Jak długo trwa wdrożenie systemu ERP?

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP? Prawdopodobnie zadałeś sobie pytanie, jak długo potrwa taki projekt. Szukając informacji w Internecie, prawdopodobnie natknąłeś się na bardzo różne liczby. Niektóre z uogólnionych liczb wahają się od trzech miesięcy do trzech lat.

Na podstawie tych skrajnie różnych okresów można zauważyć, że nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie o czas trwania projektu. Jeśli chcesz uzyskać realistyczną wartość, musisz najpierw zapoznać się z różnymi czynnikami wpływającymi na nią. Następnie można pracować nad tym, aby wdrożenie systemu ERP było jak najbardziej wydajne. Jak to zrobić, dowiesz się z tego artykułu.

Dalsze whitepaper

Dowiedz się, co kryje się za wdrożeniem Fast Track i czy Twoja firma się do niego nadaje.

Zamów teraz bezpłatnie

Jakie czynniki wpływają na czas trwania projektu ERP?

Wielkość i złożoność firmy

Termin rozwiązanie ERP daje iluzję porównywalności, która zwykle nie istnieje. Jest to identyczny termin dla systemów, które w rzeczywistości bardzo się od siebie różnią. W zależności od struktury, wielkości i dywersyfikacji firmy, wymagania dotyczące systemu – a tym samym rodzaj i zakres funkcjonalny oprogramowania – mogą się znacznie różnić.

Ogólnie rzecz biorąc, duże firmy potrzebują więcej czasu na wdrożenie niż małe i średnie przedsiębiorstwa. Ich struktury są nie tylko bardziej złożone. Często mają one również więcej lokalizacji, oddziałów i działów, które muszą być połączone ze sobą w sieć. Ponadto integracja rozległego środowiska IT wymaga bardziej złożonego planowania.

Nie należy o tym zapominać: W dużej firmie we wdrożenie systemu ERP zaangażowanych jest zwykle więcej pracowników. Opinie i poglądy kilku szczebli hierarchii są uwzględniane w procesach decyzyjnych, co zwykle spowalnia proces projektu. Dla porównania, małe i średnie firmy są bardziej elastyczne: wymagają mniej koordynacji, a zatem mogą szybciej podejmować i wdrażać decyzje.

Potrzeba personalizacji

Im więcej dostosowań i integracji jest wymaganych, tym dłużej trwa wdrożenie. Zmiana lub rozszerzenie standardu zwykle wymaga dużej ilości programowania i ścisłej koordynacji między klientem a dostawcą ERP. To oczywiście kosztuje czas i wydłuża projekt.

Ale to nie wszystko: dodatkowe dostosowania zwiększają złożoność projektu, a w konsekwencji zwiększają ryzyko błędów i nieplanowanych opóźnień. Zwiększają one również wysiłek związany z konserwacją po aktualizacjach systemu. Wynika to z faktu, że niestandardowe programowanie często nie jest aktualizowane automatycznie i musi być zawsze sprawdzane, a w razie potrzeby przeprogramowywane i testowane. W porównaniu do standardowego wdrożenia systemu ERP, powoduje to znaczne straty czasu i kosztów.

Dobre przygotowanie jest podstawowym warunkiem sprawnego i szybkiego procesu projektowego.

Christine Übel, Asseco Solutions

Dostępność zasobów

Wiele firm nie docenia wewnętrznego czasu wymaganego do realizacji projektu ERP. Zakładają one, że ich pracownicy przyjmują głównie rolę koordynatorów. Nie jest to jednak rzeczywistość: zespół projektowy ściśle współpracuje z dostawcą i jest zaangażowany we wszystkie procesy. Aby to zadziałało, potrzebne są wystarczające zasoby ludzkie.

W szczególności dla kierownictwa projektu i kluczowych użytkowników wdrożenie systemu ERP oznacza znaczną ilość dodatkowej pracy:

• Kierownik projektu monitoruje i koordynuje projekt. Powinien on być przygotowany na poświęcenie około 70% swojego czasu pracy na projekt ERP – przez cały okres jego realizacji.

