„War der letzte Großauftrag nach Reklamationen und Nacharbeit eigentlich profitabel?“ Diese vermeintlich einfache Frage aus der Chefetage kann Sie ganz schön ins Schwitzen bringen. Nacharbeitszeiten stehen in der BDE, Reklamationskosten im CRM und der Auftragswert im ERP. Wer all diese Daten manuell zusammenführen muss, ist gut und gerne mal zwei Tage lang beschäftigt.
Und im Arbeitsalltag stellen sich selbstverständlich viele weitere Fragen: Warum ist unser Lagerbestand ständig zu hoch? Welche Produkte sind nicht rentabel? Wie hoch ist unsere Reklamationsquote? Und was kostet uns die Nacharbeit? Nur wenn Sie auf all diese Fragen verlässliche Antworten haben, kann Ihr Unternehmen profitabel wirtschaften.
Die gute Nachricht: Ihr ERP-System kann all diese Antwort auf Knopfdruck liefern. Sie müssen nur wissen, wie Sie Ihre ERP-Daten richtig nutzen.
Welche Daten liefert ein ERP-System?
Im Tagesgeschäft entstehen ERP-Daten rund um die Uhr – sowohl im Rahmen von automatisierten Prozessen als auch durch Importe aus anderen Systemen oder manuelle Aktionen einzelner Anwender*innen. Jeder Unternehmensbereich generiert laufend Informationen, die das ERP-System an einem zentralen Ort speichert. Hierzu zählen beispielsweise:
- Auftragsdaten: Bestellungen, Auftragswerte, Liefertermine und Auftragsstatus
- Produktionsdaten: Produktionsmengen, Durchlaufzeiten, Ausschuss und Nacharbeitszeiten
- Lagerdaten: Bestände, Lagerbewegungen, Mindestbestände und Lagerreichweiten
- Einkaufsdaten: Bestellmengen, Einkaufspreise, Lieferzeiten und Lieferanten
- Finanzdaten: Kosten, Umsätze, Deckungsbeiträge und Zahlungsbewegungen
Was bringt die Datenauswertung im ERP?
Sicherlich haben Sie schon mal vom sogenannten Datenschatz gehört. Ungemein kostbar soll er für Unternehmen sein. Auch in Ihrem ERP-System schlummert ein solcher Schatz – doch einen Wert erhält er nur dann, wenn Sie die Daten nicht ungenutzt im Archiv herumliegen lassen.
Von ERP-Daten profitieren Sie nur, wenn Sie aktiv darauf zugreifen und die Informationen für aussagekräftige Analysen und Datenauswertungen verwenden. Dann nämlich sind Sie in der Lage, fundierte datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen, die für Sie und Ihr gesamtes Unternehmen den ausschlaggebenden Unterschied machen – im Tagesgeschäft genauso wie auf strategischer Ebene.
Patrick Mathis, Asseco Solutions
Wenn Sie Ihr ERP-System nur für die Datenspeicherung verwenden, verschenken Sie jede Menge Potenzial, um Ihr Unternehmen zielgerichtet voranzubringen.
Welche Entscheidungen lassen sich mit ERP-Daten treffen?
- Operative Entscheidungen
Die ERP-Datenanalyse von Echtzeitdaten ermöglicht schnelle Reaktionen im Tagesgeschäft. - Taktische Entscheidungen
Indem Sie historische Daten auswerten, lassen sich Entwicklungen erkennen und Prozesse gezielt optimieren. - Prognostische Entscheidungen
Mithilfe von KI-Modellen sind bessere Prognosen möglich. Zugleich können Entscheidungen komplett automatisiert ablaufen.
Laut einer Studie von Kienbaum stützen Führungskräfte im Durchschnitt 52 % ihrer Entscheidungen auf Daten. Eine sinnvolle Entscheidungsfindung ist jedoch nur dann möglich, wenn diese Daten zunächst zielgerichtet ausgewertet wurden. Ein ERP-System bildet hierfür die entscheidende Grundlage.
Lassen Sie uns im Folgenden anhand konkreter Beispiele erläutern, wie genau ein ERP-System Ihre Entscheidungsfindung in unterschiedlichen Bereichen maßgeblich unterstützt.
Wie lassen sich operative Entscheidungen mit ERP-Echtzeitdaten treffen?
Echtzeitdaten im ERP machen sichtbar, was im Unternehmen gerade passiert und an welchen Stellen kurzfristiger Handlungsbedarf besteht. Während eine händische Datenabfrage und -zusammenführung aus verschiedenen Systemen extrem aufwändig und fehleranfällig ist, liefert Ihnen das ERP-System mit wenigen Klicks verlässliche Informationen. So können Sie unmittelbar reagieren, sobald Sie eine Abweichung feststellen.
