Die Rolle der IT vor, während und nach der ERP-Einführung

Bei einem ERP-System handelt es sich um eine komplexe Business-Software. Daher liegt der Gedanke nahe, die Verantwortung für die ERP-Implementierung einfach der IT-Abteilung zu übertragen. Hier lauert jedoch ein Denkfehler: Eine ERP-Lösung ist zwar ein technisches Produkt, doch die ERP-Einführung ist kein rein technisches Projekt. Vielmehr handelt es sich um einen Change-Management-Prozess.

Bedenken Sie: Ein ERP-System unterstützt tagtäglich Menschen bei der Arbeit. Somit nehmen die Userakzeptanz und Prozessmodellierung einen hohen Stellenwert bei der ERP-Einführung ein. Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen, nicht die Technik. 

Damit ist die IT nicht gerade die beste Besetzung für die Projektleitung. Doch eine wichtige Rolle bei der ERP-Einführung spielt sie dennoch.

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Darum sollte die IT das ERP-Projekt nicht verantworten

Die IT gilt als Hygienefaktor

Dass sich IT-Fachkräfte nicht als Projektverantwortliche eignen, hat nichts mit dem Klischee des kontaktscheuen Technik-Nerds zu tun. Vielmehr geht es um die Position der IT innerhalb des Organigramms.

Die meisten großen und mittelständischen Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl einzelner Software-Produkte, die auf die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zugeschnitten sind. Mitunter handelt es sich dabei um veraltete Legacy-Systeme mit hohem Pflegeaufwand.

Aufgabe der IT ist es, diesen organisch gewachsenen „Flickenteppich“ zu betreuen und die Systeme am Laufen zu halten: Die Abteilung stellt den anderen Bereichen eine technische Infrastruktur bereit und bietet Support-Leistungen in Problemfällen. In den meisten Unternehmen ist die IT in gewisser Weise ein Hygienefaktor: Sie soll lediglich dafür sorgen, dass technisch alles reibungslos funktioniert.

Der IT fehlt die Prozessperspektive

Mit den Wertschöpfungsprozessen der Organisation kommt die IT im Tagesgeschäft nur selten in Berührung. Das äußert sich zum Teil sogar physisch: In Kundenprojekten erleben wir immer wieder, dass die Abteilung räumlich von den anderen Fachbereichen getrennt ist. Dann wissen die IT-Spezialist*innen natürlich nur wenig darüber, was außerhalb ihrer Räumlichkeiten geschieht.

Folglich hat die IT in der Regel kaum Einblicke in die Arbeitsprozesse ihrer Kolleg*innen. Sie weiß nicht immer, was die anderen Abteilungen im Detail tun, welche Herausforderungen sie zu meistern haben und wie einzelne Geschäftsabläufe bereichsübergreifend zusammenhängen.

Genau diese Perspektive ist aber enorm wichtig für den Erfolg der ERP-Einführung. Ein gutes Projektteam muss die Prozessstruktur des Unternehmens genau verstehen und über den Tellerrand schauen können. Nur so ist sichergestellt, dass die ERP-Lösung alle Geschäftsabläufe am Ende optimal unterstützt und eine hohe Akzeptanz bei den Anwender*innen erzielt. Eine Abteilung, die keine Berührungspunkte mit dem Tagesgeschäft hat, kann dies nicht so einfach leisten.

Die Rolle der IT vor der ERP-Einführung

Bereitstellung der technischen Basis

Auch wenn die Verantwortung der IT bei ERP-Projekten nicht in der Leitung liegt, ist sie im Idealfall dennoch stark in die ERP-Einführung involviert. Als technischer Enabler ist sie für den Projekterfolg sogar unverzichtbar. Denn ungeachtet aller Change-Management-Aspekte handelt es sich bei einem ERP-System immer noch um ein digitales Produkt, das implementiert und später gewartet werden muss.

