Każdy, kto szuka raportów na temat wdrożeń ERP, wkrótce natknie się na przerażające historie o nieudanych projektach ERP. Mówi się o ogromnym przekroczeniu budżetu i wdrożeniach systemów, które zostały anulowane po latach bez żadnych rezultatów.
Ale bez paniki: Projekt ERP nie jest skazany na porażkę z dnia na dzień. Poważne problemy są zawsze wynikiem błędów, których można uniknąć. Dzięki dobremu przygotowaniu można zminimalizować ryzyko.
Najlepiej zacząć od przyjrzenia się przyczynom niepowodzenia projektu ERP. Następnie pokażemy, w jaki sposób można przywrócić projekt na właściwe tory dzięki odpowiedniemu zarządzaniu kryzysowemu.
Dlaczego projekty ERP często kończą się niepowodzeniem
Nierealistyczne szacunki czasu i kosztów
Kierownicy projektów często nie doceniają wymaganych zdolności wewnętrznych i kosztów. Faktem jest, że zespół projektowy średnia co najmniej połowa ich czasu pracy jest zainwestowana we wdrożenie systemu ERP. Jeśli nie uwzględnisz tych zablokowanych zasobów, planowanie projektu szybko stanie się niezrównoważone.
Niejasne cele i zadania
System ERP będzie generował pożądaną wartość dodaną dziś i w przyszłości tylko wtedy, gdy będzie odzwierciedlał strategię biznesową. Jeśli zaniedbasz precyzyjne zdefiniowanie celów na początku projektu ERP, potrzeby firmy mogą nie zostać w wystarczającym stopniu uwzględnione podczas rozwoju.
Nieprawidłowy skład zespołu projektowego
Brzmi to paradoksalnie, ale wiele firm nie wybiera najbardziej odpowiednich kierowników projektów . kierowników projektów i kluczowych użytkowników out. Obawiają się, że praca tych najlepszych pracowników może zostać utracona w codziennej działalności. Jeśli jednak obsadzisz te stanowiska osobami bez specjalistycznej wiedzy, istnieje ryzyko konfliktów i błędnych decyzji.
Brak wsparcia ze strony kierownictwa
Jeśli kierownictwo nie wspiera w pełni wdrożenia ERP i zespołu projektowego, osłabia to pozycję kierowników projektów. Rezultat: współpracownicy kwestionują decyzje i nadają priorytet codziennym sprawom. Powoduje to straty wynikające z tarcia, które niepotrzebnie przedłużają projekt.
Brak przejrzystości wobec pracowników
Jeśli wdrożenie systemu ERP odbywa się tylko za zamkniętymi drzwiami, niektórzy pracownicy nie czują, że są słuchani. Nie dostrzegają wartości dodanej projektu i nadrabiają brak informacji pocztą pantoflową. W rezultacie negatywne plotki rozprzestrzeniają się bardzo szybko, podsycając strach i opór.
Odrzucenie i opór: przeszkoda w akceptacji użytkownika
Wiele firm uważa, że największym wyzwaniem projektu ERP są problemy techniczne lub związane z planowaniem. W rzeczywistości jednak ludzie stanowią znacznie większy czynnik ryzyka. Obszar akceptacji użytkowników jest szczególnie krytyczny: jeśli pracownicy odrzucą system ERP, nawet najlepsze oprogramowanie nie wygeneruje żadnej wartości dodanej.
W takim przypadku można podjąć ukierunkowane środki zaradcze tylko wtedy, gdy zna się przyczyny. Przyjrzyjmy się zatem przyczynom oporu wobec nowego systemu ERP.
Na początku jest strach
Nowoczesne oprogramowanie ERP odwzorowuje procesy i specjalistyczną wiedzę pracowników. Standaryzuje wiele przepływów pracy i nagle ujawnia procesy i kluczowe dane, które wcześniej pozostawały ukryte. Ta nowo stworzona przejrzystość zapewnia, że potencjał optymalizacji staje się jasny.
Z punktu widzenia kierownictwa może to być z pewnością postrzegane jako pozytywne. Jednak z perspektywy niektórych pracowników obraz jest inny: obawiają się, że przejrzystość sprawi, że ich pozycja stanie się zbędna, a standaryzacja zagrozi ich wyjątkowości.
