Die IT-Fachwelt predigt es immer wieder: In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt müssen Unternehmen ihre Prozesse optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen gilt der Appell, aufwändige Routinetätigkeiten nicht länger manuell, sondern teil- oder vollautomatisiert abzuwickeln.
Zu den effektivsten Methoden zählt hierbei der Electronic Data Interchange (EDI): Durch den elektronischen Datenaustausch sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehlerrate auf ein Minimum. Doch benötigt Ihr Unternehmen EDI wirklich? In diesem Beitrag erfahren Sie, in welchen Fällen EDI für Ihr Unternehmen unerlässlich ist und welche Vorteile Ihnen die Technologie bietet.
Was ist EDI?
Bei Electronic Data Interchange (EDI) handelt es sich um den elektronischen Austausch von Geschäftsdaten und -dokumenten zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und Behörden (B2G). Dieser Datenaustausch erfolgt automatisiert in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format.
Die Kommunikation läuft über die ERP-Systeme der Geschäftspartner ab – ohne Medienbrüche und in Echtzeit. Damit der Empfänger die Informationen lesen und verarbeiten kann, konvertiert eine spezielle EDI-Software die Daten in ein standardisiertes Nachrichtenformat.
Das Ergebnis: Anstatt mit einer langsamen Pferdekutsche auf holprigen Feldwegen erreichen Ihre Daten das Ziel mit einem pfeilschnellen Sportwagen auf einer digitalen Autobahn. Bildlich gesprochen, versteht sich.
In diesen Fällen ist EDI unverzichtbar
1. Komplexe Lieferketten
Das Problem:
Die manuelle Daten- und Dokumentenverarbeitung ist langsam, fehlerbehaftet und intransparent. Schwierigkeiten bei der Lieferplanung und -überwachung entlang der gesamten Supply Chain sind damit vorprogrammiert. Allerdings können Hersteller und Lieferanten nur dann reibungslos zusammenarbeiten, wenn sie ihre Prozesse optimal aufeinander abstimmen. Je komplexer die Lieferkette, desto schwieriger ist das.
Gerade die Automotive-Branche sieht sich hier mit großen Herausforderungen konfrontiert – etwa bei der Koordination von Just-in-Time-Lieferungen, bei der Abwicklung von Bestellungen und bei der Nachverfolgung von Lagerbeständen. Jede Verzögerung, jeder noch so kleine Fehler kann den gesamten Produktionsablauf ins Stocken bringen und erhebliche Kosten verursachen.
Die Lösung:
Mit EDI läuft der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Geschäftspartnern automatisiert und standardisiert ab, sodass eine einwandfreie Prozessabwicklung möglich ist. An die Stelle von E-Mails, Faxnachrichten und manuellen Eingaben tritt die fehlerfreie Echtzeit-Kommunikation über die ERP-Systeme der Unternehmen. Das Resultat: Bestellungen werden umgehend automatisiert bearbeitet und Lagerbestände in Echtzeit aktualisiert.
Ein Beispiel:
Ein Automobilhersteller ist auf die pünktliche Lieferung von Bauteilen unterschiedlicher Zulieferer angewiesen – darunter Motoren, Getriebe und Elektronik-Komponenten. Da die Zulieferer die Bestellungen manuell bearbeiten, treffen die Bauteile zum Teil nicht rechtzeitig oder in falscher Stückzahl ein. Dies führt zu Produktionsverzögerungen, die wiederum hohe Ausfallkosten mit sich bringen.
Mit EDI hingegen kann der Automobilhersteller eingehende Lieferabrufe automatisch an seine Zulieferer weiterleiten. Diese erhalten die Bestellinformationen in einem standardisierten Format, das ihre Systeme gemäß branchenüblicher Normen umgehend verarbeiten. Gleichzeitig kann der Hersteller in Echtzeit sehen, wann die Lieferungen eintreffen werden und ob es zu Engpässen kommen könnte. Auf diese Weise läuft die Produktion so störungsfrei wie ein gut geöltes Uhrwerk, bei dem alle Rädchen nahtlos ineinandergreifen.
Die Vorteile von EDI zusammengefasst:
- EDI stellt eine fehler- und störungsfreie Kommunikation zwischen Zulieferern und Produzenten sicher.
- Da Versand- und Empfangsdaten im System jederzeit einsehbar sind, haben Sie mit EDI die volle Kontrolle über den Datenfluss.
- Sie können Ihre Lieferketten in Echtzeit überwachen und entsprechend schnell auf Probleme reagieren.
- Durch den verzögerungsfreien Prozessablauf verbessern Sie Ihre Geschäftsbeziehungen und bleiben wettbewerbsfähig.
2. Große Transaktionsvolumina
Das Problem:
Wenn Ihr Unternehmen täglich große Mengen an Geschäftsdokumenten verarbeiten muss, reichen manuelle Prozesse nicht mehr aus. Die händische Eingabe von Daten in das ERP-System ist viel zu zeitintensiv, fehleranfällig und kostspielig. Dabei gilt: Je höher das Transaktionsvolumen ist, desto mehr steigt das Risiko für Tippfehler.
Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Mitarbeitenden muss täglich Hunderte von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen manuell in das ERP-System eingeben. Da selbst der kleinste Zahlendreher weitreichende Konsequenzen haben kann, erfordert jede einzelne Eingabe höchste Konzentration. Doch dass die Konzentration nach mehreren Stunden monotoner Tätigkeit kontinuierlich abnimmt, ist ganz normal und nur menschlich. In Folge passieren ganz unweigerlich Fehler, die zu Verzögerungen in der Kommunikation mit Geschäftspartnern führen.
