W skrócie
Dobre przygotowanie sprawia, że wdrożenie systemu ERP jest szybkie, przejrzyste i łatwe w zarządzaniu. Gdy procesy są wdrożone, a dane poprawne, projekt przebiega sprawniej i szybciej przynosi realne korzyści. Przejrzysta lista kontrolna zapewnia, że decyzje są podejmowane z pewnością, a zespół pozostaje skoncentrowany.
Wprowadzenie systemu ERP niesie ze sobą zarówno wiele korzyści, jak i zagrożeń. W Internecie krąży wiele przerażających historii o nieudanych projektach: Mówi się o zbyt wysokich budżetach, dużych opóźnieniach i oporze wśród pracowników.
Nic więc dziwnego, że wielu kierowników projektów jest zaniepokojonych. Co jeśli taka katastrofa wydarzy się w Twojej firmie? W tym momencie możemy Cię uspokoić: Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu nie ma powodu do paniki. Aby upewnić się, że wszystko pójdzie gładko, przygotowaliśmy dla Ciebie
1. dokumentowanie i optymalizacja procesów
Informacje są wymieniane w każdej firmie. Dane takie jak terminy dostaw, poziomy zapasów lub kalkulacje projektów są przekazywane z jednego obszaru do drugiego i tam przetwarzane. System ERP może mapować tę wymianę tylko wtedy, gdy jest oparty na procesach i ustrukturyzowany.
Aby zapewnić prawidłowe działanie oprogramowania w późniejszym czasie, należy najpierw sformalizować bieżące procesy. Każda wymiana danych w firmie powinna być w pełni udokumentowana i precyzyjnie uregulowana na podstawie procesów. Bez opisu aktualnego stanu nie jest możliwe pełne odwzorowanie wszystkich procesów w systemie.
Ważne, aby wiedzieć:
Sama dokumentacja nie wystarczy. Aby system mógł ostatecznie rozwinąć swój pełny potencjał, należy również przeanalizować i zrewidować wewnętrzne procesy. W końcu prawdziwa siła rozwiązania ERP polega na zapewnieniu najlepszego możliwego wsparcia dla zoptymalizowanych procesów.
Zadania do wykonania:
- Spójrz na wymianę informacji w swojej firmie z perspektywy procesu.
- W pełni udokumentuj bieżące procesy.
- Przetestuj wszystkie wewnętrzne procesy na wczesnym etapie.
- Zapewnienie wystarczającej ilości czasu na optymalizację procesu.
Aby system mógł ostatecznie rozwinąć swój pełny potencjał, należy również przeanalizować i zrewidować wewnętrzne procesy.
2. tworzenie świadomości koniecznych zmian
Niektóre firmy zakładają, że samo wdrożenie systemu ERP zapewni bardziej wydajne procesy. Postrzegają to narzędzie jako rodzaj magicznej kuli, która w magiczny sposób rozwiąże wszystkie istniejące problemy. Jest to oczywiście błędna ocena. W ostatecznym rozrachunku rozwiązanie ERP to tylko oprogramowanie z funkcjami, które same w sobie nie generują żadnej wartości dodanej.
System może coś zmienić tylko wtedy, gdy nowe rozwiązanie będzie aktywnie wykorzystywane. Oznacza to, że wszyscy pracownicy muszą być przygotowani do pracy z nowym oprogramowaniem i przełamania starych struktur. Aby to zrobić, należy stworzyć niezbędną świadomość potrzeby zmian w całej firmie. Zrozumienie konieczności dostosowania procesów i gotowość do zmian muszą być zakotwiczone we wszystkich obszarach.
Warto wiedzieć:
Istnieje bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy między zależnościami w łańcuchu wartości. Jeśli jednostka biznesowa nie korzysta z rozwiązania ERP, ma to bezpośredni wpływ na procesy wyższego i niższego szczebla.
