ERP-Wartung: Darum entscheidet Maintenance über Ihren Erfolg

Würden Sie auf die Idee kommen, Ihr Auto jahrelang nicht zur Inspektion zu bringen? Wohl kaum. Schließlich weiß doch jeder, dass ein Fahrzeug ohne regelmäßigen Kundenservice irgendwann zum Sicherheitsrisiko wird. Ganz ähnlich verhält es sich mit Ihrer Business-Software: Vernachlässigen Sie die ERP-Wartung, riskieren Sie mit der Zeit einen Komplettausfall und erhebliche Folgeschäden.

Für einen sicheren ERP-Betrieb spielt die Maintenance daher eine große Rolle. Doch welche Vorteile bringen Ihnen regelmäßige ERP-Updates und auf welche Maßnahmen sollten Sie Ihr Augenmerk richten? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Wartungsfaktoren für die Stabilität und das Wachstum Ihres Unternehmens entscheidend sind.

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Was bedeutet ERP-Wartung?

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass das ERP-Projekt mit dem Go-Live abgeschlossen ist und die Lösung fortan still und leise im Hintergrund läuft. Mit der Annahme, dass sich auch die ERP-Wartung wie von Zauberhand erledigt. Das ist jedoch ein Irrglaube. Denn nur eine aktive Instandhaltung der ERP-Software macht die Systemeinführung langfristig erfolgreich.

Der Begriff ERP-Wartung umfasst dabei alle Maßnahmen, die den stabilen und sicheren Betrieb der ERP-Software gewährleisten. Dazu zählen regelmäßige Updates und Patches genauso wie geeignete Backup-Strategien. Im Ergebnis sorgen Sie mit ERP-Maintenance dafür, dass das System jederzeit die gesetzlichen, funktionellen und sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt.

Warum zahlen Sie für ERP-Wartung?

Damit Sie von Ihrem ERP-Anbieter Unterstützung bei der Maintenance erhalten, benötigen Sie einen aktiven Wartungsvertrag. Dieser ist zwar mit Kosten verbunden, enthält jedoch unabdingbare Leistungen für einen gesetzeskonformen, sicheren und produktiven ERP-Betrieb. 

Ihnen muss bewusst sein: Ohne Wartungsvertrag bekommen Sie bei einem Systemausfall keinerlei Support von Ihrem ERP-Anbieter oder zertifizierten Partnern. Das kann für Ihr Unternehmen existenzbedrohende Auswirkungen haben.

Das ist die ERP-Wartung von APplus

7 gute Gründe für regelmäßige ERP-Updates und Patches

Ihre Investition in die ERP-Wartung zahlt sich am Ende jedoch nur dann aus, wenn Sie auf regelmäßige Updates und Patches achten. Schließlich sind zeitnah eingespielte Aktualisierungen für die Sicherheit und Skalierbarkeit des ERP-Systems entscheidend.

Warum ERP-Systeme regelmäßige Updates brauchen, wollen wir uns im Folgenden daher noch etwas genauer ansehen.

1. Schutz vor Cyberangriffen und Sicherheitslücken

Laut dem BSI-Bericht zur Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2025 bleibt die Anzahl der Cyberattacken auf einem hohen Niveau. Im Berichtszeitraum gingen beim Bundeskriminalamt 950 Anzeigen wegen Ransomware-Angriffen ein, davon 72 % mit Datenleaks. Betroffen waren vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (etwa 80 %).

Gerade veraltete Software-Versionen bergen ein hohes Risiko für Angriffe. Denn je länger eine Sicherheitslücke bekannt ist, desto wahrscheinlicher ist eine Attacke auf genau diese Schwachstelle. Dritte nutzen dann beispielsweise fertige Exploits und erprobte Angriffsmethoden, um sich Zugang zu Ihren Systemen zu verschaffen.

Zum Schutz Ihres Unternehmens sollten Sie daher penibel darauf achten, Sicherheitspatches konsequent und so schnell wie möglich einzuspielen. Tun Sie das nicht, können Cyberattacken im ERP-Bereich fatale Konsequenzen haben. Schließlich speichert die Software wichtige Businessdaten und bildet die technische Basis für die meisten Geschäftsprozesse. Entsprechend hoch ist das Schadenspotenzial durch Ransomware, Datendiebstahl oder DoS-Angriffe.