Gleichzeitig verschwenden Sie die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeitenden für Routinetätigkeiten, anstatt sie für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen. Ein Luxus, den sich in Zeiten von Fachkräftemangel eigentlich kein Unternehmen mehr leisten kann.
Die Lösung:
Mit EDI können Sie Ihre Abläufe komplett digitalisieren und sämtliche Belege mit Lieferanten und Kunden elektronisch austauschen. Ob Sie nun Bestellungen versenden, Lieferscheine empfangen oder Rechnungen verarbeiten möchten: Selbst bei hohen Transaktionsvolumina laufen alle Versand- und Empfangsprozesse reibungslos ab.
Ein Beispiel:
Auf ein Logistikunternehmen, das täglich Hunderte von Lieferaufträgen manuell verarbeitet, kommen aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit zwangsläufig erhebliche Probleme zu. Schon eine falsche Bestellnummer oder eine fehlerhafte Adresse führt dazu, dass eine Lieferung an den falschen Ort gelangt oder nicht rechtzeitig ankommt. Falsch eingetippte Mengenangaben wiederum sorgen dafür, dass die Lieferung entweder zu viele oder zu wenige Komponenten enthält. Wenn sich solche vermeintlich kleinen Fehler summieren, ergibt sich daraus ein enormer Korrektur- und Verwaltungsaufwand, der letztlich Lieferverzögerungen und zusätzliche Kosten mit sich bringt.
Mit EDI hingegen werden die Lieferaufträge automatisch und in Echtzeit in das System übertragen, validiert und zur Weiterverarbeitung freigegeben. Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung von Bestellungen. Sie bietet auch eine verbesserte Transparenz über Lagerbestände und Lieferstatus.
Die Vorteile von EDI zusammengefasst:
- Da die Datenverarbeitung automatisiert abläuft, können Sie hohe Transaktionsvolumina schnell und fehlerfrei abwickeln.
- Prozesse laufen reibungslos ab, wodurch Sie Verzögerungen vermeiden und Kosten einsparen.
- Mitarbeitende können ihre Fähigkeiten für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen.
- Da viele Geschäftspartner EDI für eine Zusammenarbeit mittlerweile voraussetzen, bleibt Ihr Unternehmen zukunftsfähig.
3. E-Invoicing-Anforderungen
Das Problem:
Immer mehr gesetzliche Vorschriften verlangen, dass Unternehmen E-Rechnungen in EU-konformen Formaten sowohl versenden als auch empfangen können. Dieser elektronische Austausch von Rechnungen wird auch E-Invoicing genannt. Hierbei sind nur EU-konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zulässig – ein PDF per E-Mail gilt nicht als elektronische Rechnung. Machen Sie mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte, müssen Sie bereits seit 2020 eine E-Rechnung ausstellen.
Wachstumschancengesetz
Das 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz besagt nun, dass alle deutschen Unternehmen in naher Zukunft auch bei B2B-Geschäften E-Rechnungen austauschen müssen. Damit möchte der Staat unter anderem Mehrwertsteuerbetrug vorbeugen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Das soll wiederum das Wirtschaftswachstum fördern.
ViDA
2028 soll zudem das EU-weite Gesetzespaket VAT in the Digital Age (ViDA) in Kraft treten. Ziel ist es, die Mehrwertsteuervorschriften so an das digitale Zeitalter anzupassen, dass Mehrwertsteuerbetrug innerhalb der EU deutlich erschwert wird.
ViDA wird Unternehmen dazu verpflichten, bei grenzüberschreitenden Transaktionen elektronische Rechnungen in dem speziellen standardisierten Format EN-16931 zu versenden und zu empfangen. Die Bedeutung von E-Invoicing im Rahmen internationaler Geschäftsbeziehungen wird sich damit verstärken.
Die Lösung:
Ganz gleich, welche rechtlichen Anforderungen zukünftig auf Sie zukommen: Mit EDI können Sie E-Rechnungen stets in einem gesetzeskonformen Format direkt über das ERP-System verschicken. Dabei übernehmen spezielle zwischengeschaltete Mapping-Tools die Übersetzung zwischen sendendem und empfangendem Unternehmen. Damit Sie technologisch rechtzeitig gerüstet sind, sollten Sie sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen.
Die Vorteile von EDI zusammengefasst:
- Mit EDI können Sie E-Rechnungen rechtssicher direkt über Ihr ERP-System versenden und empfangen.
- EDI ermöglicht automatisierte, transparente Prozesse, mit denen sich die Compliance nachverfolgen lässt.
- Mithilfe gesicherter Kommunikationskanäle sowie Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmethoden stellen Sie die Datenschutzkonformität sicher.
- Sie erfüllen die Anforderungen des Gesetzgebers zu hundert Prozent.
Fazit: Relevanz von EDI wird weiter zunehmen
Der elektronische Datenaustausch wird in den nächsten Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen. Unternehmen sind mit EDI nicht nur in der Lage, ihre Prozesse zu optimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Sie verbessern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit und sichern damit die Zukunft ihres Betriebs.
Besonders Unternehmen, die den Herausforderungen komplexer Lieferketten und hoher Transaktionsvolumina gegenüberstehen, sollten bereits heute über die Einführung von EDI nachdenken. Aber auch Betrieben, die den gesetzlichen E-Invoicing-Pflichten nachkommen müssen, ist der Umstieg auf den elektronischen Datenaustausch zu empfehlen.
Zukünftig werden Unternehmen zudem vom Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) profitieren. KI-gestützte Systeme werden dann nicht nur eingehende Geschäftsdokumente automatisch erfassen, sondern auch in Echtzeit auf Unregelmäßigkeiten oder Fehler hinweisen. Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig beheben und Prozesse noch effizienter gestalten.
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