In sintesi
Un progetto ERP viene considerato un fallimento se gli obiettivi, il budget o i tempi di realizzazione vengono chiaramente disattesi. Ciò è tipicamente dovuto a una pianificazione irrealistica, a obiettivi poco chiari, a un team di progetto inadatto, alla mancanza di supporto da parte del management o alla mancanza di trasparenza nei confronti dei dipendenti. Le conseguenze vanno dall’inefficienza dei processi e dell’impegno delle risorse agli svantaggi competitivi. Il fattore decisivo è questo: Una gestione tempestiva della crisi è l’unico modo per rimettere in carreggiata il progetto.
Chiunque cerchi relazioni sulle implementazioni ERP si imbatte subito in storie dell’orrore su progetti ERP falliti. Si parla di enormi sforamenti di budget e di implementazioni di sistemi che sono stati cancellati anni dopo senza risultati.
Ma non farti prendere dal panico: Un progetto ERP non è condannato da un giorno all’altro. I problemi gravi sono sempre il risultato di errori evitabili. Con una buona preparazione, puoi ridurre al minimo i rischi.
È meglio iniziare ad analizzare le cause che determinano il fallimento di un progetto ERP. Ti mostreremo poi come puoi rimettere in carreggiata un progetto che si è arenato con la giusta gestione della crisi.
Perché i progetti ERP spesso vanno male
Stime di tempi e costi non realistiche
I project manager spesso sottovalutano le capacità e i costi interni necessari. Il fatto è che il team di progetto media almeno la metà del loro tempo lavorativo è investito nell’implementazione dell’ERP. Se non tieni conto di queste risorse bloccate, la pianificazione del progetto diventerà rapidamente sbilanciata.
Obiettivi e target poco chiari
Un sistema ERP genererà il valore aggiunto desiderato oggi e in futuro solo se rifletterà la strategia aziendale. Se trascuri la definizione precisa degli obiettivi all’inizio del progetto ERP, le esigenze dell’azienda potrebbero non essere prese sufficientemente in considerazione durante lo sviluppo.
Composizione errata del team di progetto
Sembra un paradosso, ma molte aziende non scelgono i project manager più adatti . project manager più adatti e utenti chiave fuori. Temono che il lavoro di questi top performer possa andare perso nell’attività quotidiana. Tuttavia, se queste posizioni sono occupate da persone non esperte, c’è il rischio di conflitti e decisioni sbagliate.
Mancanza di supporto da parte della direzione
Se la direzione non supporta pienamente l’implementazione dell’ERP e il team di progetto, questo indebolisce la posizione dei project manager. Il risultato è che i colleghi mettono in discussione le decisioni e danno maggiore priorità alle attività quotidiane. Questo comporta perdite per attrito che prolungano inutilmente il progetto.
Mancanza di trasparenza nei confronti dei dipendenti
Se l’implementazione dell’ERP avviene solo a porte chiuse, alcuni dipendenti non si sentono ascoltati. Non riconoscono il valore aggiunto del progetto e compensano la mancanza di informazioni con il passaparola. Di conseguenza, le voci negative si diffondono molto rapidamente, alimentando la paura e la resistenza.
Rifiuto e resistenza: l’ostacolo dell’accettazione da parte degli utenti
Molte aziende pensano che i problemi tecnici o di pianificazione siano le maggiori sfide di un progetto ERP. In realtà, però, le persone rappresentano un fattore di rischio molto più importante. L ‘area dell’accettazione da parte degli utenti è particolarmente critica: se i tuoi dipendenti rifiutano il sistema ERP, anche il miglior software non potrà generare alcun valore aggiunto.
In questo caso, puoi prendere contromisure mirate solo se conosci le cause. Diamo quindi un’occhiata alle ragioni della resistenza al nuovo sistema ERP.
All’inizio c’è la paura
Il moderno software ERP mappa i processi e le conoscenze specialistiche dei dipendenti. Standardizza molti flussi di lavoro e porta improvvisamente alla luce processi e dati chiave che prima rimanevano nascosti. Questa nuova trasparenza fa sì che il potenziale di ottimizzazione diventi chiaro.
