Cualquiera que busque informes sobre implantaciones de ERP se encontrará enseguida con historias de terror sobre proyectos de ERP fracasados. Se habla de sobrecostes presupuestarios masivos y de implantaciones de sistemas que se cancelaron años después sin ningún resultado.
Pero que no cunda el pánico: Un proyecto ERP no está condenado de un día para otro. Los problemas graves son siempre consecuencia de errores evitables. Con una buena preparación, puedes minimizar los riesgos.
Lo mejor es empezar analizando las causas que hacen fracasar un proyecto ERP. A continuación, te mostraremos cómo puedes volver a encarrilar un proyecto que se ha encallado con la gestión de crisis adecuada.
Por qué los proyectos ERP suelen salir mal
Estimaciones de tiempo y costes poco realistas
Los directores de proyecto suelen subestimar las capacidades internas y los costes necesarios. El hecho es que el equipo del proyecto media al menos la mitad de su tiempo de trabajo se invierte en la implantación del ERP. Si no tienes en cuenta estos recursos bloqueados, la planificación de tu proyecto se desequilibrará rápidamente.
Objetivos y metas poco claros
Un sistema ERP sólo generará el valor añadido deseado hoy y en el futuro si refleja la estrategia empresarial. Si descuidas la definición precisa de los objetivos al inicio del proyecto ERP, es posible que las necesidades de la empresa no se tengan suficientemente en cuenta durante el desarrollo.
Composición incorrecta del equipo del proyecto
Suena paradójico, pero muchas empresas no eligen a los gestores de proyectos y usuarios clave más adecuados. Temen que la labor de estos trabajadores de alto rendimiento pueda perderse en el día a día. Sin embargo, si cubres estos puestos con personas sin experiencia, existe el riesgo de que surjan conflictos y se tomen decisiones equivocadas.
Falta de apoyo de la dirección
Si el equipo directivo no apoya plenamente la implantación del ERP y al equipo del proyecto, esto debilita la posición de los gestores del proyecto. El resultado: los compañeros cuestionan las decisiones y dan más prioridad a los asuntos cotidianos. Esto da lugar a pérdidas por fricción que prolongan innecesariamente el proyecto.
Falta de transparencia hacia los empleados
Si la implantación del ERP sólo tiene lugar a puerta cerrada, algunos empleados no se sienten escuchados. No reconocen el valor añadido del proyecto y suplen la falta de información a través de las malas lenguas. Como resultado, los rumores negativos se extienden muy rápidamente, alimentando el miedo y la resistencia.
Rechazo y resistencia: el obstáculo de la aceptación del usuario
Muchas empresas piensan que los problemas técnicos o de planificación son los mayores retos de un proyecto ERP. En realidad, sin embargo, las personas representan un factor de riesgo mucho mayor. El área de la aceptación de los usuarios es especialmente crítica: si tus empleados rechazan el sistema ERP, ni siquiera el mejor software podrá generar ningún valor añadido.
En tal caso, sólo puedes tomar contramedidas específicas si conoces las causas. Así que echemos un vistazo a las razones de la resistencia al nuevo sistema ERP.
Al principio hay miedo
El software ERP moderno mapea el proceso y los conocimientos especializados de los empleados. Estandariza muchos flujos de trabajo y, de repente, saca a la luz procesos y cifras clave que antes permanecían ocultos. Esta transparencia recién creada garantiza que el potencial de optimización se haga evidente.
Desde el punto de vista de la dirección, esto puede considerarse ciertamente positivo. Sin embargo, desde la perspectiva de algunos empleados, el panorama es distinto: temen que la transparencia haga superfluo su puesto y que la normalización ponga en peligro su singularidad.
Siguen la desconfianza y la negación
Una vez que el sentimiento de sustituibilidad ha arraigado en la mente de los trabajadores, amenaza con desarrollarse un impulso negativo. Algunos empleados no quieren revelar sus conocimientos para asegurar su puesto y minimizar el éxito del proyecto ERP.
Este tipo de comportamiento daña el ambiente de trabajo. Si todos los empleados se guardan para sí sus experiencias, surgen
Si tus empleados rechazan el sistema ERP, ni siquiera el mejor software puede generar ningún valor añadido.
Cómo conseguir la aceptación de tus empleados
Basta de pesimismo. Como responsable de la ERP, puedes hacer mucho para
Crear una cultura empresarial abierta
Lo ideal sería que el intercambio activo de información fuera algo natural para tus trabajadores. La transparencia ya no es una palabra extranjera que asusta, sino una realidad vivida.
Conseguir la participación de todos los empleados desde el principio
Si mantienes a toda la empresa regularmente informada sobre el proyecto, eliminarás automáticamente el miedo a la implantación del ERP. Explica a tu equipo por qué optas por una solución ERP y
Nombra las ventajas de la solución ERP
El hecho de que un sistema ERP facilite los procesos de trabajo en las operaciones cotidianas debería ser de gran interés para tus empleados. Asegúrate de hablar de este
Tómate en serio los miedos de tus empleados
Ignorar la resistencia de los trabajadores no es una buena idea. Es mejor escuchar sus miedos y preocupaciones y abordarlos con empatía. Esto creará una atmósfera de confianza y evitará preocupaciones.