• Kluczowi użytkownicy działają jako interfejs między zespołem projektowym a użytkownikami końcowymi. Im dalej posuwa się projekt, tym bardziej są zaangażowani. Muszą zainwestować około 50% swojego czasu pracy w fazie realizacji i około 70% w fazie uruchomienia. Wreszcie, są oni odpowiedzialni za szkolenie swoich współpracowników.

W tym kontekście należy pamiętać, że nie tylko dostępność czasu, ale także kwalifikacje członków zespołu są decydującymi czynnikami sukcesu. Zarówno osobowość, jak i doświadczenie zawodowe odgrywają ważną rolę. Na przykład kierownik projektu powinien być jednocześnie empatyczny i asertywny – w przeciwnym razie projektowi grozi przekroczenie ram czasowych i kosztowych.

Więcej na temat właściwego wyboru kierownika projektu:
Zarządzanie projektami ERP: Na co należy zwrócić uwagę przy dokonywaniu wyboru
Kluczowi użytkownicy ERP: Jak znaleźć i promować ”kluczowych ludzi”

Migracja danych

Podczas wdrażania systemu ERP dane zawsze muszą zostać przeniesione ze starych systemów do nowego rozwiązania. Im większa ilość danych do migracji, tym bardziej czasochłonny staje się ten proces. Wynika to z faktu, że migracja dużych ilości danych wymaga nie tylko większej przestrzeni dyskowej i czasu obliczeniowego, ale także starannego planowania.

Jednak jakość danych ma jeszcze większe znaczenie dla wymaganego czasu. Nierzadko występują nieprawidłowe, nieaktualne, zduplikowane lub niekompletne dane. Dane te muszą zostać najpierw oczyszczone i skonsolidowane przed migracją. Takie czyszczenie danych jest niezwykle czasochłonne, ponieważ wymaga ręcznych kontroli i koordynacji z wyspecjalizowanymi działami.

Zarządzanie zmianami i szkolenia

Sprawne wdrożenie systemu ERP zależy w dużej mierze od akceptacji pracowników. Wynika to z faktu, że system ERP zawsze pociąga za sobą daleko idące zmiany w codziennym życiu zawodowym. Kiedy znane procesy ulegają zmianie, a technologia przejmuje zadania wykonywane ręcznie, niepewność szybko się rozprzestrzenia. Bez wczesnego zaangażowania i przejrzystej komunikacji niektórzy ludzie czują się pominięci lub przytłoczeni. To z kolei może prowadzić do oporu, strachu i błędów.

Dlatego ważne jest, aby zaangażować pracowników zarówno zawodowo, jak i emocjonalnie. Jasność i zaufanie są tworzone tylko poprzez ukierunkowane szkolenia i otwarte dyskusje z kierownictwem projektu. Pracownicy, którzy rozumieją cel i korzyści płynące z nowego systemu, będą bardziej otwarci na zmiany i aktywnie się w nie zaangażują. W ten sposób można osiągnąć szybki postęp. Wprowadzenie systemu ERP to strategiczny projekt organizacyjny z silnym komponentem IT – nie tylko projekt informatyczny, ale transformacja całej firmy.

Wybór metody implementacji

Wreszcie, wybrana metoda wdrożenia ma wpływ na wymagany czas. Aby zoptymalizować proces projektowy, powinien on zawsze pasować do firmy i projektu. Możliwe są trzy modele:

Klasyczne wprowadzenie

W klasycznym wdrożeniu (często nazywanym modelem kaskadowym ) projekt jest podzielony na kolejne fazy: Uruchomienie, Faza koncepcji, Faza realizacji, Uruchomienie i Zakończenie.

Każda faza jest w pełni zakończona przed rozpoczęciem kolejnej. Tworzy to jasno zorganizowany proces o wysokim poziomie niezawodności planowania i szczegółowej dokumentacji. Metodologia ta jest szczególnie odpowiednia dla firm o złożonych procesach i wysokich wymaganiach dotyczących dokumentacji lub zgodności.

