Mierzenie sukcesu za pomocą wskaźników KPI: Mapa drogowa dla projektu ERP

Wprowadzenie systemu ERP zawsze wiąże się z wysokimi oczekiwaniami. Nowe oprogramowanie ma znacząco usprawnić procesy, obniżyć koszty i zwiększyć sprzedaż. Jak jednak sprawdzić, czy wdrożenie rzeczywiście zakończyło się sukcesem? To proste: widać to po niektórych kluczowych postaciach.

W tym artykule pokażemy, jak profesjonalnie przygotować i wdrożyć pomiar wydajności w projekcie ERP – od zdefiniowania jasnych celów po wybór odpowiednich wskaźników KPI. Zapoznasz się również z najważniejszymi narzędziami i metodami.

Bezpłatny Whitepaper

Lektura obowiązkowa przed rozpoczęciem projektu: Pokazujemy, jak łatwo uniknąć 8 grzechów głównych projektu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Dlaczego tak ważne jest mierzenie sukcesu projektów ERP?

Wdrożenie systemu ERP może kosztować wiele wysiłku, czasu i nerwów. Dlatego wiele firm zwykle zadaje sobie następujące pytania: Czy jest to warte całego wysiłku? Czy zdefiniowane cele są rzeczywiście osiągalne, aby inwestycja w końcu się opłaciła? A może cały projekt ERP w ogóle nie jest tego wart?

Odpowiedzi na te pytania można uzyskać jedynie poprzez weryfikowalny pomiar wydajności. Dostarcza on między innymi ważnych informacji na temat kosztów projektu, zapewnia cenny wgląd w zadowolenie klientów i dostarcza informacji na temat akceptacji użytkowników. Jednocześnie ujawnia potencjał optymalizacji i ryzyko, dzięki czemu w razie potrzeby można szybko podjąć środki zaradcze. Pomiar sukcesu szybko ujawnia ukryte koszty, nieefektywne wykorzystanie systemu i spadek akceptacji pracowników.

Dobrze wiedzieć: Sukces projektu można zmierzyć nie tylko po wdrożeniu systemu ERP. Jest to możliwe i przydatne już w trakcie trwającego projektu. Więcej na ten temat później.

Niezbędne jako podstawa: obecny stan i cele

Analiza status quo

Sukces można zmierzyć tylko wtedy, gdy zostanie on starannie przygotowany przed rozpoczęciem projektu. Pierwszym krokiem jest analiza status quo poprzez zebranie podstawowych danych na temat bieżących procesów, kosztów i wydajności. Jeśli znasz wartości początkowe, możesz na późniejszym etapie przeprowadzić bieżące porównanie celu z rzeczywistością i zidentyfikować rozbieżności na wczesnym etapie.

Cele dotyczące treści

Następnym krokiem jest zdefiniowanie celów projektu. Wynikają one ze strategii korporacyjnej. Tylko w ten sposób nowy system może wspierać długoterminowy rozwój firmy.

Następujące cele są zwykle istotne dla wdrożenia systemu ERP:

• Automatyzacja powtarzalnych działań i procesów biznesowych
• Optymalizacja procesów dzięki stworzeniu ustandaryzowanej platformy danych i mniejszej liczbie ręcznych interwencji.
• Redukcja kosztów dzięki lepszemu wykorzystaniu zasobów, zoptymalizowanemu zarządzaniu zapasami i niższym kosztom pracy.
• Zgodność z przepisami prawa dzięki cyfrowej wymianie danych i zautomatyzowanej dokumentacji
• Zwiększona produktywność dzięki ograniczeniu powtarzalnych zadań
• Lepsza obsługa klienta dzięki szybszemu przetwarzaniu zapytań i zamówień.

Formalna definicja celu

Po zdefiniowaniu celów pod względem treści, nadszedł czas na dopracowanie formy. Niejasne stwierdzenia, takie jak ”Chcemy zwiększyć sprzedaż.” prowokują różne interpretacje i utrudniają monitorowanie projektu. Lepsze jest następujące sformułowanie: ”Chcemy zwiększyć sprzedaż o 60 procent w naszych niemieckich oddziałach do końca 2026 roku”.

