EDI (Electronic Data Interchange)

Vorteile von EDI für Unternehmen

EDI ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation der Wirtschaft. Denn die Technologie ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern wesentlich effizienter zu gestalten. 

Bei traditionellen Methoden der Datenübermittlung wie E-Mail oder Fax mussten Dokumente manuell bearbeitet und weitergesendet werden. Beim Workflow via EDI erfolgt die Bearbeitung auf Basis technisch implementierter Regeln. Die Datenübertragung kann in Echtzeit erfolgen und Prozesse können end-to-end automatisiert werden. 

7 Vorteile von Electronic Data Interchange (EDI)

1. Zukunftssicher: EDI ist eine etablierte Methode zur automatisierten Datenübermittlung, deren Standards regelmäßig aktualisiert werden. Für Unternehmen wird es wirtschaftlich dringender, ihre Prozesse zu optimieren. EDI wird daher in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen.  
2. Weniger Fehler: Tippfehler, Duplikate oder falsche Dokumente – EDI eliminiert die Risiken manueller Datenverarbeitung. Durch die Automatisierung laufen Prozesse reibungsloser und zuverlässiger.
3. Schnellere Prozesse: Mit EDI werden Geschäftsdokumente in Echtzeit übermittelt. Wartezeiten entfallen, die Bearbeitungsdauer wird deutlich reduziert. Davon profitieren nicht nur Unternehmen mit Just-in-Time-Abläufen.
4. Mehr Sicherheit: Im Gegensatz zur E-Mail arbeiten EDI-Protokolle mit starker Verschlüsselung und Authentifizierung, was den Schutz sensibler Geschäftsdaten verbessert. 
5. Mehr Zeit für Wertschöpfung: Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeitende von Routineaufgaben. Unternehmen können die gewonnene Zeit nutzen, um ihrem Personal wertschöpfende Aufgaben zu übertragen oder Innovationsprojekte voranzutreiben. 
6. Transparenz: Mit EDI gewinnen Unternehmen einen umfassenden Einblick in ihre Supply Chain. Daten zu Lieferungen, Beständen und Prozessen können sie in Echtzeit abrufen – die Basis, um effizienter zu planen und vorausschauend zu entscheiden.
7. Rechtskonformität: In vielen Ländern ist der elektronische Austausch bestimmter Dokumente gesetzlich vorgeschrieben. EDI sorgt dafür, dass Unternehmen regulatorische Anforderungen, zum Beispiel zur E-Rechnung, problemlos erfüllen können.

Mehr zum Thema: Benötigt Ihr Unternehmen EDI? 

Wie funktioniert EDI? 

Der EDI-Datenaustausch läuft in zwei Schritten ab: Konvertierung und Übermittlung. 

Ein Unternehmen erzeugt ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung. Dieses wird zunächst automatisiert in ein EDI-Datenformat konvertiert. Anschließend wird die Datei über eine EDI-Schnittstelle und ein EDI-Kommunikationsprotokoll an den oder die Geschäftspartner*in gesendet – entweder direkt an sein ERP- oder Warenwirtschaftssystem oder an eine vorgelagerte Plattform.

Dank des standardisierten EDI-Datenformats können die Systeme die Datei lesen. Sie konvertieren diese in das beim Empfangenden übliche Datenformat und leiten sie automatisiert an die relevanten internen IT-Anwendungen weiter. Kein menschliches Eingreifen notwendig! 

EDI und ERP – ein starkes Team

Das ERP-System ist der zentrale Knotenpunkt für alle Unternehmensprozesse – und damit auch für den Einsatz von EDI unerlässlich. Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen werden direkt im ERP erstellt und von dort automatisch in ein standardisiertes EDI-Format überführt. Über definierte Schnittstellen und Protokolle werden die Daten an Geschäftspartner weitergeleitet – ganz ohne manuelles Zutun. Umgekehrt lassen sich eingehende EDI-Dokumente nahtlos ins ERP-System einspielen, wo sie direkt weiterverarbeitet werden. Das sorgt nicht nur für durchgängige, medienbruchfreie Abläufe, sondern reduziert auch die Fehlerquote und den Bearbeitungsaufwand erheblich. Besonders in komplexen Lieferketten oder bei hohem Belegvolumen ist die Kombination aus EDI und ERP ein entscheidender Faktor für Effizienz und Transparenz.

Die wichtigsten EDI-Formate 

Die Standardisierung des Datenformats bildet das Herzstück des elektronischen Datenaustauschs. Indem alle Beteiligten ein gemeinsames Format für die Dateien und die Kommunikation nutzen, läuft der Prozess unternehmensübergreifend nahtlos, effizient und fehlerfrei ab. 

