Eine ERP-Einführung steht vielleicht alle 20 Jahre an, oder seltener. Das bedeutet zum einen, dass Sie intern wahrscheinlich relativ wenig Erfahrung mit solchen Projekten haben; zum anderen, dass das Projekt entscheidenden Einfluss auf die nächsten Jahrzehnte ausübt.

Deshalb ist nachvollziehbar, dass Sie sich für die ERP-Einführung größtmögliche Sicherheit und Gewissheit wünschen. Überlegen Sie, sich durch externe Beratung unterstützen zu lassen? In diesem Artikel erfahren Sie, wann das sinnvoll ist, anhand welcher Merkmale Sie geeignete Berater*innen finden und wie Sie optimal zusammenarbeiten.

Wann benötigen Sie überhaupt externe Unterstützung?

Viele Unternehmen haben ihre ERP-Projekte allein mit internen Ressourcen erfolgreich abgeschlossen. Andere mit externer Unterstützung. Ob Sie bei der ERP-Einführung mit externen Berater*innen zusammenarbeiten sollten, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab. Stellen Sie sich bitte drei Fragen:

  • Trauen Sie sich die selbstständige ERP-Einführung zu, mit Ihrem internen Team und der Unterstützung durch den ERP-Anbieter?
  • Haben Sie Mitarbeitende, die die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten haben?
  • Können Sie diesen Mitarbeitenden auch den zeitlichen Freiraum verschaffen, um die zusätzlichen Aufgaben zu übernehmen?

In diesen Artikeln finden Sie ausführliche Informationen, anhand derer Sie die Fragen beantworten können:

Wenn Ihre Antwort auf eine der Fragen Nein lautet, können externe Berater*innen zur Verstärkung eine sinnvolle Option sein.

Welche Arten von ERP-Berater*innen gibt es?

Inhouse: Eventuell haben Sie eigene Mitarbeitende, die bereits Erfahrung mit ERP-Systemen haben.

ERP-Anbieter: Die ERP-Anbieter haben eigene Beratungsteams, die durch die zahlreichen Kundenprojekte sehr erfahren und kompetent sind. Sie sind jedoch, natürlich, auf ihre eigene Lösung fokussiert. Sie kommen daher in der Regel erst ins Spiel, wenn Sie die ERP-Lösung des betreffenden Anbieters in die engere Auswahl genommen haben.

Drittunternehmen: Darunter sind IT-Beratungshäuser und auch selbstständig bzw. freiberuflich Arbeitende.

Dieser Artikel bezieht sich rein auf die letztgenannten.

Welchen Nutzen bringt die Zusammenarbeit mit externen ERP-Berater*innen?

Bei der ERP-Einführung profitieren Sie in mehreren Aspekten von externen Berater*innen:

Objektive Perspektiven: Sie bringen eine unabhängige Sichtweise in Projekte ein. Sie sind nicht von internen Strukturen, Dynamiken und Konflikten beeinflusst und können daher unvoreingenommen die besten Lösungen für das Unternehmen vorschlagen.

Erfahrung mit großen ERP-Projekten: Die Berater*innen spezialisieren sich auf ERP-Systeme und haben in der Regel umfangreiche Erfahrungen aus verschiedenen Projekten gesammelt. Ihre Kenntnisse über Best Practices und häufige Fallstricke können den Erfolg des Projekts erheblich steigern.

Entlastung interner Ressourcen: Die Implementierung eines ERP-Systems belastet Ihre Teams erheblich. Durch die externe Unterstützung werden Ihre eigenen Mitarbeitenden entlastet und können sich mehr auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

Risikominimierung: Durch ihre Expertise können externe Berater*innen Risiken frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen vorschlagen. Dies hilft, Zeit- und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Eventuell fühlen Sie sich auch sicherer, jemanden an Ihrer Seite zu wissen, der alles im Blick hat.

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Bei welchen Aufgaben unterstützen ERP-Berater*innen?

Die Spezialisten können Ihr Team bei diesen Aufgaben während der ERP-Einführung ergänzen:

Bedarfsanalyse: Innerhalb von drei bis sechs Monaten lernen Sie das Unternehmen kennen und analysieren gründlich alle Geschäftsprozesse. Sie identifizieren Optimierungspotenziale und spezifische Anforderungen, die das ERP-System erfüllen muss. All diese Ergebnisse fließen in das Lastenheft ein, das als Projektgrundlage dient.