Na przykład, jeśli produkcja nadal przetwarza zamówienia przy użyciu fizycznych kart trasowania, nie jest możliwe cyfrowe reagowanie na zmiany w harmonogramie. Ktoś musi wydrukować dane zamówienia każdego ranka i przynieść je do hali produkcyjnej. Stanowi to znaczącą przerwę w cyfrowym przepływie informacji.
Zadania do wykonania:
- Uświadom sobie, że sam system ERP nie zapewnia wydajności.
- Dowiedz się, w jaki sposób poszczególne działy współdziałają ze sobą.
- Integracja wszystkich działów z rozwiązaniem.
- Wyjaśnij pilną potrzebę zmian każdemu pracownikowi.
3. polegać na profesjonalnym zarządzaniu zmianą
Jednak od czasu do czasu poszczególne działy lub pracownicy zaciekle trzymają się ustalonych procedur i blokują modyfikacje procesów. Powodów jest wiele: niektórzy nie widzą sensu w zmianie czegoś, co działa od lat. W grę wchodzą też walki o władzę, w których utrata własnej niezbędności byłaby śmiertelna. Nadmierne wymagania mogą również wyrażać się w oporze.
Niezależnie od przyczyny, jeśli zespół jest oporny na system, nawet najlepsze na świecie rozwiązanie ERP nie przyniesie żadnego wzrostu wydajności. Zarządzanie zmianą jest zatem jednym z najważniejszych czynników sukcesu projektu ERP. Firmy, które z wyprzedzeniem przygotują siebie i swoich pracowników na nadchodzące problemy, mają przewagę.
Warto wiedzieć:
Zwykłe ignorowanie obaw i wątpliwości współpracowników nie jest dobrym pomysłem. Zamiast tego należy zachować przejrzystość i otwarcie informować pracowników o wszelkich zmianach . Nieustannie wyjaśniaj zalety nowego oprogramowania i podkreślaj korzyści, jakie rozwiązanie przyniesie w ich codziennej pracy.
Zadania do wykonania:
- Zaangażuj swoich pracowników na wczesnym etapie i aktywnie włączaj ich w proces zmian.
- Stałe informowanie pracowników o postępach projektu.
- Bądź otwarty na informacje zwrotne, pomysły, wątpliwości i obawy.
- Przeprowadzanie kompleksowych szkoleń i oferowanie materiałów edukacyjnych.
Czytaj więcej:
Duży praktyczny przewodnik po zarządzaniu zmianą
4. sformułować precyzyjne cele projektu
Na samym początku powinieneś również określić , co chcesz osiągnąć. Im dokładniej znasz swoje cele, tym lepiej możesz do nich dążyć.
Jakość definicji celu odgrywa tutaj decydującą rolę: musi być jasna, precyzyjna i jednoznaczna. Niejasne sformułowania, takie jak ”zwiększenie sprzedaży”, nie pomagają w podejmowaniu decyzji, a jedynie wprowadzają zamieszanie. Ani zespół projektowy, ani partnerzy zewnętrzni nie mogą z tego wywnioskować konkretnych wymagań lub specyfikacji.
Formułując swoje cele, możesz użyć systemu system SMART akronimu, który definiuje pięć kryteriów dla wartościowych celów. Jeśli natomiast masz trudności z ustaleniem podstawowych celów, powinieneś przyjrzeć się bliżej modelowi wzrostu Greinera. Może to pomóc w lepszym dostosowaniu celów do strategii firmy.
Warto wiedzieć:
Zakres funkcjonalny systemu ERP powinien dokładnie odpowiadać celom i obejmować cały proces tworzenia wartości. Jeśli tak nie jest, oprogramowanie nie jest niczym więcej niż uporządkowanym przechowywaniem danych lub pomocą organizacyjną. Jednak rozwiązanie ERP nie powinno być zbyt rozbudowane na pierwszym etapie, ponieważ w przeciwnym razie koszty i czas trwania projektu zbytnio wzrosną. Idealnie byłoby, gdyby system miał strukturę modułową. Oprogramowanie można w dowolnym momencie zaktualizować o dodatkowe funkcje, jeśli w przyszłości zmienią się wymagania.
