Rola IT przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP

System ERP to złożone oprogramowanie biznesowe. Łatwo jest zatem pomyśleć, że odpowiedzialność za wdrożenie ERP powinna zostać po prostu przeniesiona do działu IT. Jednak czai się tutaj błędne przekonanie: chociaż rozwiązanie ERP jest produktem technicznym, wdrożenie ERP nie jest projektem czysto technicznym. Jest to raczej proces zarządzania zmianą.

Pamiętaj: system ERP wspiera ludzi w codziennej pracy. Akceptacja użytkowników i modelowanie procesów są zatem bardzo ważne przy wprowadzaniu ERP. W centrum uwagi muszą być ludzie, a nie technologia.

Oznacza to, że IT nie jest najlepszym wyborem do zarządzania projektami. Jednak nadal odgrywa ważną rolę we wdrażaniu ERP.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się w bezpłatnym Whitepaper, jak wygląda cały proces wdrożenia systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Dlaczego dział IT nie powinien być odpowiedzialny za projekt ERP?

IT jest uważane za czynnik higieny

Fakt, że specjaliści IT nie nadają się na kierowników projektów, nie ma nic wspólnego ze stereotypem nieśmiałego w kontaktach kujona technologicznego. Chodzi raczej o pozycję IT w strukturze organizacyjnej.

Większość dużych i średnich firm pracuje z dużą liczbą pojedynczych produktów oprogramowania, które są dostosowane do wymagań różnych działów. Czasami są to przestarzałe systemy, które wymagają wielu czynności konserwacyjnych.

Zadaniem działu IT jest dbanie o tę organicznie rozrastającą się ”patchworkową kołdrę” i utrzymywanie systemów w działaniu: Dział ten zapewnia pozostałym obszarom infrastrukturę techniczną i oferuje usługi wsparcia w razie problemów. W większości firm IT jest do pewnego stopnia czynnikiem higieny: jego zadaniem jest po prostu zapewnienie, że wszystko działa płynnie z technicznego punktu widzenia.

IT brakuje perspektywy procesowej

IT rzadko ma kontakt z procesami tworzenia wartości organizacji w codziennej działalności. W niektórych przypadkach objawia się to nawet fizycznie: w projektach klientów często okazuje się, że dział jest fizycznie oddzielony od innych działów specjalistycznych. Oczywiście specjaliści IT niewiele wiedzą o tym, co dzieje się poza ich siedzibą.

W rezultacie dział IT ma zazwyczaj niewielki wgląd w procesy pracy swoich kolegów. Nie zawsze wie, co szczegółowo robią inne działy, jakie wyzwania muszą pokonać i jak poszczególne procesy biznesowe są połączone między działami.

Jednak to właśnie ta perspektywa jest niezwykle ważna dla powodzenia wdrożenia systemu ERP. Dobry zespół projektowy musi dokładnie rozumieć strukturę procesów firmy i być w stanie myśleć nieszablonowo. Tylko w ten sposób można zagwarantować, że rozwiązanie ERP zapewni optymalne wsparcie dla wszystkich procesów biznesowych i osiągnie wysoki poziom akceptacji wśród użytkowników. Dział, który nie ma kontaktu z codzienną działalnością, nie może tego zrobić tak łatwo.

Rola IT przed wdrożeniem systemu ERP

Zapewnienie podstawy technicznej

Nawet jeśli dział IT nie jest odpowiedzialny za zarządzanie projektami ERP, w idealnym przypadku nadal jest mocno zaangażowany we wdrożenie ERP. Jako czynnik techniczny, jest wręcz niezbędny dla powodzenia projektu. W końcu, niezależnie od wszystkich aspektów zarządzania zmianą, system ERP jest nadal produktem cyfrowym, który należy wdrożyć, a następnie utrzymywać.