Je nach geografischer Region und Branche sind unterschiedliche EDI-Standards verbreitet. Welche Standards eingesetzt werden, entscheidet in der Praxis meist der marktstärkere Geschäftspartner, der eine Zusammenarbeit dann an die Einhaltung des Datenformats knüpft. 

Hier eine Übersicht über die gängigsten EDI-Formate – ohne Anspruch auf Vollständigkeit: 

UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

In der EU und Asien ist das EDIFACT-Format weit verbreitet. Es wurde bereits in den 1980er-Jahren von den Vereinten Nationen verabschiedet und ist der erste globale EDI-Standard. Mittlerweile wurde er mehrfach überarbeitet. EDIFACT wird branchenübergreifend eingesetzt. 

ANSI ASC X12 (American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12)

Das EDI-Format wurde bereits 1979 für den Einsatz in Nordamerika entwickelt und wird bis heute vor allem in dieser Region verwendet. Der Standard deckt eine Vielzahl von Branchen ab und wird weltweit von mehr als einer halben Million Unternehmen verwendet. 

UBL (Universal Business Language)

UBL ist ein generalistisches Dateiformat, das auf XML basiert. Es lässt sich leicht anpassen und kann so für den Austausch von Geschäftsdokumenten in diversen Branchen verwendet werden. XML wird international vor allem im Bereich Rechnungsaustausch (E-Rechnung) eingesetzt. Darüber hinaus ist es weniger etabliert. Ein Grund: XML-Dateien sind größer als andere EDI-Formate, was die Prozessgeschwindigkeit beeinträchtigen kann. 

ODETTE (Organization for Data Exchange by Tele Transmission in Europe)

Das EDI-Format wurde speziell für die europäische Automobilindustrie entwickelt. Da die Branche auf Just-in-Time-Produktion und komplexe Lieferketten angewiesen ist, braucht sie den automatisierten Datenaustausch für ein effizientes Supply Chain Management. Mit ODETTE können Hersteller*innen und Zuliefer*innen Geschäftsdokumente verlässlich und schnell entlang der gesamten Lieferkette empfangen und versenden. 

HL7 (Health Level Seven International)

Ein Beispiel für ein erfolgreiches branchenspezifisches EDI-Format ist HL7. Er dient dem Austausch von Informationen im Gesundheitswesen. Ursprünglich in den USA entwickelt, wird der Standard heute von Organisationen in über 50 Ländern weltweit vorangetrieben. 

Die wichtigsten EDI-Protokolle

Während das EDI-Format die Struktur einer Datei bestimmt, regelt das EDI-Protokoll, wie die Datei technisch übermittelt wird. Auch hierfür werden ganz unterschiedliche Standards eingesetzt. Viele sind branchenspezifisch entwickelt. 

AS2 (Applicability Statement 2)

Das EDI-Protokoll wird vor allem im Einzelhandel und in der Logistik eingesetzt. Es überträgt Daten sicher über das Internet und bietet Verschlüsselung und digitale Signaturen. Allerdings erfordert es eine relativ komplexe Konfiguration und ein tiefes IT-Verständnis.

FTP/SFTP

Die klassischen Übertragungsprotokolle für den Datenaustausch via Internet können auch für EDI verwendet werden. Am üblichsten sind das File Transfer Protocol (FTP) bzw. das Secure File Transfer Protocol (SFTP). Ihr Nachteil: Sie unterstützen keine EDI-spezifischen Funktionen. 

OFTP (Odette File Transfer Protocol)

Passend zum EDI-Format ODETTE wurde das Kommunikationsprotokoll OFTP entwickelt. Sein Einsatz beschränkt sich daher weitgehend auf die Automobilindustrie. Das Protokoll unterstützt hohe Komprimierung und kann große Datenmengen schnell verarbeiten. 

X.400

Ein älteres EDI-Protokoll ist X.400, wird aber immer noch häufig verwendet. Denn es bietet eine hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit der Datenübertragung, auch bei komplexen Netzwerken. Auch ein Nachrichten-Tracking ist möglich. Wegen dieser Eigenschaften wird X.400 vor allem in hoch regulierten Branchen wie Finanzen und Luftfahrt eingesetzt. 

Use Cases: So wird EDI in Unternehmen wertschöpfend verwendet 

EDI ist in einer Vielzahl von Branchen unverzichtbar und treibt die Automatisierung und Effizienz in der Geschäftskommunikation voran. Hier sind einige Beispiele für die Anwendung:

Einzelhandel

EDI sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Händlern und Lieferanten. Es können nicht nur Rechnungen und Lieferbestätigungen automatisiert und schnell versandt werden. Wenn Produkte einen bestimmten Bestand unterschreiten, können Händler via EDI automatisch eine Nachbestellung auslösen. Damit stellen sie sicher, den Kundenbedarf immer bedienen zu können. 