Dass eine veraltete ERP-Lösung einen großen Risikofaktor darstellt, war auch der Heyligenstaedt Werkzeugmaschinen GmbH bewusst. Das Unternehmen hatte noch eine ERP-Version im Einsatz, die mit modernen Betriebssystemen und Browsern nicht mehr kompatibel war. Um nicht zur Zielscheibe von Cyberkriminellen zu werden, entschied sich  der Maschinenhersteller unter anderem aus Sicherheitsgründen für eine aktuelle APplus-Version:

„Gerade vor dem Hintergrund der heutigen Bedrohungslage durch Hacker und Cyberkriminelle wuchs für uns der Druck zur Migration auf eine moderne Lösung immer stärker an.“ – Andreas Gramm, IT-Leiter bei Heyligenstaedt 

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2. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Jedes Unternehmen muss gesetzliche Vorschriften einhalten. Da sich die rechtlichen Vorgaben regelmäßig ändern, müssen ERP-Systeme in der Lage sein, Anpassungen zeitnah abzubilden. Möglich ist das nur mit aktuellen Versionen, die unter anderem folgende Anforderungen erfüllen:

• GoBD:
  revisionssichere Archivierung, unveränderbare Buchungen sowie lückenlose Protokollierung von Änderungen und auswertbaren Daten für Betriebsprüfungen

• E-Rechnung
  Unterstützung aktueller Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie automatisierte Verarbeitung

• DSGVO
  Schließung von Sicherheitslücken, verbesserte Verschlüsselung sowie erweiterte Rollen- und Berechtigungskonzepte zum Schutz personenbezogener Daten

Ohne regelmäßige Aktualisierungen besteht ein hohes Risiko für Sicherheitsvorfälle, formelle Mängel und empfindliche Bußgelder. ERP-Updates sind daher auch ein zentraler Bestandteil der Compliance-Strategie.

3. Technologische Weiterentwicklung

ERP-Anbieter entwickeln ihre Software ständig weiter und beseitigen Fehler. Das heißt, dass sich ein ERP-System kontinuierlich verbessert. Bereits jedes Minor Release bringt funktionale Erweiterungen mit sich, die Ihre Unternehmensprozesse zunehmend unterstützen.

Zusätzlich veröffentlichen die meisten ERP-Anbieter regelmäßig ein Major Release. Dabei handelt es sich um ein Versions-Update, das den Anwendungsbereich durch neue Funktionen erweitert – etwa innovative KI-Features oder Verbesserungen an der Benutzeroberfläche. Dadurch ist Ihr Unternehmen in der Lage, mit der Weiterentwicklung des Marktumfelds Schritt zu halten und auf veränderte Kundenanforderungen schnell zu reagieren.

Warten Sie jedoch nicht nur auf die Major Releases, sondern schenken Sie sich auch jedem einzelnen Minor Release Ihre Aufmerksamkeit. 

4. Produktivitätssteigerung 

Neue technologische Entwicklungen führen unweigerlich zu Performance-Verbesserungen und effizienteren Prozessen. Systemoptimierungen sorgen beispielsweise für kürzere Ladezeiten und stabilere Abläufe im Tagesgeschäft, sodass Mitarbeitende ihre Aufgaben schneller erledigen können. Gleichzeitig bringen ERP-Updates häufig Funktionen mit, die bestehende Prozesse vereinfachen oder automatisieren. Besonders relevant sind dabei:

• Performance-Optimierungen
  schnellere Systemreaktionen, verbesserte Verarbeitung großer Datenmengen und höhere Stabilität auch bei steigender Nutzerzahl

• Prozessautomatisierung
  neue Workflows und intelligente Prüfmechanismen senken Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten

• Integration neuer Technologien
  bessere Schnittstellen oder KI-gestützte Funktionen unterstützen durchgängige, zukunftsfähige Prozesse

5. Kompatibilität mit anderen IT-Systemen

Ein ERP-System ist fast immer Teil eines Netzwerks verschiedener Software-Lösungen. In die ERP-Lösung sind also ergänzende Partnersysteme (z. B. Office, CAD, PLM) per Schnittstelle integriert. All diese Systeme erhalten ebenfalls Patches und Updates. 

Hinzu kommen Drittsysteme, die zwar nicht vom ERP-Hersteller stammen, aber dennoch kontinuierlich aktualisiert werden. Damit sich auch hier die Kompatibilität zu neuen Schnittstellen-Technologien gewährleisten lässt, muss das ERP-System diese neuen Sprachen ebenfalls sprechen und verstehen.