Jeszcze przed wdrożeniem systemu ERP dział IT zajmuje się technologią:

• Zapewnia to, że istniejący system jest zasadniczo kompatybilny z ERP i spełnia minimalne wymagania techniczne.
• Zapewnia, że niezbędny sprzęt jest dostępny, gotowy do użycia i poprawnie skonfigurowany.
• Sprawdza całą infrastrukturę, aby zapewnić stabilne i wydajne działanie systemu ERP.
• Zaleca odpowiedni model operacyjny – chmurowy, lokalny lub hybrydowy – biorąc pod uwagę koszty, bezpieczeństwo, skalowalność i zgodność.
• Rejestruje istniejące interfejsy i ocenia, które systemy wymagają połączenia, wymiany lub technicznej reintegracji.

Współprojektowanie oprogramowania

Jednak ważne jest również, aby rola IT nie była od samego początku czysto techniczna i administracyjna . Wynika to z faktu, że system ERP jest oprogramowaniem międzywydziałowym, które pomaga usprawnić procesy w całej firmie. Później eksperci IT mogą dalej rozwijać i utrzymywać to oprogramowanie tylko wtedy, gdy dalej rozwijać i utrzymywać to oprogramowaniejeśli będą w stanie zrozumieć jego praktyczne zastosowanie.

Dział IT powinien zatem aktywnie uczestniczyć w projektowaniu oprogramowania od samego początku i uzyskać wgląd w procesy swoich kolegów. Idealnie byłoby, gdyby członek działu od samego początku odgrywał wiodącą rolę w projekcie ERP.

Aby jednak specjaliści IT mogli działać jako siła napędowa i realizatorzy holistycznej cyfryzacji w firmie, potrzebują czegoś więcej niż tylko umiejętności technicznych. Wymagane są również umiejętności miękkie, takie jak wiedza z zakresu moderowania i strategicznego myślenia procesowego, a także wiedza biznesowa. Dlatego nierzadko zdarza się, że specjaliści IT w biznesie najlepiej nadają się do zarządzania IT.

Rola IT podczas wdrażania systemu ERP

Realizacja techniczna i integracja

Podczas wdrażania systemu ERP dział IT jest przede wszystkim odpowiedzialny za połączenie systemu ERP z istniejącym środowiskiem oprogramowania. Istnieją dwie opcje w tym zakresie:

• Transfer danych: Jeśli system ERP zastępuje istniejące narzędzie (np. równoważny proces w oprogramowaniu), dział IT przenosi wymagane dane do bazy danych ERP.
• Rozwój interfejsu: Jeśli aplikacja ma zostać zachowana, IT zapewnia odpowiedni interfejs, z którym system ERP może się połączyć.

Zasadniczo zadania działu IT w projekcie ERP są takie same, jak gdzie indziej: jest on odpowiedzialny za infrastrukturę techniczną i wspiera swoich kolegów w kwestiach informatycznych.

Współpraca z kierownictwem projektu i kluczowymi użytkownikami

Dział IT nie działa jednak w całkowitej izolacji podczas wdrażania systemu ERP. Jako część zespołu projektowego regularnie współpracuje z kierownictwem projektu i kluczowymi użytkownikami.

Gwarantuje to, że nieporozumienia są rozpoznawane na wczesnym etapie i że projekt stale zmierza we właściwym kierunku. Ponadto zawsze istnieje możliwość, że wymagania mogą ulec zmianie podczas wdrażania i konieczne mogą być korekty. Dział IT również powinien być tego świadomy.

Wsparcie dla procesu zarządzania zmianą

Jeśli szef działu IT jest elokwentny, powinien być również zaangażowany w procesy komunikacji i szkoleń. Idealnie byłoby, gdyby był w stanie przełożyć zmiany techniczne na kontekst pracy pracowników i wyjaśnić nowe funkcje w praktyczny sposób.

Jeśli pracownicy są zaznajomieni ze zmianami, zwykle są mniej podejrzliwi. Dzieje się tak, ponieważ lepiej rozumieją, dlaczego zmiany są konieczne i jak mogą produktywnie pracować z nowym systemem w przyszłości.

Dobre zarządzanie zmianą może zmniejszyć niepewność i zminimalizować opór. Ma to nie tylko pozytywny wpływ na akceptację, ale także na ogólny sukces projektu.

