Was sind KPIs?
KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator – im Deutschen auch Leistungskennzahl genannt. Diese Kennzahlen sind messbar und dienen Unternehmen dazu, den Fortschritt eines Projekts oder Prozesses hinsichtlich definierter Ziele objektiv zu bewerten. Auf diese Weise machen KPIs die Leistung eines Betriebs in strategisch relevanten Bereichen sichtbar und vergleichbar. Eine regelmäßige Analyse der Schlüsselkennzahlen ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Welche Bedeutung haben KPIs für Unternehmen?
Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Marketingkampagne durch, investieren dafür viel Zeit und Geld – doch am Ende weiß niemand genau, ob sich der Aufwand gelohnt hat. Ohne quantifizierbare Kennzahlen bleibt unklar, wie erfolgreich das Projekt ist und an welchen Stellen noch Verbesserungspotenzial besteht.
Genau hier kommen die Key Performance Indicators ins Spiel: Sie schaffen Transparenz über die Leistung einzelner Maßnahmen und ermöglichen die Messung von Erfolgen oder Misserfolgen. Durch den Einsatz von KPIs können Unternehmen die Zielerreichung überwachen und frühzeitig auf Abweichungen reagieren.
Darüber hinaus fördert die kontinuierliche Analyse von KPIs datenbasierte Entscheidungen. An die Stelle von Vermutungen treten Fakten, die Führungskräften tagtäglich den richtigen strategischen Weg leiten. Somit sind Leistungskennzahlen ein zentrales Steuerungsinstrument, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig sicherzustellen.
Nicht zuletzt können Key Performance Indicators die Motivation im Team maßgeblich steigern. Denn Ihre Mitarbeitenden sind so in der Lage, ihre Fortschritte stetig zu überprüfen. Das wiederum weckt nicht selten den Ehrgeiz, ein Ziel bestmöglich zu erreichen.
Zusammengefasst ermöglichen KPIs
- eine objektive Bewertung von Leistungen,
- die strategische Ausrichtung von Maßnahmen,
- die Früherkennung von Problemen,
- einen effizienten Ressourceneinsatz,
- die Motivation von Mitarbeitenden und
- die Steigerung der Produktivität.
Welche Eigenschaften bringen gute KPIs mit?
Relevanz und Zielorientierung
Ein KPI sollte immer direkt mit den strategischen oder operativen Zielen des Unternehmens verknüpft sein. Nur so liefert er wirklich aussagekräftige Informationen für die Entscheidungsfindung.
Messbarkeit und Datenverfügbarkeit
Ein guter Key Performance Indicator basiert auf klar definierten, zuverlässig erfassbaren Daten. Ohne valide Datengrundlage verliert er seine Aussagekraft.
Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit
Nützliche Leistungskennzahlen sind für alle Beteiligten eindeutig interpretierbar. Unklare Definitionen hingegen führen zu Fehlentscheidungen und Missverständnissen.
Vergleichbarkeit und zeitliche Konsistenz
Schlüsselkennzahlen sollten über einen längeren Zeitraum hinweg und zwischen verschiedenen Einheiten vergleichbar sein. Nur so lassen sich Entwicklungen und Trends eindeutig erkennen.
SMART-Kriterien
Effektive KPIs erfüllen die SMART-Prinzipien: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Diese Kriterien helfen dabei, umsetzbare und wirkungsvolle Leistungsindikatoren zu formulieren.
Was sind die wichtigsten KPIs?