Zadania do wykonania:
- Sformułuj swoje cele tak konkretnie, jak to tylko możliwe.
- Unikaj nieprecyzyjnych stwierdzeń.
- Dopasuj zakres funkcji do swoich celów.
- Nie wybieraj zbyt wielu lub zbyt niewielu funkcji.
5. stworzenie silnego zespołu projektowego
Sukces wdrożenia systemu ERP zależy również w dużej mierze od doboru odpowiedniego zespołu projektowego. W idealnym przypadku składa się on z doświadczonego kierownika projektu i zmotywowanych kluczowych użytkowników. Jednak nie wszyscy ludzie nadają się na te stanowiska.
Przy kompletowaniu zespołu wymagany jest zatem pewny instynkt. Chociaż proces selekcji jest indywidualny, należy zwrócić szczególną uwagę na następujące cechy charakteru:
- Dla zarządzanie projektem szukasz kogoś, kto ma na uwadze całą firmę, a nie tylko własny dział. Ponadto osoba ta prowadzi łagodną ręką, ale potrafi też podjąć działanie w odpowiednim momencie.
- Jako kluczowy użytkownik wybiera się przede wszystkim osoby o wysokim poziomie wiedzy specjalistycznej i wytrzymałości. Przewidywanie, empatia i zorganizowany sposób pracy to również doskonałe cechy.
Warto wiedzieć:
Zarządzanie projektami może ugruntować silną pozycję tylko wtedy, gdy ma poparcie kierownictwa. wsparcie kierownictwa cieszy się poparciem kierownictwa. Tylko wtedy może podejmować szczegółowe decyzje w sposób niezależny i pewny. Oznacza to, że współpracownicy nie mają nawet pomysłu, aby przejść bezpośrednio nad głową kierownictwa projektu do następnej instancji. To z kolei ogranicza mikrozarządzanie na poziomie kierownictwa.
Zadania do wykonania:
- Wybierz kompetentnego kierownika projektu i odpowiednich kluczowych użytkowników.
- Zwracaj uwagę nie tylko na kompetencje zawodowe, ale także osobiste.
- Zapewnienie kierownictwu projektu wystarczającego zaufania i zasobów.
- Wspieranie kierowników projektów.
6. Upewnij się, że rozsądnie planujesz swoje zasoby.
Zbyt często wdrożenie systemu ERP jest uznawane za projekt czysto techniczny. Gdy dział IT wdroży oprogramowanie, wszystko będzie działać płynnie – a przynajmniej tak głosi teoria. W rzeczywistości jednak projekt ERP zawsze wpływa na całą firmę i
The Zarządzanie projektem i kluczowi użytkownicy, na przykład, towarzyszą całemu procesowi wdrażania. Jest rzeczą oczywistą, że do tego wymagającego zadania potrzebne są nie tylko specjalistyczne umiejętności, ale także dużo czasu.
Warto wiedzieć:
Wiele firm nie docenia wewnętrznego czasu i kosztów związanych z wdrożeniem. Należy pamiętać, że koordynacja i monitorowanie wdrożenia to prawie pełnoetatowa praca dla kierownika projektu. Zwykle inwestują oni do 70% swojego czasu pracy we wdrożenie. Upewnij się więc, że Ty i Twoi pracownicy dysponujecie niezbędnymi zasobami czasowymi.
Zadania do wykonania:
- Należy realistycznie oszacować wewnętrzny wysiłek.
- Zapewnienie wystarczającej liczby personelu.
- Uwolnienie części uczestników projektu od codziennej pracy, tak aby mieli wystarczająco dużo czasu na wdrożenie systemu ERP.
- W razie potrzeby należy rozważyć wsparcie zewnętrzne.