Bereits vor der ERP-Einführung kümmert sich die IT um die Technik:

• Sie stellt sicher, dass die bestehende Systemlandschaft grundsätzlich ERP-fähig ist und die technischen Mindestanforderungen erfüllt.
• Sie sorgt dafür, dass die nötige Hardware verfügbar, einsatzbereit und richtig konfiguriert ist.
• Sie überprüft die gesamte Infrastruktur, um einen stabilen und performanten ERP-Betrieb zu gewährleisten.
• Sie empfiehlt das geeignete Betriebsmodell – Cloud, on-premise oder hybrid – unter Berücksichtigung von Kosten, Sicherheit, Skalierbarkeit und Compliance.
• Sie erfasst bestehende Schnittstellen und bewertet, welche Systeme angebunden, abgelöst oder technisch neu integriert werden müssen.

Mitgestaltung der Software

Wichtig ist jedoch auch, dass die Rolle der IT von vorneherein nicht rein technisch und administrativ ausgerichtet ist. Denn bei einem ERP-System handelt es sich um eine abteilungsübergreifende Software, das unternehmensweit zur Verbesserung von Prozessen beiträgt. Später können Ihre IT-Expert*innen diese Software nur dann weiterentwickeln und pflegen, wenn sie deren praktische Anwendung nachvollziehen können.

Die IT sollte daher von Anfang an aktiv an der Ausgestaltung der Software mitwirken und Einblicke in die Abläufe ihrer Kolleg*innen erhalten. Idealerweise ist ein Mitglied der Abteilung von Beginn an federführend am ERP-Projekt beteiligt. 

Damit Ihre IT-Fachkräfte als Antreiber und Umsetzer einer ganzheitlichen Digitalisierung im Unternehmen auftreten können, benötigen sie allerdings mehr als technische Fähigkeiten. Softskills wie Moderationskompetenz und strategisches Prozessdenken sowie betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind ebenfalls erforderlich. Nicht selten eignen sich daher Wirtschaftsinformatiker*innen am besten für die Leitung der IT.

Die Rolle der IT während der ERP-Einführung

Technische Umsetzung und Integration

Während der ERP-Einführung ist die IT in erster Linie für die Anbindung des ERP-Systems an die bestehende Software-Landschaft verantwortlich. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Datentransfer: Ersetzt das ERP-System ein bestehendes Tool (z. B. durch einen gleichwertigen Prozess innerhalb der Software), überträgt die IT-Abteilung die benötigten Daten in die ERP-Datenbank.
• Schnittstellenentwicklung: Falls eine Anwendung beibehalten werden soll, stellt die IT eine passende Schnittstelle bereit, an die das ERP-System anknüpfen kann.

Im Grunde sind die Aufgaben der IT im ERP-Projekt also die gleichen, die sie auch sonst innehat: Sie verantwortet die technische Infrastruktur und unterstützt ihre Kolleg*innen bei IT-Fragen.

Zusammenarbeit mit der Projektleitung und Key Usern

Komplett isoliert arbeitet die IT-Abteilung aber auch während der ERP-Implementierung nicht. Als Teil des Projektteams stimmt sie sich regelmäßig mit der Projektleitung und den Key Usern ab. 

Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Missverständnisse frühzeitig erkannt werden und das Projekt stetig in die richtige Richtung läuft. Zudem kann es immer einmal vorkommen, dass sich die Anforderungen während der Umsetzung ändern und Anpassungen nötig sind. Hierüber sollte die IT ebenfalls stets im Bilde sein.

Unterstützung des Change-Management-Prozesses

Ist die IT-Abteilungsleitung eloquent, sollte sie auch an Kommunikations- und Schulungsprozessen beteiligt sein. Im besten Fall kann sie die technischen Veränderungen verständlich in den Arbeitskontext der Mitarbeitenden übersetzen und neue Funktionen praxisnah erklären. 

Sind Mitarbeitende mit den Neuerungen vertraut, zeigen sie sich gewöhnlich weniger misstrauisch. Denn sie verstehen besser, warum die Änderungen notwendig sind und wie sie mit dem neuen System zukünftig produktiv arbeiten können. 

Durch ein gutes Change Management lassen sich Unsicherheiten abbauen und Widerstände reduzieren. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Akzeptanz aus, sondern auch auf den gesamten Projekterfolg.

Markus Reichl, Asseco Solutions

Die Rolle der IT nach der ERP-Einführung

Operative Verantwortung

Nach dem Go-Live löst sich das Projektteam auf und widmet sich wieder seinen ursprünglichen Aufgaben. Die IT-Abteilung ist jedoch weiterhin mit dem Betrieb des ERP-Systems und dem Monitoring der Systemleistung betraut. 