KPIs spielen in fast allen Unternehmensbereichen eine große Rolle – entsprechend groß ist die Zahl der Variationen. Insbesondere im Vertrieb und Marketing, aber auch in der Finanzabteilung und im Kundendienst sind Leistungskennzahlen unabdingbar. Je nach Bereich und Zielsetzung fallen ihre Zwecke ganz unterschiedlich aus. Zu den wichtigsten Key Performance Indicators gehören:
| KPI-Art | Erläuterung | KPI-Beispiele |
| Finanz-KPIs | messen die wirtschaftliche Leistung eines Unternehmens | Umsatzwachstum, Nettogewinnspanne, Verschuldungsgrad |
| Marketing-KPIs | zeigen die Leistung von Marketingaktivitäten auf | Website-Traffic, Click-Through-Rate, E-Mail-Öffnungsquote |
| Kunden-KPIs | bewerten die Kundenbindung und -zufriedenheit | Customer Satisfaction Score (CSAT), Net Promoter Score (NPS), Kundenbindungsrate |
| Projektmanagement-KPIs | quantifizieren den Fortschritt und Erfolg eines Projekts | Projektdauer, Cost Performance Index (CPI), Return on Investment (ROI) |
| HR-KPIs | beurteilen die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeitenden | Fluktuationsrate, Fehltage, Rekrutierungsdauer |
| Operative KPIs | bilden die Effizienz von Geschäftsprozessen ab | Gesamtanlageneffektivität (OEE), Durchlaufzeiten, Fehlerraten |
Diese Geschäftskennzahlen lassen sich weiter unterteilen in quantitative und qualitative Werte:
- Quantitative KPIs basieren auf messbaren, numerischen Werten, z. B. Gewinn, Conversion Rate oder Fehlerquote. Sie ermöglichen eine objektive Bewertung der Leistung.
- Qualitative KPIs erfassen schwer messbare Größen wie Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterengagement. Sie ergänzen quantitative Daten um wichtige weiche Faktoren.
So entwickeln Sie passende KPIs
Um den größtmöglichen Nutzen aus KPIs zu ziehen, sollten diese immer im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen. Darüber hinaus müssen sie sowohl messbar als auch praxisrelevant sein. Die Entwicklung geeigneter Schlüsselkennzahlen erfordert daher ein durchdachtes, strukturiertes Vorgehen.
1. Definieren Sie klare Ziele
Am Anfang steht die präzise Formulierung der Unternehmens- und Abteilungsziele. Nur wenn die strategische Richtung bekannt ist, können Sie dazu passende Kennzahlen entwickeln.
2. Identifizieren Sie Erfolgsfaktoren
Im nächsten Schritt bestimmen Sie die zentralen Aktivitäten, die zur Zielerreichung hauptsächlich beitragen. Diese Prozesse bilden die Grundlage für die spätere KPI-Auswahl.
3. Leiten Sie Messgrößen ab
Jetzt entwickeln Sie konkrete KPIs, welche die Leistung der Erfolgsfaktoren quantifizierbar machen. Jede Messgröße sollte eine direkte Verbindung zu einem Ziel haben.
4. Finden Sie Datenquellen
Für jeden Key Performance Indicator müssen zuverlässige und regelmäßig abrufbare Informationsquellen zur Verfügung stehen. Nur so ist eine objektive und konsistente Datenerhebung möglich.
5. Bestimmen Sie Sollwerte und Zielgrößen
Damit KPIs ihre Steuerungsfunktion erfüllen, benötigen Sie definierte Zielwerte. Diese ermöglichen es, den tatsächlichen Leistungsstand mit dem angestrebten Ziel zu vergleichen.
6. Überprüfen Sie die KPIs regelmäßig
Key Performance Indicators sind keine statischen Größen. Sie müssen regelmäßig kontrolliert und an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Nur so bleibt das Kennzahlensystem nutzbringend.
Wie erfolgt die Analyse von KPIs?
Sobald Sie relevante Leistungskennzahlen festgelegt haben, sollten Sie diese kontinuierlich auswerten. So erkennen Sie zeitnah, ob Ihr Projektfortschritt oder Ihre Geschäftszahlen weiterhin mit Ihren Zielen übereinstimmen. Stellen Sie Abweichungen fest, können Sie Schwachstellen frühzeitig aufdecken und schnell gegensteuern.
Für die Analyse von KPIs benötigen Sie spezielle Softwarelösungen. Zu den gängigsten Tools zählen:
- Business-Intelligence-Tools wie Microsoft Power BI oder Tableau, die große Datenmengen aus verschiedenen Quellen visualisieren und interaktiv auswerten.
- Dashboard- und Reporting-Tools wie Google Looker Studio oder Klipfolio, die Daten in Echtzeit übersichtlich darstellen.
- Spezialisierte Tools, die für bestimmte Unternehmensbereiche entwickelt wurden, etwa Google Analytics für Marketing-KPIs oder Salesforce für CRM-Kennzahlen.
Eignet sich auch ein ERP-System für die KPI-Auswertung?