Dal punto di vista della dirigenza, questo può essere considerato sicuramente positivo. Dal punto di vista di alcuni dipendenti, invece, il quadro è diverso: temono che la trasparenza renda superflua la loro posizione e che la standardizzazione metta a rischio la loro unicità.
Seguono sfiducia e rifiuto
Una volta che la sensazione di sostituibilità si è radicata nella mente della forza lavoro, rischia di svilupparsi una dinamica negativa. Alcuni dipendenti non vogliono rivelare le proprie conoscenze per assicurarsi la propria posizione e minimizzare il successo del progetto ERP.
Questo tipo di comportamento danneggia l’atmosfera lavorativa. Se tutti i dipendenti tengono per sé le proprie esperienze, si scatenano lotte di potere subliminali. Queste culminano in tensioni e conflitti che rendono difficile lavorare insieme in modo efficiente.
Se i tuoi dipendenti rifiutano il sistema ERP, anche il miglior software non può generare alcun valore aggiunto.
Come ottenere l’accettazione dei tuoi dipendenti
Basta con il pessimismo. In quanto decisore dell’ERP, puoi fare molto per aumentare l’accettazione dei tuoi dipendenti. È meglio adottare le misure giuste fin dall’inizio:
Creare una cultura aziendale aperta
L’ideale è che lo scambio attivo di informazioni sia una consuetudine per la tua forza lavoro. La trasparenza non è più una parola straniera che fa paura, ma una realtà vissuta.
Coinvolgi tutti i dipendenti in una fase iniziale
Tenendo l’intera azienda regolarmente informata sul progetto, elimini automaticamente la paura dell’implementazione dell’ERP. Spiega al tuo team perché stai optando per una soluzione ERP e come funzionerà effettivamente l’implementazione del sistema. Agisci secondo il principio: le persone interessate diventano quelle coinvolte.
Indica i vantaggi della soluzione ERP
Il fatto che un sistema ERP faciliti i processi di lavoro nelle operazioni quotidiane dovrebbe essere di grande interesse per il tuo staff. Assicurati di parlare di questi
Prendi sul serio le paure dei tuoi dipendenti
Ignorare le resistenze della forza lavoro non è una buona idea. È meglio ascoltare le loro paure e preoccupazioni e affrontarle con empatia. In questo modo si creerà un’atmosfera di fiducia e si eviteranno le preoccupazioni.
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Se il progetto rischia ancora di arenarsi: cosa puoi fare
Se ti rendi conto che il tuo progetto ERP è sull’orlo del baratro, un’abile gestione della crisi può aiutarti. Vale quanto segue: mantieni la calma. Non prendere decisioni senza aver analizzato attentamente la situazione. Le reazioni miopi possono essere costose a lungo termine.
1. coinvolgere il fornitore del sistema
Il primo passo è discutere la situazione con il fornitore dell’ERP. Chiarisci al tuo referente perché ritieni che il successo del progetto sia a rischio e concorda delle misure urgenti. Un arresto temporaneo del progetto, ad esempio, dà a tutti i soggetti coinvolti il tempo di analizzare la situazione nel dettaglio.
2. effettuare un’analisi degli errori
Rintracciare gli errori in un progetto ERP spesso non è così facile. L’interazione tra cause ed effetti è semplicemente troppo complessa. I ritardi possono essere il risultato di una cattiva gestione del cambiamento, ad esempio: Il team di progetto fa un buon lavoro, ma il resto dell’azienda rifiuta il sistema ERP. Per questo motivo è necessario adottare un approccio approfondito nell’analisi degli errori e considerare l’intero progetto insieme alle persone coinvolte.
3. valutare le prospettive di successo
In primo luogo, confronta la pianificazione con l’andamento effettivo del progetto: Quanto è grande la deviazione? E quali sarebbero le possibilità di successo se riuscissi a superare la crisi? Nella maggior parte dei casi, una solida gestione della crisi può rimettere in carreggiata un progetto ERP. A volte, però, il problema acuto è solo un sintomo di una debolezza del processo molto più profonda. In questo caso, nessuna contromisura a breve termine funzionerà: devi prima affrontare il problema di fondo.