Najlepiej byłoby zorganizować swoje cele ERP zgodnie z systemem SMART. Jest to akronim składający się z pięciu kryteriów:

• Konkretny
  Sformułuj swoje cele tak precyzyjnie, jak to możliwe. Zawsze używaj pięciu pytań W jako przewodnika:
  • Co chcesz osiągnąć?
  • Dlaczego jest to ważne?
  • Kto jest zaangażowany?
  • Kiedy chcesz uzyskać wynik?
  • Jak zamierzasz postępować?

• Mierzalny
  Nie ma wymiernego sukcesu bez wymiernych celów. Powinieneś zatem ustalić konkretne wartości, które chcesz osiągnąć w określonym terminie. Pozwoli to zidentyfikować problemy na wczesnym etapie i w razie potrzeby podjąć środki zaradcze.

• Przyjęte
  To, czy i w jaki sposób osiągniesz swój cel, zależy przede wszystkim od Twoich pracowników i ich motywacji. Dlatego upewnij się, że masz osiągalne zadania i poważnie traktuj obawy swoich pracowników.

• Realistyczny
  Nierealistycznie wysokie cele są zwykle ignorowane i obniżają jakość celu. Lepiej jest zdefiniować realistyczne cele, które są osiągalne dla wszystkich zaangażowanych w projekt.

• Zaplanowane
  Brak harmonogramu szkodzi organizacji projektu ERP i prowadzi do różnych interpretacji. Z tego powodu cele powinny zawsze mieć limit czasowy.

W ten sposób otrzymujesz namacalny dowód na to, czy osiągnąłeś, czy też nie osiągnąłeś swoich celów poprzez wdrożenie ERP.

Jak zmierzyć sukces projektu ERP za pomocą wskaźników KPI?

Jeśli zdefiniowałeś jasne, mierzalne cele przed wdrożeniem ERP, możesz je później przeanalizować za pomocą kluczowych wskaźników wydajności. Za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI ) można rozpoznać zmiany, określić wydajność firmy i zmierzyć sukces projektu. Daje to namacalne dowody na to, czy udało się osiągnąć cele poprzez wdrożenie systemu ERP. Wybór odpowiednich wskaźników KPI ma kluczowe znaczenie dla skutecznego pomiaru wydajności.

1. ważne wskaźniki KPI podczas wdrażania systemu ERP

Podczas realizacji projektu należy skoncentrować się na trzech obszarach Budżet, harmonogram i jakość. Przeprowadzanie regularnych kontroli postępów w zakresie następujących wskaźników KPI:

Zgodność z budżetem

Porównaj koszty projektu z budżetem. Jeśli rzeczywiste wydatki przekraczają planowane wydatki, istnieje potrzeba podjęcia działań.

Realizacja harmonogramu

Nieustannie sprawdzaj kamienie milowe. Jeśli postęp projektu opóźnia się w stosunku do zaplanowanych terminów, terminowe osiągnięcie celów jest zagrożone.

Liczba wniosków o zmianę

Stała refleksja nad jakością planowania projektu. Im więcej poprawek jest zgłaszanych, tym bardziej nieadekwatne jest planowanie.

2. ważne wskaźniki KPI po wdrożeniu systemu ERP

Po zakończeniu projektu należy przyjrzeć się wszystkim wskaźnikom KPI, które są bezpośrednio powiązane z celami strategicznymi. Odnieś dane wyjściowe do wyników i oceń, czy wskaźniki KPI zmieniły się pozytywnie czy negatywnie. Ciągłe monitor owanie poniższych wskaźników KPI jest niezbędne do zapewnienia długoterminowego sukcesu:

Doskonalenie procesów

• Zmierz poziom błędów, porównując liczbę błędów przed i po wdrożeniu systemu ERP.
• Sprawdź czasy przepustowości procesów i porównaj czasy przetwarzania z sytuacją początkową.
• Analiza stopnia automatyzacji poprzez określenie proporcji procesów zautomatyzowanych i ręcznych.