Pojawia się nieufność i zaprzeczenie
Gdy poczucie zastępowalności zakorzeni się w umysłach pracowników, może dojść do negatywnego impulsu. Niektórzy pracownicy nie chcą ujawniać swojej wiedzy, aby zabezpieczyć swoją pozycję i zminimalizować sukces projektu ERP.
Takie zachowanie niszczy atmosferę w pracy. Jeśli wszyscy pracownicy zachowują swoje doświadczenia dla siebie, dochodzi do podprogowej walki o władzę. Ich kulminacją są napięcia i konflikty, które utrudniają efektywną współpracę.
Jeśli pracownicy odrzucą system ERP, nawet najlepsze oprogramowanie nie wygeneruje żadnej wartości dodanej.
Jak zyskać akceptację pracowników
Dość pesymizmu. Jako osoba podejmująca decyzje dotyczące ERP, możesz zrobić wiele, aby zwiększyć akceptację swoich pracowników. Najlepiej podjąć odpowiednie kroki od samego początku:
Stwórz otwartą kulturę korporacyjną
W idealnej sytuacji aktywna wymiana informacji jest dla pracowników czymś oczywistym. Przejrzystość nie jest już wtedy przerażającym obcym słowem, ale rzeczywistością.
Zaangażowanie wszystkich pracowników na wczesnym etapie
Regularne informowanie całej firmy o projekcie automatycznie eliminuje strach przed wdrożeniem systemu ERP. Wyjaśnij swojemu zespołowi, dlaczego decydujesz się na rozwiązanie ERP i w jaki sposób wdrożenie systemu będzie faktycznie działać. Działaj zgodnie z zasadą: ci, których to dotyczy, stają się tymi zaangażowanymi.
Wymień zalety rozwiązania ERP
Fakt, że system ERP ułatwia procesy pracy w codziennych operacjach, powinien być bardzo interesujący dla pracowników. Upewnij się, że mówisz o tej korzyści. Jeśli użytkownicy zrozumieją wartość dodaną dla ich codziennej pracy, będą mieli pozytywne nastawienie do rozwiązania.
Traktuj poważnie obawy swoich pracowników
Ignorowanie oporu pracowników nie jest dobrym pomysłem. Lepiej jest wysłuchać ich obaw i wątpliwości i odnieść się do nich z empatią. Stworzy to atmosferę zaufania i zapobiegnie obawom.
Więcej na temat zarządzania zmianą: Jak duża zmiana jest akceptowalna?
Jeśli projekt nadal grozi osiadnięciem na mieliźnie: Co można zrobić?
Jeśli zdajesz sobie sprawę, że Twój projekt ERP jest na krawędzi, umiejętne zarządzanie kryzysem może pomóc. Obowiązują następujące zasady: Zachowaj spokój. Nie podejmuj żadnych decyzji bez dokładnej analizy sytuacji. Krótkowzroczne reakcje mogą być kosztowne w dłuższej perspektywie.
1. zaangażować dostawcę systemu
Pierwszym krokiem jest omówienie sytuacji z dostawcą ERP. Wyjaśnij osobie kontaktowej, dlaczego uważasz, że powodzenie projektu jest zagrożone i uzgodnij pilne działania. Na przykład tymczasowe zatrzymanie projektu daje wszystkim zaangażowanym czas na szczegółową analizę sytuacji.
2. przeprowadzić analizę błędów
Wykrycie błędów w projekcie ERP często nie jest takie proste. Wzajemne oddziaływanie przyczyn i skutków jest po prostu zbyt złożone. Opóźnienia mogą być na przykład wynikiem złego zarządzania zmianą: Zespół projektowy wykonuje dobrą robotę, ale reszta firmy odrzuca system ERP. Dlatego też podczas analizy błędów należy przyjąć kompleksowe podejście i przyjrzeć się całemu projektowi wraz z zaangażowanymi w niego osobami.
3. ocenić perspektywy sukcesu
Po pierwsze, porównaj planowany i rzeczywisty przebieg projektu: Jak duże jest odchylenie? I jakie byłyby szanse na sukces, gdyby udało się przezwyciężyć kryzys? W większości przypadków solidne zarządzanie kryzysowe może przywrócić projekt ERP na właściwe tory. Czasami jednak ostry problem jest tylko objawem znacznie głębiej zakorzenionej słabości procesu. W takim przypadku żadne krótkoterminowe środki zaradcze nie zadziałają – najpierw trzeba rozwiązać podstawowy problem.