Markus Reichl, Asseco Solutions

Rola IT po wdrożeniu systemu ERP

Odpowiedzialność operacyjna

Po uruchomieniu zespół projektowy rozpada się i powraca do swoich pierwotnych zadań. Dział IT jest jednak nadal odpowiedzialny za obsługę systemu ERP i monitorowanie jego wydajności.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i płynnej funkcjonalności oprogramowania, stale dba o bezproblemową konserwację ERP. W szczególności pracownicy dbają o szybkie instalowanie aktualizacji i poprawek. Ponadto dział IT przetwarza żądania wsparcia od użytkowników i w razie potrzeby wprowadza poprawki błędów lub działa jako interfejs z dostawcą ERP.

Dalszy rozwój systemu

Gdy pojawiają się nowe trendy lub firma się rozwija, procesy biznesowe mogą ulec zmianie w dowolnym momencie. Może się wówczas okazać, że niegdyś doskonale skonfigurowany system ERP nie spełnia już zmienionych wymagań organizacji. Potrzebne są dodatkowe funkcje, które optymalnie wspierają bieżącą strategię.

W takim przypadku dział IT musi ponownie skonfigurować wszystkie procesy i przepływy pracy w systemie ERP. Może to jednak zrobić tylko wtedy, gdy zrozumie, w jaki sposób rozwiązanie jest wykorzystywane w praktyce. Im więcej IT wie o procesach zachodzących w pozostałej części organizacji, tym łatwiej będzie mu dokonać dostosowań technicznych. I właśnie dlatego IT powinno być zaangażowane w projekt już na etapie określania zakresu.

Wsparcie strategiczne

Po udanym wdrożeniu systemu ERP dział IT nie powinien popadać w rolę czysto techniczną, ale stać się strategicznym partnerem firmy. Jako siła napędowa cyfryzacji nie tylko utrzymuje działanie systemów, ale także odgrywa aktywną rolę w ich kształtowaniu.

Warunkiem wstępnym jest ukierunkowany rozwój wewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie ERP, uzupełniany ciągłymi programami szkoleniowymi. Należy również stworzyć nowoczesne profile ról w zespole IT, aby uzyskać większe pole manewru w firmie. Przykładowo, kompetencje właściciela produktu lub menedżera procesów IT wykraczają daleko poza działania operacyjne.

Rola IT we wdrażaniu systemów ERP w skrócie

Praktyczny przykład:
Sigma Surface Science

IT jako współprojektant w projekcie ERP

W Sigma Surface Science nowoczesny dział IT z powodzeniem pomógł we wprowadzeniu systemu ERP APplus. Zamiast ograniczać odpowiedzialność IT w projekcie ERP do wdrożenia technicznego, heski producent maszyn specjalnych od samego początku przywiązywał dużą wagę do integracji strategicznej. Eksperci IT zapoznali się z procesami specjalistycznych działów i przełożyli wymagania na rozwiązania przyjazne dla użytkownika.

Przykładowo, wprowadzając moduł mobilności, dział IT skupił się na codziennej pracy produkcji, co doprowadziło do wysokiego poziomu akceptacji ze strony użytkowników . Późniejsze rozszerzenia były również projektowane przez IT w tak przemyślany sposób, że system jest nadal zdolny do rozwoju i elastyczny.

Przeczytaj pełne studium przypadku

Wniosek: IT nie jest dzieckiem w piwnicy, jeśli chodzi o wdrażanie ERP

Nie należy popełniać błędu postrzegania wdrożenia ERP jako projektu czysto technicznego i powierzania IT zarządzania projektem. Powinien on jednak być przynajmniej pełnoprawnym członkiem zespołu projektowego .

Jako cyfrowy pionier nie pracuje w izolacji w piwnicy, ale jest w stałym kontakcie z innymi członkami zespołu. Siedzi przy stole, gdy omawiane są procesy i trwają prace nad projektem oprogramowania.

Jest to jedyny sposób, w jaki dział IT może zrozumieć codzienne korzystanie z oprogramowania ERP i zadbać o utrzymanie i dalszy rozwój systemu w późniejszym czasie. W najlepszym przypadku przyjmuje on rolę strategicznego partnera, który aktywnie napędza cyfryzację w firmie nawet po wdrożeniu ERP.