Kryteria finansowe

• Sprawdź oszczędności kosztów w różnych obszarach firmy.
• Oblicz zwrot z inwestycji (ROI), czyli procentowy stosunek kosztów projektu do zysku osiągniętego dzięki wdrożeniu systemu ERP.
• Określenie, czy system ERP może zwiększyć obroty firmy.

Wykorzystanie systemu

• Sprawdź, jak wysoki jest wskaźnik akceptacji użytkowników – odsetek pracowników, którzy aktywnie korzystają z systemu ERP.
• Określenie, ilu użytkowników zostało już przeszkolonych.
• Uzyskaj dodatkowe informacje zwrotne od użytkowników. Zapytaj ich o problemy z aplikacją i sugestie dotyczące ulepszeń.
• Sprawdź dostępność systemu, porównując czas pracy z planowaną dostępnością.

Zadowolenie klienta

• Sprawdź terminowość dostaw, porównując liczbę zamówień dostarczonych na czas z liczbą opóźnionych dostaw.
• Porównaj bieżące czasy reakcji z poprzednimi.
• Miej oko na wskaźnik skarg i sprawdź, czy liczba skarg klientów wzrosła lub spadła po wdrożeniu systemu ERP.

Sprawdzone narzędzia i metody pomiaru sukcesu

Teraz już wiesz, które wskaźniki KPI dostarczają obiektywnych informacji na temat wydajności Twojego projektu ERP. Pozostaje tylko pytanie, które aplikacje można wykorzystać do pomiaru sukcesu. Poniższe narzędzia i metody sprawdziły się w praktyce:

• Wewnętrzne narzędzia raportowania ERP i pulpity nawigacyjne umożliwiają monitorowanie w czasie rzeczywistym istotnych kluczowych danych. Wizualizują postępy, identyfikują wąskie gardła i umożliwiają działania oparte na danych. Za pomocą zautomatyzowanych raportów można zidentyfikować odchylenia na wczesnym etapie i podjąć ukierunkowane działania optymalizacyjne.

• Ankiety i warsztaty z użytkownikami dostarczają cennych informacji zwrotnych na temat praktycznej funkcjonalności systemu ERP. Bezpośrednia wymiana informacji z użytkownikami pomaga zidentyfikować problemy, rozpoznać potrzeby szkoleniowe i uczynić system tak przyjaznym dla użytkownika, jak to tylko możliwe.

• Przejrzysta komunikacja między interesariuszami a zespołem projektowym odbywa się podczas regularnych spotkań przeglądowych. W ten sposób postępy, wyzwania i odchylenia od celów są rozpoznawane w odpowiednim czasie.

• Audyty sprawdzają ROI i jakość procesów projektu ERP przy użyciu obiektywnych kryteriów. Ujawniają słabe punkty, zanim staną się one realnym zagrożeniem dla powodzenia projektu i dostarczają pomocnych informacji na temat możliwych ulepszeń.

Wniosek: Cele i wskaźniki KPI idą w parze

Pomiar sukcesu jest ważną częścią projektu ERP. Nie tylko dostarcza informacji na temat wydajności nowego rozwiązania, ale także zapewnia ważny wgląd w możliwości optymalizacji. Dzięki odpowiednim wskaźnikom KPI można obiektywnie oceniać postępy, rozpoznawać odchylenia na wczesnym etapie i podejmować decyzje w oparciu o dane.

Jednak podstawowym warunkiem wstępnym dla ukierunkowanego pomiaru wydajności jest staranne planowanie przed wdrożeniem systemu ERP. Obejmuje to zarówno jasno udokumentowaną bazę danych, jak i precyzyjną definicję celu. Należy jasno określić, na jakim etapie obecnie się znajdujemy, dokąd dokładnie chcemy zmierzać i w jaki sposób system ERP może nas wesprzeć. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że nie będziesz w stanie zmierzyć wyznaczonych celów w późniejszym czasie.

Whitepaper na temat wdrożenia systemu ERP

Dowiedz się, jak łatwo uniknąć 8 grzechów głównych projektu ERP.

Zamów teraz