In einem ERP-System sind nahezu alle Unternehmensbereiche miteinander verknüpft. Daher stehen dort umfangreiche konsistente Daten zur Verfügung. Diese Daten können Sie direkt für die Berechnung und Auswertung von KPIs verwenden, etwa zur Überwachung von Produktionskosten, Lieferzeiten oder Umsatzentwicklungen.
Viele moderne ERP-Systeme bieten integrierte Reporting- und Analysefunktionen, die Geschäftsdaten in Echtzeit auswerten und übersichtlich visualisieren. Anhand von Diagrammen oder Tabellen können Nutzer*innen unkompliziert überprüfen, ob ihre Projekte die Spur halten oder Handlungsbedarf besteht. Zudem liefern automatisch generierte Berichte regelmäßig Informationen zu Umsatzentwicklungen, Lagerbeständen und vielem mehr. Diese lassen sich in verschiedene Formate exportieren und an Stakeholder übermitteln.
Praxis-Tipp: Erfahren Sie im Blogbeitrag Erfolgsmessung mit KPIs: Der Fahrplan für Ihr ERP-Projekt, wie Sie Leistungskennzahlen gezielt einsetzen, um den Erfolg Ihres ERP-Projekts messbar zu machen.
Anwendungsbeispiele:
Suer Nutzfahrzeugtechnik GmbH
Das mittelständische Unternehmen setzt im ERP-System APplus KI-gestützte und individualisierbare Dashboards und QuickViews zur KPI-Steuerung ein. Diese dienen beispielsweise der Darstellung von aktuellen Lagerreichweiten, kritischen Beständen und Artikelverfügbarkeiten. Besonders praktisch: Mitarbeiter*innen und Führungskräfte haben Zugriff auf individuelle Steuerzentralen, die auf ihre Aufgabenbereiche zugeschnitten sind.
meta-technik Kunststoff KG
Das Unternehmen ersetzte mit APplus manuelle Tools wie Excel und Access durch QuickViews, um KPIs tagesaktuell auszuwerten. Die Geschäftsführung und der Vertrieb arbeiten seitdem mit nutzerfreundlichen Dashboards, auf denen Diagramme vollautomatisch angezeigt werden.
Benötigen Sie detailliertere Analysen, können Sie ein ERP-System übrigens auch mit leistungsstarken Business-Intelligence-Lösungen verbinden.
Diese KPI-Stolperfallen sollten Sie meiden
Trotz ihres großen Nutzens sind KPIs kein perfektes Steuerungsinstrument. Ihr Mehrwert hängt stark davon ab, wie sorgfältig sie ausgewählt und interpretiert werden. Manchmal treten daher bei der Arbeit mit KPIs Probleme auf. Wenn Sie sich mit den Herausforderungen jedoch bereits im Vorfeld auseinandersetzen, können Sie diese umso einfacher meistern.
Kennzahleninflation
Ein häufiges Problem ist die Verwendung zu vieler KPIs. Wenn Unternehmen versuchen, alles zu messen, verlieren sie leicht den Überblick über das Wesentliche. Zu viele Kennzahlen verwässern den Fokus und erschweren die Entscheidungsfindung.
Fehlinterpretation von Daten
KPIs liefern nur dann aussagekräftige Informationen, wenn man sie im richtigen Kontext betrachtet. Werden Kennzahlen isoliert interpretiert, können sie zu falschen Schlussfolgerungen führen – etwa, wenn Sie steigende Umsätze nicht mit der sinkenden Rentabilität abgleichen.
Kurzfristige Fokussierung
Manche Unternehmen richten sich zu stark an kurzfristigen KPI-Ergebnissen aus und vernachlässigen langfristige Ziele. Dadurch kann die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens in Schieflage geraten.
Mangelnde Datenqualität
Eine solide Datenbasis ist entscheidend, um valide und verlässliche Auswertungen zu erhalten. Ungenaue, unvollständige oder veraltete Daten hingegen können die Aussagekraft von KPIs erheblich beeinträchtigen.
Keine qualitativen Faktoren
KPIs sind oftmals nur auf quantitative Aspekte ausgerichtet, da diese sich einfach in Zahlen ausdrücken lassen. Qualitative Größen wie die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sind aber mindestens genauso relevant.
