Der Auswahlprozess eines ERP-Systems erfordert ein klar strukturiertes Projektmanagement. Nachdem ein Lastenheft erstellt und die Erstellung einer Longlist für die ERP-Auswahl abgeschlossen wurden, gilt es im dritten Schritt die Auswahl der Anbieter anhand verschiedener Kriterien einzuschränken.
Am Anfang steht die Longlist
Die Anzahl der ERP-Anbieter ist heutzutage groß und übersichtlich. Dementsprechend verschieden sind auch die Softwarelösungen, die unterschiedliche Stärken und Schwächen aufweisen. Um den Auswahlprozess strukturiert zu gestalten, erstellt die Projektleitung zunächst ein Lastenheft.
In diesem werden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen definiert, die an das neue ERP-System gestellt werden. Im Anschluss werden, zum Beispiel über das Internet, ERP-Anbieter recherchiert und gleichzeitig nach bestimmten Kriterien gefiltert.
Die Verantwortlichen überprüfen oberflächlich, ob die jeweilige ERP Lösung alle Anforderungen abdecken kann und nicht gegen individuelle Ausschlusskriterien – wie beispielweise die Datenspeicherung außerhalb der EU – verstößt. Ist dies der Fall, wird sie in die Longlist aufgenommen. Diese enthält alle Anbieter, die grundsätzlich als Umsetzungspartner für die ERP-Einführung in Frage kommen.
Kürzen und filtern – So entsteht die Shortlist
Nun wird das Lastenheft mit der Bitte um eine erste Einschätzung an alle Kandidaten auf dieser Liste geschickt. Die eingehenden Antworten helfen dabei, weitere Listeneinträge zu streichen. Neben den fachlichen Inhalten sollte auch berücksichtigt werden, wie lang die Antwort auf sich warten lässt und ob der Anbieter individuell auf die beschriebenen Anforderungen eingeht oder die Projektleitung mit einer standardisierten Antwort abspeist.
Ein weiterer Indikator ist die Art der Rückmeldung: Bietet sie einen Mehrwert oder nutzt der Anbieter sie nur als Verkaufsgespräch? Nachdem die Liste auf diese Weise weiter ausgedünnt wurde, werden mit den verbleibenden Kandidaten Termine vereinbart, bei dem der Anbieter seine ERP-Lösung kurz präsentiert. Die Projektleiter können zudem einen Eindruck davon gewinnen, ob sie in Zukunft gut mit diesem arbeiten können, schließlich ist die persönliche Ebene ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche ERP-Einführung.
Die Longlist wird auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse so weit gekürzt, bis sie nur noch drei bis vier Einträge enthält – hierbei handelt es sich um die Shortlist. Die verbleibenden Kandidaten müssen nun gründlich geprüft werden. Eine effiziente Methode ist zum Beispiel Anbieter-Briefings durchzuführen und die potenziellen Umsetzungspartner einzuladen, Workshops im Unternehmen durchzuführen.
