Geht es um Planung, Verwaltung oder Steuerung von Materialbewegungen, spricht man von der Materialwirtschaft bzw. Warenwirtschaft. Die Bewegungen finden nicht nur unternehmensintern statt, sondern auch zwischen Unternehmen und externen Dritten, wie Kunden oder Lieferanten. Ein ERP-System dient dazu, sämtliche Geschäftsprozesse bereichs- und unternehmensübergreifend auf einer Plattform zu vereinen. Sie können auf diese Weise gezielt eingeleitet, durchgeführt und optimiert werden. Gerade produzierende Unternehmen können so Unternehmensprozesse kontrolliert einleiten und gewinnorientiert durchführen. Die Integration der Materialwirtschaft in die ERP-Lösung bietet ebenso viele Vorteile gegenüber getrennt voneinander eingesetzten Insellösungen.

Tasks of materials management

Materials management maps the entire material flow of a company and ensures that all necessary materials are available on time, in the required quantity and in the right place. This includes the procurement of direct goods required for production (raw and auxiliary materials, semi-finished products, etc.), merchandise for resale and indirect goods (spare parts, office supplies, etc.). Merchandise management also performs logistics functions: warehousing, internal transportation and materials planning fall within its remit.

All diese Funktionen werden durch ein ERP-System erfasst. Es stellt allen Nutzern die Daten der verschiedenen Bereiche laufend aktuell zur Verfügung. Dies bedeutet in der Regel: nie wieder Brüche im Informationsfluss. Eine moderne ERP-Lösung kann außerdem Prozesse der Materialwirtschaft automatisieren, die sonst manuell ausgeführt werden. Sie ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verkürzung von Durchlaufzeiten und Senkung von Lagerbeständen.

ERP systems with integrated materials management

Die Materialwirtschaft hat Schnittstellen zu vielen weiteren Unternehmensbereichen, wie zum Beispiel dem Controlling und der Finanzbuchhaltung. Um bereichsübergreifende Arbeitsabläufe effizient und effektiv zu gestalten, setzen viele Betriebe daher ERP-Systeme mit vollständig integriertem Warenwirtschaftssystem ein. Die Anbindung der Materialwirtschaft an den Einkauf ermöglicht u.a. die effiziente Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Lieferantenrechnungen. Durch die Integration vertrieblicher Prozesse in die Warenwirtschaft unterstützt das ERP-System den Verkauf bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Further reading:

Material requirements planning with AI: 3 use cases for your ERP system

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FAQ on materials management

What is materials management?

Materials management refers to all company processes that deal with the planning, control and monitoring of material and goods flows – from procurement and storage to provision for production and, if necessary, disposal.

Why is materials management important for companies?

Effective materials management ensures that materials are available in the right quantity, quality, at the right place and at the right time, while keeping storage costs, capital commitment and shortages to a minimum – this strengthens competitiveness.

Which tasks and sub-areas belong to materials management?

The tasks include determining requirements, procurement, warehousing, internal transportation, material provision, disposal and recycling. These sub-areas work closely with purchasing, production and logistics.

What are the goals of materials management?

The objectives can be divided into three categories: Material objectives (e.g. ensuring the availability of materials), formal objectives (cost optimization, reducing inventories) and social objectives (environmental protection, resource and recycling management).

How is materials management linked to an ERP system?

A modern ERP system bundles data from procurement, warehousing, production and logistics. This allows material stocks to be monitored in real time, requirements to be calculated automatically and processes to be controlled transparently – making materials management more efficient and integrated.

What challenges arise when implementing materials management?

Typical challenges are, for example, inaccurate determination of requirements, high stock levels with capital commitment, a lack of transparency in material flows, interface problems between systems or a lack of links with production and logistics – all of which can put a strain on materials management.