Zwinne wprowadzenie

W zwinnym wdrożeniu projekt jest podzielony na krótkie, powtarzające się cykle (iteracje lub sprinty). Zamiast ściśle przestrzegać ustalonego procesu, nacisk kładziony jest na elastyczne dostosowywanie się do nowych wymagań.

Wyniki okresowe są prezentowane regularnie, co prowadzi do ścisłego dialogu z użytkownikami i interesariuszami. Zespół projektowy pracuje w sposób samoorganizujący się i niezależnie decyduje o konkretnym wdrożeniu w ramach uzgodnionych celów.

Metodologia ta zapewnia szybkie wyniki, ciągłe doskonalenie i wysoki stopień przejrzystości. Jest szczególnie odpowiednia dla dynamicznych środowisk, w których wymagania nie są jeszcze w pełni zdefiniowane lub mogą ulec znacznym zmianom w trakcie trwania projektu.

Hybrydowe wprowadzenie

Wdrożenie hybrydowe łączy podejście tradycyjne i zwinne. Podczas gdy nadrzędne etapy projektu, kamienie milowe i warunki ramowe są planowane w jasno ustrukturyzowany sposób zgodnie z klasycznymi zasadami, operacyjne wdrażanie poszczególnych pakietów roboczych odbywa się w sposób zwinny w krótkich iteracjach.

Pozwala to na połączenie niezawodności planowania i wymagań dotyczących dokumentacji z elastycznością metod zwinnych. Tymczasowe wyniki mogą być testowane i dostosowywane na wczesnym etapie bez utraty z oczu ogólnego planu.

Metodologia ta jest szczególnie odpowiednia dla organizacji, które muszą brać pod uwagę złożone procesy i wysokie wymagania dotyczące zgodności, ale także chcą skorzystać z adaptacyjności i dynamiki zwinnych metod pracy.

Wspólnie ustalimy, która metoda jest dla Ciebie odpowiednia.

Wydajność zgodnie z planem: Jak skrócić czas wdrożenia systemu ERP?

Jak widać: Czas trwania projektu ERP nie może być uogólniony, ale raczej zależy od konkretnego przypadku użycia. Takie podejście jest ważne, aby uniknąć fatalnego błędu w myśleniu: Zasada ”Szybko, szybko!” nie ma zastosowania do udanego wprowadzenia rozwiązania ERP. Zamiast pośpiechu zalecamy dobrze przemyślane planowanie.

1. dobrze przygotować projekt

Nie możemy tego wystarczająco często podkreślać: Dobre przygotowanie jest podstawowym warunkiem sprawnego i szybkiego procesu projektowego. Obejmuje to przede wszystkim określenie jasnych celów i wymagań. Ale ten pierwszy etap obejmuje również ustanowienie zoptymalizowanego systemu zarządzania zmianą i zebranie kompetentnego zespołu projektowego.

Dzięki jasnemu określeniu zakresu odpowiedzialności, wszyscy zaangażowani znają swoje role i obowiązki. Zapobiega to wewnętrznym konfliktom i nieporozumieniom spowodowanym niejasnymi obowiązkami.

2. zaplanować wdrożenie systemu ERP etapami

Podział projektu ERP na ustrukturyzowane etapy z celami pośrednimi pozwala zmniejszyć złożoność i szybciej osiągnąć wyniki. Problemy są rozpoznawane na wczesnym etapie i możliwe jest wprowadzenie niezbędnych zmian w odpowiednim czasie. Na przykład szkolenie pracowników jest odpowiednim etapem samym w sobie. Efektem końcowym jest zdolność pracowników do produktywnej pracy z rozwiązaniem ERP.

3. wybrać doświadczonego partnera

Dostawca ERP z wieloletnim doświadczeniem projektowym zna najlepsze praktyki oparte na sprawdzonych modelach i szablonach branżowych. Zamiast opracowywać procesy od podstaw, można oprzeć się na wypróbowanych i przetestowanych rozwiązaniach i w razie potrzeby nieznacznie je zmodyfikować. Zmniejsza to liczbę błędów i oszczędza czas.

