Ein ERP-System bildet die Informationen aller Unternehmensbereiche auf einer einheitlichen Datenbank ab und vernetzt die unterschiedlichen Abteilungen miteinander. Es optimiert und steuert sämtliche Geschäftsprozesse. Ebenso sorgt es für mehr Transparenz und Überblick über innerbetriebliche Abläufe und Geschäftsbeziehungen. Eine der Kernfunktionen moderner ERP-Lösungen ist die Stammdatenverwaltung. Sie unterstützt den reibungslosen und effizienten Ablauf der internen Prozesse und spielt für die Wettbewerbsfähigkeit eine wichtige Rolle.

Wozu dient die Stammdatenverwaltung?

Als Stammdaten bezeichnet man Grundinformationen zu Objekten, die für das Unternehmen relevant sind und für die laufende Verarbeitung benötigt werden. Die Daten werden einmalig eingepflegt und müssen nicht jedes Mal manuell neu eingetragen werden, wenn sie für einen Geschäftsprozess erforderlich sind. Die Stammdatenverwaltung minimiert den Arbeitsaufwand durch die Datenerfassung. Es gibt verschiedene Arten von Stammdaten:

  • Kundenstammdaten
  • Personalstammdaten
  • Materialstammdaten
  • Sachkontenstammdaten
  • Anlagenstammdaten

Werden die Datensätze in ein IT-System integriert, können sie zu jedem Zeitpunkt kontrolliert, aktualisiert und abgerufen sowie zur Prozessabwicklung übernommen werden.

ERP-Systeme ermöglichen eine zentrale Stammdatenverwaltung

In den verschiedenen Funktionsbereichen eines Unternehmens werden häufig unterschiedliche, voneinander getrennte Systeme eingesetzt. In diese geben zum Beispiel Mitarbeiter aus dem Vertrieb, dem Customer Support und dem Marketing Stammdaten zu den gleichen Kunden ein. Dadurch kommt es zu redundanten, inkonsistenten Datenbeständen. Die reibungslose Abwicklung der Prozesse wird gestört, da die Anwender im Laufe der Zeit nicht mehr nachvollziehen können, welcher Datensatz aktuell ist.

Im Gegensatz zu solchen Insellösungen ermöglichen ERP-Systeme eine zentrale Stammdatenverwaltung. Die Datenbestände sind auf einer einzigen Plattform hinterlegt und können von allen befugten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Aktualisierungen werden in Echtzeit angezeigt. Datenredundanz und -inkonsistenz werden so verhindert. Moderne ERP-Lösungen können zudem durch spezielle Module zur Kundenpflege ergänzt werden. Sie ermöglichen die lückenlose Steuerung und Verfolgung von Kundenbeziehungen. Dies erhöht die Qualität sowie die Effizienz des Customer Relationship Managements und trägt zur Kundenzufriedenheit und -bindung bei.

Weiterführende Literatur:

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FAQ zu Stammdatenverwaltung

Was versteht man unter Stammdatenverwaltung?

Stammdatenverwaltung bezeichnet den zentralen Prozess, bei dem essentielle Unternehmensdaten – etwa zu Kund*innen, Lieferanten, Materialien, Anlagen oder Mitarbeitenden – einheitlich erfasst, gepflegt und für alle relevanten Systeme bereitgestellt werden. Im Vordergrund steht dabei, die Datenqualität zu sichern und Inkonsistenzen zwischen Datenbeständen zu vermeiden.

Warum ist eine gute Stammdatenverwaltung für Unternehmen wichtig?

Eine sorgfältige Stammdatenverwaltung sorgt dafür, dass redundante oder widersprüchliche Daten reduziert werden, Geschäftsprozesse effizienter ablaufen und Entscheidungen auf verlässlicher Datenbasis getroffen werden können. Datenmängel führen ansonsten zu Fehlern in Produktion, Logistik, Vertrieb oder Abrechnung.

Welche Typen von Stammdaten werden typischerweise verwaltet?

Zu den typischen Stammdaten zählen zum Beispiel Kunden- und Lieferantenstammdaten, Material- bzw. Produktstammdaten, Personal- und Organisationsstammdaten sowie Anlagen- oder Sachkontenstammdaten. Diese Daten werden nicht bei jeder Transaktion neu erfasst, sondern bilden langfristige Basisinformationen.

Wie hängt Stammdatenverwaltung mit einem ERP-System zusammen?

Ein ERP-System bietet die Plattform, auf der Stammdaten zentral gehalten und unternehmensweit genutzt werden. Wenn alle Abteilungen dieselben Stammdaten verwenden, entfällt eine Vielzahl manueller Nacharbeiten, und Abläufe können automatisiert und integriert gestaltet werden.

Welche Herausforderungen bestehen bei der Umsetzung einer effektiven Stammdatenverwaltung?

Herausforderungen liegen unter anderem darin, dass verschiedene Fachbereiche unterschiedliche Datenlogiken haben, bestehende Datenbestände oft fehlerhaft oder redundant sind, Schnittstellen zu vielen Subsystemen vorhanden sind und eine dauerhafte Pflege und Governance etabliert werden muss.

Welche Vorteile lassen sich aus einer guten Stammdatenverwaltung ableiten?

Unternehmen profitieren durch höhere Datenqualität, geringere Fehlerquoten, bessere Automatisierung, schnellere Prozessdurchläufe und eine verbesserte Entscheidungs- und Steuerungsbasis – insgesamt unterstützt eine starke Stammdatenverwaltung die Wettbewerbsfähigkeit.