4. rivedere il team del progetto
Se si verificano forti resistenze che mettono a rischio il successo del progetto ERP, la colpa è spesso del team di progetto. A questo punto dovresti esaminare in particolare la direzione del progetto: se non sta facendo un buon lavoro, gli altri membri del team non saranno in grado di sfruttare appieno il loro potenziale.
5 Comunicare apertamente sulla crisi
Anche in caso di crisi, la trasparenza è la priorità assoluta. Non commettere l’errore di tenere nascoste le difficoltà del progetto ERP per troppo tempo. Passa invece all’offensiva: comunica onestamente lo stato attuale delle cose e le sfide che il progetto ERP sta affrontando. È importante che tu abbia pronte le soluzioni, non solo i problemi. Cerca il dialogo con i tuoi dipendenti.
6. sviluppare contromisure
Le contromisure da adottare dipendono dai risultati dell’analisi delle cause principali. Una parte del tuo team ritiene di non essere ascoltata a sufficienza? Allora dovresti migliorare la comunicazione, ad esempio con una newsletter ERP o un wiki interno. Oppure sono le lotte di potere interne la causa dei problemi? Allora identifica chi crea problemi e cerca un dialogo.
7. confrontare tutte le opzioni
Una volta determinate le misure necessarie, fai una valutazione monetaria ed esegui un’analisi costi-benefici. Da un lato del calcolo ci sono le misure previste. Dall’altra parte ci sono i costi della precedente implementazione dell’ERP, l’inversione di tendenza e gli eventuali danni conseguenti causati dalle debolezze irrisolte dell’organizzazione. A questo punto potrai stabilire se vale la pena proseguire con il progetto.
8. prendere una decisione
Il passo successivo è quello di scegliere e attuare una strategia. Se vuoi continuare il progetto ERP, metti in atto le misure previste. Elimina tutte le fonti di errore e rimetti in carreggiata il team di progetto. Se decidi di terminare il progetto, devi organizzare l’inversione di tendenza.
9. ricostruire i processi legati al progetto
Se riavvii il progetto, i processi fondamentali dell’implementazione dell’ERP hanno la priorità assoluta. L’attenzione è rivolta all’implementazione e ai test funzionali. Tuttavia, anche i processi legati al progetto , come la gestione del rischio, la gestione della qualità, il monitoraggio e il reporting, dovrebbero essere riavviati lentamente. Da un lato, questo ti permetterà di riprendere il controllo del progetto. Dall’altro, comunicherai ai tuoi dipendenti che sta tornando la normalità.
10. effettuare un’analisi finale
Il tuo intervento si conclude con un’analisi dettagliata dell’andamento del progetto fino ad oggi, prima e dopo la crisi. Due domande sono al centro dell’attenzione:
- Come è nata la resistenza all’interno della forza lavoro?
- Come hai reagito al rifiuto?
Il punto di tutto questo non è solo la documentazione: stai guardando il quadro generale. L’atteggiamento di rifiuto del tuo staff è davvero scomparso o ne hai curato solo i sintomi? Cerca di imparare dai tuoi errori e adatta il resto del progetto di conseguenza.
Conclusione
A nessuno piace avere a che fare con la possibilità che l’implementazione dell’ERP possa fallire. Tuttavia, nascondere la testa sotto la sabbia è controproducente: se lasci la forza lavoro alle proprie preoccupazioni, si svilupperà una resistenza che causerà ritardi e costi aggiuntivi.
Tuttavia, se sei preparato agli scenari peggiori più comuni, puoi calmare le onde con fiducia e salvare il tuo progetto dal naufragio con una gestione della crisi ben ponderata. Prendendo le decisioni giuste, è molto probabile che tu riesca a portare il tuo progetto ERP in un porto sicuro.