Systemauswahl: Auf Basis des Lastenhefts vergleichen sie verfügbare ERP-Systeme. Durch ihre Marktkenntnis können sie Vor- und Nachteile verschiedener Systeme objektiv bewerten. Sie nehmen Kontakt mit den Herstellern auf, begleiten die Auswahlworkshops und die Vertragsverhandlungen.

Projektplanung: Sie entwickeln gemeinsam mit Ihnen und dem Hersteller einen umsetzbaren Implementierungsplan. Dieser berücksichtigt unter anderem den Zeitrahmen, die Kosten und erforderliche Ressourcen, um die Geschäfts- und Projektziele zu erreichen.

In der Regel endet die Zusammenarbeit bei der Vertragsunterschrift. Ab dann übernimmt der Hersteller. Manche bieten jedoch auch an, das Projekt und die Phase der Einführung zu begleiten.

Woran erkennen Sie geeignete ERP-Berater*innen?

Natürlich müssen ERP-Berater*innen einschlägige Ausbildungen und Berufserfahrung im ERP-Umfeld haben. Das versteht sich von selbst. Darüber hinaus sollten sie die spezifischen Herausforderungen und Anforderungen Ihrer Branche verstehen. Sie benötigen die Fähigkeit, diese Probleme zu identifizieren und geeignete Lösungen vorzuschlagen. Erfahrungen aus erfolgreichen Projekten in derselben Branche und bei ähnlichen Unternehmen sind daher unverzichtbar.

Ob diese vorhanden ist, erkennen Sie an positiven Referenzen: Sprechen Sie mit ehemaligen Kunden und lassen Sie sich von der Zusammenarbeit und den Ergebnissen berichten. Auch Online-Bewertungen auf professionellen Netzwerken bieten Orientierung.

Nicht zuletzt sollte die Person auch menschlich und kulturell mit Ihrem Unternehmen und Ihrem Team harmonieren: Die einen passen mit ihrer Art vielleicht besser in den familiengeführten Mittelstand, andere eher ins Umfeld eines internationalen Konzerns. Hören Sie in den ersten Gesprächen auf Ihr Bauchgefühl und das Ihres Teams.

Die abschließende Verantwortung für das Projekt bleibt bei Ihnen.

Ihre Eigenverantwortung als Kunde

Auch wenn externe Spezialisten deutlich mehr Know-how haben als Sie intern: Die abschließende Verantwortung für das Projekt bleibt bei Ihnen. Die Berater*innen können bei der Projektleitung unterstützen, sollten diese allerdings nicht allein übernehmen. Immer wieder stehen schwierige, unpopuläre Entscheidungen an. Diese müssen Sie (als interne Projektleitung) treffen und erklären. Die Externen sollten in solchen Fällen nicht als „Sündenböcke“ oder „Überbringer schlechter Nachrichten“ herhalten müssen.

Natürlich vertrauen Sie den Personen, die Sie engagieren. Trotzdem dürfen Sie deren Empfehlungen kritisch hinterfragen. Berater*innen kennen in der Regel etwa bestimmte ERP-Systeme besser als andere und können nicht den kompletten Anbietermarkt im Überblick behalten. Eigene Recherchen ergeben vielleicht weitere Ansatzpunkte.

Berater*innen neigen auch dazu, sehr viele Anforderungen aufzunehmen und alles auf einmal umsetzen zu wollen. Das ist nachvollziehbar. Als Externe möchten sie nicht ständig Wünsche ablehnen und sich in interne Konflikte begeben. Hier ist wieder Ihre Eigenverantwortung als Auftraggeber gefragt, eine sinnvolle Priorisierung aufzustellen und durchzusetzen.

Fazit: Kalkulieren Sie Kosten und Nutzen

Externe Berater*innen können durch ihr großes Know-how bei der ERP-Einführung entscheidend unterstützen. Ob Sie diese benötigen, liegt in Ihrem Ermessen. Ein Aspekt muss noch angesprochen werden: Die Beratung ist natürlich nicht umsonst. Tagessätze von 1.000 EUR aufwärts sind üblich. Bei mehreren Personenmonaten Aufwand kommt ein großer Kostenblock zusammen. Diesen müssen Sie in Ihrem Projektbudget und Ihrer ROI-Kalkulation berücksichtigen.

Wenn der Nutzen für Sie überwiegt: Wählen Sie Berater*innen genauso gewissenhaft aus wie die übrigen Mitglieder des Projektteams. Überlegen Sie, wobei Sie hauptsächlich Unterstützung benötigen und welches Profil dafür nötig ist. Und versichern Sie sich, dass Ihr Team die Entscheidung mitträgt und konstruktiv mit den Externen zusammenarbeiten wird.