4. przegląd zespołu projektowego
Jeśli pojawia się silny opór, który zagraża powodzeniu projektu ERP, wina często leży po stronie zespołu projektowego. W tym momencie należy w szczególności przyjrzeć się kierownictwu projektu: jeśli nie wykonuje ono dobrej pracy, pozostali członkowie zespołu nie będą w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału.
5 Otwarte informowanie o kryzysie
Nawet w kryzysie przejrzystość jest najwyższym priorytetem. Nie popełniaj błędu utrzymywania trudności projektu ERP w tajemnicy przez zbyt długi czas. Zamiast tego przejdź do ofensywy: uczciwie komunikuj się o aktualnym stanie rzeczy i wyzwaniach, przed którymi stoi projekt ERP. Ważne jest, aby mieć gotowe rozwiązania, a nie tylko problemy. Szukaj dialogu z pracownikami.
6. opracowanie środków zaradczych
Dokładny wygląd środków zaradczych zależy od wyników analizy przyczyn źródłowych. Czy część zespołu czuje, że nie jest wystarczająco wysłuchiwana? W takim razie należy poprawić komunikację, na przykład za pomocą newslettera ERP lub wewnętrznego wiki. A może przyczyną problemów są wewnętrzne walki o władzę? Wówczas należy zidentyfikować osoby sprawiające problemy i dążyć do dialogu.
7. porównać wszystkie opcje
Po określeniu niezbędnych środków należy dokonać oceny pieniężnej i przeprowadzić analizę kosztów i korzyści. Po jednej stronie kalkulacji znajdują się planowane działania. Po drugiej stronie znajdują się koszty poprzedniego wdrożenia ERP, odwrócenia i wszelkich szkód wynikowych spowodowanych nierozwiązanymi słabościami w organizacji. Następnie można określić , czy warto kontynuować projekt.
8. podjąć decyzję
Następnym krokiem jest wybór i wdrożenie strategii. Jeśli chcesz kontynuować projekt ERP, wykonaj zaplanowane działania. Wyeliminujesz wszystkie źródła błędów i przywrócisz zespół projektowy na właściwe tory. Jeśli zdecydujesz się zakończyć projekt, musisz zorganizować jego odwrócenie.
9. przebudować procesy związane z projektem
W przypadku ponownego uruchomienia projektu priorytetem są podstawowe procesy wdrożenia systemu ERP. Nacisk kładziony jest na implementację i testy funkcjonalne. Jednak procesy związane z projektem , takie jak zarządzanie ryzykiem, zarządzanie jakością, monitorowanie i raportowanie, również powinny być uruchamiane powoli. Z jednej strony pozwoli to odzyskać
10. przeprowadzić końcową analizę
Interwencja kończy się szczegółową analizą dotychczasowego przebiegu projektu – przed i po kryzysie. Dwa pytania zajmują tutaj centralne miejsce:
- Jak powstał opór wśród pracowników?
- Co zrobiłeś w związku z odrzuceniem?
Celem tego wszystkiego nie jest bynajmniej tylko dokumentacja – patrzysz na szerszy obraz. Czy postawa odrzucenia wśród pracowników naprawdę zniknęła, czy tylko leczyłeś objawy? Spróbuj uczyć się na błędach i odpowiednio dostosuj resztę projektu.
Wnioski
Nikt nie lubi myśleć o tym, że wdrożenie systemu ERP może się nie powieść. Jednak chowanie głowy w piasek przynosi efekt przeciwny do zamierzonego: jeśli pozostawisz pracowników samym sobie z ich obawami, pojawi się opór, powodując opóźnienia i dodatkowe koszty.
Jeśli jednak jesteś przygotowany na najczęstsze najgorsze scenariusze, możesz spokojnie uspokoić fale i uratować swój projekt przed wywróceniem się dzięki dobrze przemyślanemu zarządzaniu kryzysowemu. Podejmując właściwe decyzje, z dużym prawdopodobieństwem doprowadzisz swój projekt ERP do bezpiecznej przystani.