Ponadto doświadczony dostawca wnosi wiedzę specjalistyczną, doświadczenie w zarządzaniu projektami i jasne procedury. Znajdzie on odpowiednią dla Ciebie metodę wdrożenia i w razie potrzeby może wesprzeć Cię zewnętrznymi konsultantami.

4. polegać na regularnych pomiarach wydajności

Śledzenie mierzalnych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) umożliwia obiektywną ocenę postępów projektu i identyfikację zagrożeń w odpowiednim czasie. Na tej podstawie zespół projektowy jest w stanie stale ulepszać procesy i inicjować ukierunkowane środki zaradcze w przypadku wystąpienia problemów. Pozwala to uniknąć opóźnień i zapewnia terminową realizację celów.

5. ograniczyć zakres projektu

Wiele firm definiuje zbyt wiele funkcji na samym początku. Nie jest jednak konieczne wdrażanie wszystkich możliwych funkcji na pierwszym etapie. Bardziej wydajne, opłacalne i oszczędzające czas jest wprowadzenie na początku tylko standardu ERP. W razie potrzeby zawsze można później dokupić dodatkowe funkcje i niestandardowe programowanie.

6. rozważyć szybką ścieżkę wdrożenia

Fast Track Implementation (FTI) to specjalna metodologia wdrożeniowa Asseco Solutions. Jest szczególnie przekonująca, gdy system ERP musi być wprowadzony szybko, oszczędnie i praktycznie. Koncentruje się na standardzie APplus i centralnych procesach ERP. Koncentracja ta znacznie zmniejsza wysiłek związany z dostosowaniem, dzięki czemu wdrożenie jest możliwe w ciągu kilku miesięcy.

Jednak FTI nie jest równie odpowiednie dla każdej firmy. Jeśli potrzebujesz wysoce spersonalizowanego rozwiązania lub musisz mapować bardzo złożone procesy w kilku lokalizacjach, bardziej zalecane jest klasyczne wprowadzenie.

Nasza rekomendacja: Sprawdź z nami, czy Twoje wymagania mogą być w przeważającej mierze objęte standardem APplus.

Przykłady użytkowników z praktyki:

DIL Engineering GmbH:

Firma DIL wprowadziła APplus w ciągu zaledwie siedmiu miesięcy. Decydującym czynnikiem był brak konieczności dostosowywania – pozwoliło to firmie szybko rozpocząć działalność, a jednocześnie uzyskać przejrzystość w zakresie cyklu życia maszyn.

Przeczytaj całą historię sukcesu

WMB Ventilatoren GmbH:

W WMB wdrożenie zajęło zaledwie cztery miesiące. Było to możliwe dzięki konsekwentnemu przyjęciu standardowych procesów i pragmatycznemu gromadzeniu danych przez samych pracowników w ramach szybkiej ścieżki wdrożenia.

Przeczytaj całą historię sukcesu

Wniosek: Ty sam masz ogromny wpływ na czas trwania projektu

Czas trwania projektu ERP może się znacznie różnić w zależności od firmy. Pewne jest jednak to, że efektywność wdrożenia systemu ERP nigdy nie zależy od samej technologii. W większości przypadków najsłabszymi ogniwami są procesy i uczestnicy projektu. Brak organizacji, źle zdefiniowane cele i opór pracowników prowadzą do opóźnień znacznie częściej niż błędy w oprogramowaniu czy niekompatybilny sprzęt.

Stąd nasza rada: przygotuj swoją organizację przed rozpoczęciem wdrożenia systemu ERP. Określ, co chcesz osiągnąć dzięki systemowi ERP, wybierz odpowiedni zespół projektowy i zaangażuj pracowników w odpowiednim czasie. W ten sposób można doprowadzić projekt ERP do pomyślnego zakończenia zgodnie z harmonogramem.