Hinkt das ERP-System hinterher, kann das zu Kompatibilitätsproblemen führen – insbesondere, wenn noch Änderungen an den Datenbanken oder am Betriebssystem hinzukommen. Beispielsweise könnte die Anbindung eines Partnersystems nicht mehr funktionieren, weil dieses einen bestimmten Standard voraussetzt, der erst in einer neuen ERP-Version hinzugefügt wurde.

Aus diesem Grund beinhalten ERP-Updates oftmals Schnittstellenanpassungen, damit die Kompatibilität zu Fremdsystemen gewahrt bleibt.

6. Vorbereitung auf unvorhergesehene Vorfälle

Auch in Ihrem Unternehmen können immer Ereignisse auftreten, die Sie kurzfristig zum Handeln zwingen. Hierzu zählen beispielsweise Systemausfälle oder notwendige Hardwarewechsel, die eine schnelle Reaktion erfordern. Im Ernstfall können Sie Ausfallzeiten und Datenverluste jedoch nur dann reduzieren, wenn Sie ein aktuelles ERP-System in Betrieb haben.

• Schnellere Wiederherstellung
  optimierte Backup- und Recovery-Funktionen ermöglichen eine konsistente und zügige Wiederinbetriebnahme des Systems
• Höhere Systemstabilität
  Fehlerbehebungen und Performance-Optimierungen reduzieren die Wahrscheinlichkeit ungeplanter Ausfälle
• Bessere Hardware- und Plattformunterstützung
  Updates stellen die Kompatibilität mit neuer Hardware und Cloud-Infrastrukturen sicher

7. Bessere Nutzererfahrung

Nicht zuletzt trägt ein State-of-the-Art-System auch spürbar zur Nutzerakzeptanz bei. Aktuelle Versionen bieten eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit mit einer intuitiven Navigation und einem visuell ansprechenden Design. Dadurch finden sich Mitarbeitende leichter zurecht und können ihre tägliche Arbeit bestmöglich erledigen. 

Vor allem personalisierbare Ansichten, übersichtliche Dashboards oder intelligente Hilfefunktionen reduzieren die Frustration im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: motivierte Mitarbeitende, die das ERP-System nicht als notwendiges Übel, sondern als hilfreiches Werkzeug wahrnehmen.

So etablieren Sie effiziente ERP-Maintenance-Maßnahmen

Worauf sollten Sie bei der ERP-Wartung nun Wert legen? Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, die Systempflege möglichst effektiv auszurichten.

1. Priorisieren Sie ERP-Bugfixing und Patches

Bei einer so komplexen Software wie einem ERP-System können immer mal anwendungsbezogene Probleme auftreten. Diese sind im Grunde auch gar nicht schlimm – sofern sie zeitnah behoben werden. Ihr ERP-Anbieter hilft Ihnen dabei, rasch eine Lösung zu finden:  

• Einige ERP-Unternehmen bieten ihren Kunden Wartungsverträge an, in denen die Beseitigung von Software-Fehlern über einen bestimmten Zeitraum hinweg geregelt ist.
• Tritt ein Programmfehler auf, melden Sie den Bug unverzüglich an den Support des Anbieters.
• In der Regel erhalten Sie kurze Zeit später einen Patch, der den Fehler behebt. Oder der Fehler ist allgemeiner Natur und wird im nächsten Update gefixt.

Besondere Aufmerksamkeit ist bei sicherheitsrelevanten ERP-Patches geboten. Diese stellt Ihnen der Anbieter in der Regel unaufgefordert zur Verfügung, sobald er eine Sicherheitslücke aufgedeckt hat. Sicherheitspatches sollten Sie stets so schnell wie möglich einspielen, um Schäden durch Cyberkriminelle zu vermeiden. Dazu später mehr.

2. Führen Sie regelmäßig ERP-Updates durch

Ein ERP-System altert zwar nicht wie ein physisches Produkt, das sich nach und nach abnutzt. Es kann aber durchaus veralten, wenn sich das Unternehmensumfeld mit der Zeit ändert – z. B. durch technische Entwicklungen, gesetzliche Vorgaben oder eine angepasste Unternehmensstrategie.

In genannten Fällen kann es passieren, dass die ERP-Lösung Ihre Geschäftsprozesse nicht länger adäquat unterstützt. Deshalb ist es wichtig, das ERP-System kontinuierlich auf weiterentwickelte Versionen upzudaten.

• Im Gegensatz zu Patches fügen vollständige Versions-Updates neue Funktionen hinzu und erweitern so den Anwendungsbereich der Software. 
• Darüber hinaus sind sie Grundvoraussetzung dafür, dass Ihnen alle Sicherheits-Patches zur Verfügung stehen. Diese werden in der Regel nämlich nur für neuere ERP-Versionen bereitgestellt.