Automobilindustrie

Die Automobilbranche gehört zu den Vorreitern in der EDI-Nutzung. Durch die Integration von EDI in ERP-Systeme wird gewährleistet, dass die komplexen Lieferketten optimal koordiniert werden und Material immer zum richtigen Zeitpunkt in der Produktion verfügbar ist (Just-in-Time-Produktion).

Logistik und Transport

In der Logistik erleichtert EDI die Kommunikation zwischen Spediteur*innen, Frachtführer*innen und Kund*innen. Versandaufträge, Lieferstatusberichte und Zollanmeldungen werden automatisiert ausgetauscht. Das beschleunigt die Prozesse und trägt zu kurzen Lieferzeiten bei. Gleichzeitig können die Beteiligten den Transportfortschritt jederzeit einsehen, was wiederum die Abstimmungskommunikation minimiert und freie Personalkapazitäten schafft.

Gesundheitswesen

Der Datenaustausch zwischen Kliniken und Versicherungen oder Arztpraxen und Laboren kann über EDI-Systeme sicher und schnell digital stattfinden. Gerade im medizinischen Umfeld kann eine zügige Bearbeitung entscheidend für den Behandlungserfolg sein. Hier leistet EDI einen wertvollen Beitrag zur besseren Versorgungsqualität.  

Industrielle Produktion 

In Smart Factories übermitteln vernetzte Maschinen und Anlagen (Industrial Internet of Things) ihre Daten via EDI an IT-Systeme. Diese werten die Daten in Echtzeit aus und können Folgeaktivitäten anstoßen. EDI ist mit dieser automatisierten Datenübermittlung ein entscheidender Baustein, damit Unternehmen eine „intelligente Produktion“ aufbauen können.

Die richtige EDI-Software wählen und implementieren

Wenn Sie den digitalen Datenaustausch via EDI mit Ihren Geschäftspartner*innen einrichten möchten, ist der beste Weg, ein spezialisiertes EDI-System zu implementieren. Dieses muss vier zentrale Funktionen erfüllen: 

1. Die Software empfängt über eine Schnittstelle Daten aus Ihrem ERP-System. 
2. Sie konvertiert die zu sendenden Daten in das von Ihnen gewünschte EDI-Format. 
3. Sie bildet die Datenübermittlung an Ihren Geschäftspartner technisch ab. 
4. Sie spielt empfangene Daten in Ihr ERP-System ein.

Die Implementierung von EDI-Software kann, je nach Kompatibilität von ERP-System und EDI-Software und der Komplexität Ihrer IT-Infrastruktur, anspruchsvoll und zeitintensiv sein. Wenn Sie zügig und von Beginn an fehlerfrei von den automatisierten Prozessen profitieren möchten: Arbeiten Sie mit einem EDI-Hersteller zusammen. Er kann Sie bei der Integration unterstützen oder diese ganz für Sie übernehmen. Es ist eine Investition, die sich auszahlt. 

Tipps zur Auswahl des richtigen EDI-Partners

Wie finden Sie nun den richtigen EDI-Anbieter für Ihr Unternehmen? Ein strukturierter Auswahlprozess kombiniert mit klaren Anforderungen ist Voraussetzung für eine gute Entscheidung. 

Nehmen Sie sich Zeit, hinter die Werbebotschaften der EDI-Partner zu blicken. Bringt der EDI-Hersteller nachweislich relevante Branchenerfahrung mit? Es ist wichtig, dass er Ihre spezifischen Anforderungen versteht und seine Lösung diese bedienen kann. Fragen Sie nach seiner Herangehensweise und lassen Sie sich Referenzberichte zeigen.

Ein guter EDI-Anbieter liefert nicht nur die Software, sondern auch Beratung, Service und Support. Von der Implementierung über regelmäßige Wartung bis hin zu schneller Problemlösung – im Idealfall erhalten Sie alles aus einer Hand. APplus arbeitet mit den EDI-Lösungen von Seeburger. Nutzen Sie unser ERP-System, kümmern wir uns bei Bedarf um die Integration der benötigten EDI-Funktionalitäten. 

Alles über EDI in APplus

Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Anwendung spielen ebenfalls eine zentrale Rolle. Die EDI-Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können, um zukünftige Anforderungen wie höhere Transaktionsvolumen oder zusätzliche Integrationen abzudecken. Der Hersteller sollte die Lösung zudem regelmäßig weiterentwickeln und neue technologische Möglichkeiten integrieren. 