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Si el proyecto sigue amenazando con encallar: ¿Qué puedes hacer?
Si te das cuenta de que tu proyecto ERP está al borde del abismo, una gestión hábil de la crisis puede ayudarte. Se aplica lo siguiente: Mantén la calma. No tomes ninguna decisión sin analizar detenidamente la situación. Las reacciones miopes pueden salir caras a largo plazo.
1. implicar al proveedor del sistema
El primer paso es hablar de la situación con el proveedor del ERP. Deja claro a tu interlocutor por qué crees que el éxito del proyecto está en peligro y acuerda medidas urgentes. Una parada temporal del proyecto, por ejemplo, da tiempo a todos los implicados para analizar la situación en detalle.
2. realizar un análisis de errores
Rastrear los errores en un proyecto ERP no suele ser tan fácil. La interacción entre causas y efectos es sencillamente demasiado compleja. Los retrasos pueden ser el resultado de una mala
3. evaluar las perspectivas de éxito
En primer lugar, compara lo previsto con el curso real del proyecto: ¿De qué magnitud es la desviación? ¿Y cómo serían las posibilidades de éxito si superaras la crisis? En la mayoría de los casos, una gestión sólida de la crisis puede volver a encarrilar un proyecto ERP. A veces, sin embargo, el problema agudo es sólo un síntoma de una debilidad del proceso mucho más arraigada. En tal caso, no funcionarán las contramedidas a corto plazo: primero tienes que abordar el problema subyacente.
4. revisar el equipo del proyecto
Si surge una resistencia intensa que pone en peligro el éxito del proyecto ERP, la culpa suele ser del equipo del proyecto. En este punto, debes examinar especialmente a la dirección del proyecto: si no está haciendo un buen trabajo, los demás miembros del equipo no podrán explotar plenamente su potencial.
5 Comunica abiertamente la crisis
Incluso en una crisis, la transparencia es la máxima prioridad. No cometas el error de mantener en secreto las dificultades del proyecto ERP durante demasiado tiempo. En lugar de eso, pasa a la ofensiva: comunica honestamente el estado actual de las cosas y los retos a los que se enfrenta el proyecto ERP. Es importante que tengas preparadas soluciones, no sólo problemas. Busca el diálogo con tus empleados.
6. desarrollar contramedidas
El aspecto exacto de las contramedidas depende de los resultados de tu análisis de la causa raíz. ¿Siente parte de tu equipo que no se les escucha lo suficiente? Entonces deberías mejorar la comunicación, por ejemplo con un boletín ERP o un wiki interno. ¿O son las luchas de poder internas la razón de los problemas? Entonces identifica a los causantes de los problemas y busca el diálogo.
7. compara todas las opciones
En cuanto se hayan determinado las medidas necesarias, haz una valoración monetaria y lleva a cabo un análisis de costes y beneficios. En un lado del cálculo están las medidas previstas. En el otro lado están los costes de la anterior implantación del ERP, la marcha atrás y cualquier daño consecuente causado por puntos débiles no resueltos en la organización. Así podrás determinar si merece la pena continuar con el proyecto.
8. tomar una decisión
El siguiente paso es elegir y aplicar una estrategia. Si quieres continuar con el proyecto ERP, lleva a cabo las medidas previstas. Eliminas todas las fuentes de error y vuelves a encarrilar a tu equipo de proyecto. Si decides poner fin al proyecto, tienes que organizar la reversión.
9. reconstruir los procesos relacionados con el proyecto
Si reinicias el proyecto, los procesos centrales de la implantación del ERP son la primera prioridad. La atención se centra en la implementación y las pruebas funcionales. Sin embargo, los procesos relacionados con el proyecto , como la gestión de riesgos, la gestión de la calidad, el seguimiento y la elaboración de informes, también deben reiniciarse lentamente. Por un lado, esto te permitirá recuperar el control del proyecto. Por otro, transmitirás a tus empleados que se está volviendo a la normalidad.
10. realizar un análisis final
Tu intervención concluye con un análisis detallado del curso del proyecto hasta la fecha, antes y después de la crisis. Dos cuestiones ocupan aquí un lugar central:
- ¿Cómo surgió la resistencia entre los trabajadores?
- ¿Qué hiciste ante el rechazo?
El objetivo de todo esto no es sólo documentar, sino tener una visión de conjunto. ¿Ha desaparecido realmente la actitud de rechazo de tu personal o te has limitado a tratar los síntomas? Intenta aprender de tus errores y adapta el resto del proyecto en consecuencia.
Conclusión
A nadie le gusta enfrentarse a la posibilidad de que la implantación del ERP pueda fracasar. Sin embargo, esconder la cabeza bajo el ala es contraproducente: si dejas a los trabajadores a su aire con sus preocupaciones, surgirá la resistencia, lo que provocará retrasos y costes adicionales.
Sin embargo, si estás preparado para los peores escenarios más comunes, puedes calmar las olas con confianza y salvar tu proyecto de zozobrar con una gestión de crisis bien pensada. Tomando las decisiones correctas, es muy probable que lleves tu proyecto ERP a buen puerto.