Um die Sicherheit und reibungslose Funktionalität der Software zu gewährleisten, kümmert sie sich fortwährend um eine lückenlose ERP-Wartung. Dabei achten die Mitarbeitenden vor allem darauf, dass Updates und Patches zeitnah eingespielt werden. Darüber hinaus bearbeitet die IT Supportanfragen von Anwender*innen und führt bei Bedarf Bugfixing durch bzw. dient auch als Schnittstelle zum ERP-Anbieter.

Weiterentwicklung des Systems

Wenn sich neue Trends entwickeln oder Ihr Unternehmen wächst, können sich die Geschäftsabläufe jederzeit ändern. Dann ist es möglich, dass Ihr einst perfekt aufgesetztes ERP-System den geänderten Ansprüchen Ihrer Organisation nicht mehr genügt. Sie benötigen zusätzliche Funktionen, die Ihre aktuelle Strategie optimal unterstützen.

In diesem Fall muss die IT alle betroffenen Prozesse und Workflows im ERP-System rekonfigurieren. Das kann sie aber nur dann, wenn sie die Anwendung der Lösung in der Praxis nachvollziehen kann. Je mehr die IT über die Abläufe der restlichen Organisation weiß, desto leichter fällt ihr die technische Anpassung. Und genau aus diesem Grund sollte sie schon in der Scoping-Phase am Projekt beteiligt sein.

Strategische Unterstützung

Nach der erfolgreichen ERP-Einführung sollte die IT nicht in eine rein technische Rolle zurückfallen, sondern sich als strategischer Partner im Unternehmen positionieren. Als Treiber der Digitalisierung hält sie nicht nur die Systeme am Laufen, sondern verfolgt auch einen aktiven Gestaltungsanspruch. 

Voraussetzung dafür ist der gezielte Aufbau einer internen ERP-Kompetenz, ergänzt durch kontinuierliche Schulungsprogramme. Im IT-Team sind zudem moderne Rollenprofile zu etablieren, um im Unternehmen mehr Handlungsspielraum zu gewinnen. So geht beispielsweise der Aufgabenbereich eines Product Owner oder eines IT-Prozessmanagers weit über die operative Tätigkeit hinaus.

Die Rolle der IT bei der ERP-Einführung im Überblick

Anwenderbeispiel aus der Praxis:
Sigma Surface Science

Die IT als Mitgestalter im ERP-Projekt

Bei Sigma Surface Science hat eine moderne IT-Abteilung die Einführung des ERP-Systems APplus erfolgreich mitgestaltet. Anstatt die Verantwortung der IT beim ERP-Projekt auf die technische Umsetzung zu beschränken, hat der hessische Sondermaschinenbauer von Beginn an großen Wert auf eine strategische Einbindung gelegt. Dabei lernten die IT-Expert*innen die Prozesse der Fachbereiche kennen und setzten die Anforderungen in anwenderfreundliche Lösungen um.

Bei der Einführung des Mobility-Moduls orientierte sich die IT beispielsweise eng am Arbeitsalltag der Fertigung, was zu einer hohen Akzeptanz seitens der Nutzer*innen führte. Auch spätere Erweiterungen wurden von der IT so durchdacht gestaltet, dass das System heute immer noch wachstumsfähig und flexibel ist.

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Fazit: Bei der ERP-Einführung ist die IT kein Kellerkind

Zwar sollten Sie nicht den Fehler begehen, die ERP-Einführung als rein technisches Vorhaben zu betrachten und die IT mit der Projektleitung zu betrauen. Doch sie sollte zumindest ein vollwertiges Mitglied des Projektteams sein. 

Als digitaler Wegbereiter werkelt sie nicht isoliert im Keller vor sich hin, sondern steht in ständigem Kontakt mit den anderen Teammitgliedern. Sie sitzt mit am Tisch, wenn Prozesse besprochen und an der Ausgestaltung der Software gearbeitet wird. 

Nur so kann die IT-Abteilung den täglichen Einsatz der ERP-Software nachvollziehen und sich später um die Pflege und Weiterentwicklung des Systems kümmern. Im besten Fall nimmt sie die Rolle des strategischen Partners ein, der die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen auch nach der ERP-Einführung aktiv vorantreibt.