Cloud- oder On-Premise-Installation? Überlegen Sie, welches Setup besser zu Ihrer Strategie passt. Cloud-Systeme punkten mit Flexibilität und geringeren Wartungskosten, On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle und Sicherheit.

Last but not least, das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss stimmen. Stellen Sie den initialen Projektkosten die langfristigen Einsparungen durch Prozessautomatisierung, reduzierte Fehlerquoten und höhere Effizienz gegenüber. Ein gut gewähltes EDI-System rechnet sich meist schon nach kurzer Zeit.

Die Zukunft von EDI: Diese Trends zeichnen sich ab

EDI ist keine neue Technologie, doch Formate und Protokolle werden kontinuierlich weiterentwickelt. Dass der Electronic Data Interchange an Bedeutung verlieren wird, ist nicht absehbar. Zwar setzen dynamische Branchen verstärkt auf APIs für den Datenaustausch, doch EDI wird vor allem in stark regulierten und etablierten Branchen wohl weiter die erste Wahl bleiben. Da EDI in vielen Unternehmensbereichen ein Schlüssel für den effektiven KI-Einsatz ist, wird die Verbreitung tendenziell sogar zunehmen.

Künstliche Intelligenz

Für Unternehmen sind Automatisierung und künstliche Intelligenz die großen Themen des nächsten Jahrzehnts. Denn sie versprechen Kostensenkungen, Effizienz und freie Ressourcen für strategische Zukunftsarbeit. Kurz: Wer seine Prozesse optimiert, wird im Wettbewerb die entscheidende Länge vorn liegen. 

Unternehmen, die ihre Entscheidungen und Workflows mithilfe von KI-basierten Datenanalysen optimieren möchten, erhalten durch den automatisierten Datenaustausch via EDI in Echtzeit die notwendige Datenbasis. Künstliche Intelligenz kann Anomalien in Prozessen frühzeitig erkennen, Hinweise geben und Kosten für die Fehlerbehebung senken. 

Blockchain

Für die Logistik eröffnen sich über die Verknüpfung von EDI und Blockchain zudem neue Möglichkeiten, um die Integrität der Lieferkette sicherzustellen. Transaktionen werden in Echtzeit unveränderlich auf der Blockchain gespeichert. Das erschwert Betrug und gibt Geschäftspartnern sowie Kontrollinstanzen jederzeit einen verlässlichen Überblick über aktuelle Daten bzw. Bearbeitungsstände. 

Es sind viele Einsatzszenarien für Blockchain denkbar, doch bisher sind wenige etabliert. Das dürfte sich in den kommenden Jahren allerdings ändern.

Nachhaltigkeit

Was sich in Zukunft nicht ändern wird: Unternehmen sind gefordert, ihre Nachhaltigkeit zu verbessern. Auch hier leistet EDI einen wertvollen Beitrag: Denn der elektronische Datenaustausch reduziert Papierverbrauch und Energieaufwand. Unternehmen können damit nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Umweltbilanz verbessern.

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FAQs zu EDI

• Wie integriert sich EDI in mein bestehendes ERP-System?
  EDI-Lösungen werden über Schnittstellen an das ERP-System angebunden. So können Daten automatisch ein- und ausgelesen werden – ohne manuelle Zwischenschritte. Viele moderne ERP-Systeme bieten bereits vorbereitete Integrationen.
• Welche Rolle spielt mein ERP-System bei EDI?
  Das ERP-System ist meist die zentrale Datenquelle für EDI. Es sendet und empfängt die Geschäftsdokumente, die dann automatisch ins passende EDI-Format konvertiert und weitergeleitet werden.
• Wie integriert sich EDI in mein bestehendes ERP-System?
  EDI-Lösungen werden über Schnittstellen an das ERP-System angebunden. So können Daten automatisch ein- und ausgelesen werden – ohne manuelle Zwischenschritte. Viele moderne ERP-Systeme bieten bereits vorbereitete Integrationen.
• Welche Vorteile bringt EDI speziell in Verbindung mit einem ERP-System?
  In Kombination mit dem ERP-System ermöglicht EDI durchgängige, automatisierte Prozesse – von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Das steigert die Effizienz, reduziert Fehler und sorgt für eine bessere Datenqualität im gesamten Unternehmen.
• Ist EDI nur für internationale Unternehmen relevant?
  Nein. Auch im nationalen Geschäft – etwa mit Lieferanten, Händlern oder Behörden – spielt EDI eine wichtige Rolle, vor allem bei der Einführung der E-Rechnung oder in der Automobil- und Logistikbranche.