Das ERP-Release-Management ist somit ein wichtiger Bestandteil der ERP-Wartung. Achten Sie jedoch darauf, Updates zunächst zu testen, bevor Sie sie unternehmensweit einspielen. Denn es ist durchaus möglich, dass ein Versions-Update neue Software-Bugs mit sich bringt.

3. Entwickeln Sie eine passende Backup-Strategie

Ebenfalls von hoher Relevanz für eine effiziente ERP-Maintenance ist die kontinuierliche Datensicherung. Schon ein Teilverlust des Datenbestands kann Ihnen unter Umständen teuer zu stehen kommen. Je nach Situation stellt ein kompletter Datenverlust sogar eine existenzielle Bedrohung für Ihr Unternehmen dar. Schließlich enthält die ERP-Datenbank Informationen, die für reibungslose Geschäftsprozesse unabdingbar sind.

Üblicherweise kommt eine Kombination beider Methoden zum Einsatz, z. B. zweiwöchentliche Komplettsicherungen in Verbindung mit täglichen differenziellen Sicherungen. Dabei läuft die Datensicherung größtenteils automatisiert ab.

4. Nutzen Sie die Service- und Support-Leistungen Ihres Providers

Sie haben Fragen zu Ihrem System oder können spezielle Herausforderungen nicht alleine bewältigen? Dann wenden Sie sich einfach an den Support Ihres ERP-Herstellers. Im Rahmen Ihres Wartungsvertrags kümmern sich Spezialist*innen um Ihre Belange und helfen Ihnen dabei, Ihre ERP-Maintenance-Prozesse effektiv durchzuführen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Leistungen eines Service Level Managers (SLM) dazuzubuchen. Dabei handelt es sich um eine Person aus dem Kundenservice-Team des ERP-Providers, der Ihnen jederzeit zur Seite steht:

• Er koordiniert alle ERP-Themen, ist bereits im letzten Monat der Einführung involviert und übernimmt auch die zukünftige Betreuung.
• Ihr SLM arbeitet Hand in Hand mit Ihrem internen Projektteam sowie den operativen Abteilungen des ERP-Anbieters. 
• In einem regelmäßigen Jour fixe lernen Sie Neuerungen der Software schneller kennen. 
• Außerdem stehen Ihnen mit dem ERP Service Level Management garantierte Berater- und Programmierkapazitäten zur Verfügung.

5. Gehen Sie die ERP-Wartung proaktiv an

Den Kopf in den Sand zu stecken, ist beim Thema ERP-Wartung keine gute Idee. Denn mangelnde Pflege und fehlende ERP-Updates führen langfristig zu höheren Kosten – etwa durch Notfall-Support, Ausfallzeiten oder Dateninkonsistenzen.

ERP-Maintenance sollte daher fester Bestandteil der Roadmap und von vornherein gut organisiert sein. Wenn Sie proaktiv handeln, reduzieren Sie Stillstandszeiten und sparen damit bares Geld.

Das ERP-System aktuell zu halten, lohnt sich auch aus wirtschaftlichen Gründen: Maintenance erhöht die Security, verringert Ausfallzeiten und reduziert den Pflegeaufwand. Ich empfehle, mindestens einmal pro Jahr upzudaten.

Steve Roth, Asseco Solutions

Fazit: ERP-Wartung schafft Zukunftssicherheit

Die ERP-Wartung aus Zeit- und Kostengründen zu vernachlässigen, ist definitiv keine Lösung. Seien Sie stattdessen proaktiv und achten Sie darauf, dass Ihr ERP-System stets gut gepflegt ist. Eine sorgsame ERP-Maintenance bringt viele Vorteile mit sich: Unter anderem schließt sie Sicherheitslücken, maximiert Ihre Ausfallsicherheit und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Darüber hinaus profitieren Sie von neuen Funktionen, die Ihnen Zugang zu Trendbereichen wie KI und Industrie 4.0 verschaffen.

ERP-Wartung ist daher kein reiner Kostenfaktor, sondern eine gezielte Investition in Ihre Zukunft. Wenn Sie ERP-Updates als festen Bestandteil des Software-Lebenszyklus verstehen, bewahren Sie nicht nur die Leistungsfähigkeit des Systems, sondern steigern gleichzeitig den Unternehmenserfolg.reit. Damit arbeiten Sie noch schneller, noch intuitiver und noch produktiver. Die Digitalisierung schreitet voran – mit einem ERP-System halten Sie locker Schritt.