Dopiero wtedy rozpoczyna szkolenie kluczowych użytkowników.
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na szkolenie, czy klasyczne wdrożenie: Jako interfejs między oprogramowaniem a procesami biznesowymi firmy, kluczowi użytkownicy kluczowi użytkownicy odgrywają ważną rolę w każdym projekcie ERP. Są oni również tymi, którzy ostatecznie zapewniają wewnętrzne szkolenia dla użytkowników końcowych.
Jak działają kursy szkoleniowe dla użytkowników ERP
Krok 1: Szkolenie podstawowe – pierwszy kurs szkoleniowy dla kluczowych użytkowników
Dostawca przeprowadza podstawowe szkolenie przed rozpoczęciem wdrożenia technicznego – równolegle z tworzeniem koncepcji technicznej. Szkolenie przygotowuje zespół projektowy do wdrożenia i daje kluczowym użytkownikom ogólny przegląd systemu, interfejsu użytkownika i najważniejszych funkcji. To wstępne szkolenie ma na celu umożliwienie kluczowym użytkownikom zapewnienia wsparcia technicznego dla projektu ERP – na przykład podczas analizy procesów i migracji danych.
Krok 2: Szkolenie związane z modułem – szczegółowe szkolenie dla kluczowych użytkowników
W miarę postępu projektu kluczowi użytkownicy przechodzą szczegółowe szkolenia dotyczące poszczególnych modułów funkcjonalnych systemu ERP. Szkolenia te przekazują szczegółową wiedzę, która jest istotna dla danego obszaru specjalistycznego. Na przykład w szkoleniu dotyczącym modułu sprzedaży uczestnicy dowiadują się, jak tworzyć zamówienia klientów i zarządzać dostawami. Celem jest przekształcenie kluczowych użytkowników w ekspertów i osoby kontaktowe w zakresie systemu ERP i jego zastosowania.
Krok 3: Szkolenie użytkowników końcowych – szkolenie pozostałych pracowników
Po skonfigurowaniu rozwiązania ERP kluczowi użytkownicy zdobyli rozległą wiedzę na temat oprogramowania. Nie dotyczy to jednak reszty pracowników – faktycznych użytkowników. Dlatego po wdrożeniu technicznym następuje szkolenie użytkowników końcowych. Kluczowi użytkownicy przekazują zdobytą wiedzę swoim współpracownikom.
Szkolenie użytkowników końcowych ma kluczowe znaczenie. Ma ono na celu
Wewnętrzne szkolenie użytkowników ERP ma tę zaletę, że istnieje tylko niewielka odległość między uczestnikami. W przeciwieństwie do trenerów zewnętrznych, kluczowi użytkownicy mogą dostosować szkolenie do zespołu i działać z pozycji zaufania. Zwykle zmniejsza to opór ze strony pracowników.
Powinieneś zwrócić na to uwagę
- Zaplanuj szkolenia tak wcześnie, jak to możliwe. Zapewni to, że wszyscy pracownicy będą mieli wystarczająco dużo czasu na zrozumienie systemu i wdrożenie zmian w codziennej pracy.
- Zaoferuj użytkownikom ciągłe szkolenia i nie pozwól, aby prośby o wsparcie pozostały bez odpowiedzi. W ten sposób nie tylko promujesz bezpieczeństwo podczas korzystania z systemu, ale także akceptację użytkowników.
- Dostosuj treść szkolenia do konkretnych potrzeb użytkowników. W ten sposób pracownicy uczą się dokładnie tych funkcji, których potrzebują w codziennej pracy.
Nasza rada: Szkolenia online dla użytkowników ERP
Dzięki narzędziom do spotkań online i połączeń wideo, szkolenie użytkowników ERP nie musi już odbywać się osobiście. Obsługa systemu może być również łatwo zdalnie szkolenie. Pod warunkiem poczynienia niezbędnych przygotowań.
Zalety szkolenia użytkowników ERP online
- Szkolenia online oferują wysoki stopień elastyczności, ponieważ można je organizować niezależnie od ustalonych godzin i lokalizacji.
- Eliminując koszty podróży, szkolenia online mogą być przeprowadzane w sposób ekonomiczny.
- Dzięki nagraniom i webinarom uczestnicy mają możliwość nauki we własnym tempie.
Powinieneś zwrócić na to uwagę
- W przypadku szkoleń online uwaga uczestników jest zazwyczaj krótsza niż w przypadku sesji bezpośrednich. Dlatego też warto wykorzystywać elementy interaktywne, takie jak tablice cyfrowe i ankiety, aby zachęcać do aktywnego dialogu. Oznacza to, że treści edukacyjne nie są tylko biernie konsumowane, ale wspólnie nad nimi pracujemy.
- Nie ma nic bardziej frustrującego niż nieodpowiednia infrastruktura techniczna, która powoduje zakłócenia lub awarie podczas transmisji. Stabilne połączenie internetowe, wydajne narzędzia do spotkań online oraz wysokiej jakości technologia audio i wideo są zatem niezbędne.
- Nawet najlepszy sprzęt techniczny może czasem sprawiać problemy. Dlatego zapewnij swoim pracownikom
wsparcie techniczne , aby mogli szybko znaleźć rozwiązania. Zaoferuj również samouczki, które pozwolą uczestnikom samodzielnie poradzić sobie z drobnymi wyzwaniami.
- Twoi pracownicy nie chcą uczyć się po omacku. Chcą dokładnie wiedzieć , jakie umiejętności i korzyści przyniesie im szkolenie użytkowników ERP i kiedy. Dlatego upewnij się, że treść szkolenia jest dobrze zorganizowana, a cele nauczania są jasno określone.
Wniosek: Nie ma sukcesu bez budowania wiedzy
Szkolenie użytkowników systemu ERP jest bez wątpienia jednym z najważniejszych etapów jego wdrażania. Tylko wtedy, gdy użytkownicy zaakceptują nowy system i będą go bezpiecznie obsługiwać, możliwe będzie pełne wykorzystanie jego potencjału w codziennej pracy.
To, które podejście szkoleniowe jest odpowiednie dla Ciebie, zależy od wybranej metody wdrożenia. Najlepiej byłoby rozważyć
Whitepaper: Ludzie jako czynnik sukcesu w projektach ERP
Szkolenie to coś więcej niż tylko transfer wiedzy – to tworzenie akceptacji. Z naszego Whitepaper dowiesz się, jak zaangażować menedżerów, kluczowych użytkowników i użytkowników na wczesnym etapie i poprowadzić ich do wspólnego sukcesu projektu dzięki dobrze przemyślanej komunikacji i szkoleniom.