7. ocenić swoją infrastrukturę technologiczną
System ERP stawia wysokie wymagania przed firmowym środowiskiem IT. Jako centralna platforma integruje różne obszary biznesowe i przetwarza duże ilości danych w czasie rzeczywistym. Bez wysokowydajnej infrastruktury wdrożenie może prowadzić do awarii systemu, utraty danych lub wolnych czasów reakcji.
Istniejący sprzęt i oprogramowanie muszą zatem w pełni spełniać wymagania nowego systemu ERP i być z nim kompatybilne. Wczesna i dokładna ocena może zminimalizować ryzyko i zapewnić płynną integrację.
Warto wiedzieć:
Nieodpowiednia infrastruktura może nie tylko pogorszyć wydajność systemu ERP, ale także prowadzić do wysokich kosztów następczych. Należy być przygotowanym na niezbędne aktualizacje lub opóźnienia w trakcie realizacji projektu.
Zadania do wykonania:
- Przeprowadzenie inwentaryzacji środowiska IT.
- Przyjrzyj się dokładnie wymaganiom systemowym systemu ERP.
- Sprawdź kompatybilność i interfejsy poszczególnych rozwiązań.
- Sprawdź, czy potrzebujesz dodatkowego sprzętu i oprogramowania lub nowych rozwiązań.
8. zapewnić czyste dane podstawowe
Dane firmowe są siłą napędową systemu ERP. Stanowią one podstawę prawidłowych procesów, analiz i dokumentacji. Jeśli dane są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne, wpływa to na wydajność systemu. Nieprawidłowe rezerwacje, opóźnienia w dostawach lub nieprawidłowe informacje o poziomach zapasów to tylko niektóre z problemów, które mogą z tego wynikać. ”Trash in – trash out” – tak nazywają to eksperci IT.
Ponadto niska jakość danych utrudnia automatyzację, co oznacza, że trzeba liczyć się z czasochłonnymi ręcznymi poprawkami. To z kolei wpływa na wydajność całego projektu. Dokładne czyszczenie danych jest zatem bardzo ważne dla sprawnego wdrożenia systemu ERP.
Ważne, aby wiedzieć:
Nie wystarczy po prostu zwrócić uwagę na czyste dane podstawowe podczas wprowadzania ERP. Jeśli nikt nie podejmie wysiłku, aby konsekwentnie wprowadzać dane do systemu, wszystkie początkowe wysiłki pójdą na marne w dłuższej perspektywie. Dlatego też pracownicy powinni rejestrować każdą transakcję i każdą informację w systemie bez wyjątku. Jest to jedyny sposób, aby zapewnić, że codzienna działalność jest w pełni odwzorowana.
Zadania do wykonania:
- Sprawdź, czy dane podstawowe są kompletne, poprawne i aktualne.
- Wyczyść dane, na przykład łącząc duplikaty, poprawiając błędy i usuwając nieistotne informacje.
- Stworzenie zestawu zasad wprowadzania danych i wprowadzenie standardowych formatów.
- Przeszkol swoich pracowników i ustal jasne zasady przechowywania danych.
Spełniłeś wszystkie punkty? W takim razie jesteś gotowy na wdrożenie systemu ERP!
Czy zaznaczyłeś wszystkie 8 punktów na naszej liście kontrolnej? Jeśli tak, to nie musisz się już martwić. Jesteś dobrze przygotowany do wdrożenia ERP. Jeśli nie, lepiej zainwestować trochę więcej czasu w planowanie. Ponieważ błędy w projekcie mogą okazać się kosztowne.
Nie należy jednak podchodzić do tego zbyt perfekcyjnie. Zawsze trzeba liczyć się z nieplanowanymi zdarzeniami . Są to zazwyczaj drobne opóźnienia lub nieskalkulowane wydatki, które wciąż mieszczą się w granicach rozsądku. Dobrze zaplanowany projekt ERP jest wystarczająco solidny, aby zrekompensować takie zakłócenia.
Whitepaper na temat wdrożenia systemu ERP
W tej białej księdze dowiesz się, jakich błędów zdecydowanie powinieneś unikać przy wprowadzaniu ERP.