Zwei gängige Beispiele aus der Praxis verdeutlichen, wie Sie mit ERP-Daten tagtäglich bessere operative Entscheidungen treffen:
Produktionsmengen und Ausschuss richtig planen
Ausschuss gibt es fast immer in der Fertigung. Deshalb müssen Sie mehr produzieren, um am Ende die bestellte Menge liefern zu können.
Sie haben drei Möglichkeiten, diesen Prozess zu steuern:
- Keine gute Idee:
Sie zählen die Gutteile nach der Fertigstellung und lasten einen weiteren Auftrag ein, um die Fehlmenge nachzuproduzieren. Dadurch verzögern sich jedoch der Auftrag sowie alle Folgeaufträge. - Der unsichere Weg:
Sie ermitteln aus Ihren historischen Daten den durchschnittlichen Ausschuss und planen von vornherein höhere Produktionsmengen ein. Das spart zwar Zeit, doch in Einzelfällen wird die Produktionsmenge zu niedrig oder zu hoch sein. - Die Ideallösung:
Sie binden das MES- und CAQ-System an Ihr ERP an und analysieren jene Produktionsschritte, die den meisten Ausschuss verursachen. Haben Sie die Fehlerquellen ausfindig gemacht, können Sie diese zielgerichtet eliminieren. Im Idealfall ist Ihre Produktion danach optimal ausgelastet, Ihre Aufträge werden fristgerecht fertiggestellt und Sie verschwenden kein Geld durch überschüssige Teile.
Kundenaufträge und Reklamationen im Blick behalten
Auch für den Kundenservice zahlt sich die Nutzung von ERP-Daten aus. Die Verknüpfung von CRM-, Lager- und Logistiksystemen mit dem ERP schafft Echtzeit-Transparenz entlang der gesamten Supply Chain. Auftrags-, Liefer- und Reklamationsstatus sind im System jederzeit abrufbar:
- Sobald ein Auftrag eingeht, bildet das ERP den aktuellen Bearbeitungsstand ab – von der Auftragsbestätigung über die Fertigung bis zur Auslieferung.
- Auf dem Transportweg sorgen die Barcode-Scans und Trackingdaten für eine lückenlose Verfolgung.
- Reklamationen und Servicefälle sind direkt mit dem jeweiligen Auftrag und Produkt verknüpft, sodass eine schnelle Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Das hat unter anderem folgende Vorteile:
- Schnelle Reaktionszeiten: Fragt ein Kunde nach dem Status eines Auftrags, müssen Mitarbeitende nicht erst in der Produktion, im Lager oder beim Vertrieb nachfragen. Sie können direkt Auskunft erteilen und Kundenanfragen beim ersten Kontakt beantworten.
- Proaktiver Service: Droht eine Lieferverzögerung, weist das System frühzeitig darauf hin. So ist es den Service-Mitarbeitenden möglich, die betroffenen Kund*innen proaktiv zu informieren – noch bevor diese das Problem überhaupt bemerken.
- Bessere Customer Experience: Insgesamt verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, während sich die Kundenberatung mit ERP-Daten verbessert und die Kundenzufriedenheit steigt.
Praxisbeispiel:
Robert Plersch Edelstahltechnik nutzt ERP-Daten für bessere operative Entscheidungen
Bei der Robert Plersch Edelstahltechnik GmbH dient das ERP-System APplus als Informationszentrale für vernetzte Maschinen. Durch die Nutzung von Echtzeitdaten ist das mittelständische Unternehmen in der Lage, operative Entscheidungen im Produktionsalltag zu verbessern.
- Produktionsfortschritt und Rückmeldungen werden in Echtzeit ins ERP übernommen.
- Verantwortliche sehen jederzeit den aktuellen Fertigungsstatus.
- Bei Abweichungen ist sofortiges Gegensteuern möglich. So werden Probleme eliminiert, bevor sie sich negativ auf den Auftrag auswirken können.
Mehr dazu lesen Sie in unserer ausführlichen Success Story:
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Wie lassen sich taktische Entscheidungen aus historischen ERP-Daten ableiten?
Die Auswertung von historischen ERP-Daten lohnt sich dann, wenn Sie Entwicklungen nachverfolgen und die Ursachen für bestimmte Abweichungen herausfinden möchten. Indem Sie Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg beobachten, kristallisieren sich größere Zusammenhänge heraus. So können Sie auf Basis vergangener Ereignisse taktische Entscheidungen treffen und Prozesse gezielt verbessern.
Schauen wir uns hierzu wieder zwei typische Praxisbeispiele an:
Einsatzplanung optimieren
Durch die Gegenüberstellung von Personal- und Produktionsdaten lassen sich Muster erkennen, die im laufenden Betrieb normalerweise verborgen bleiben. Beispielsweise können Sie relativ einfach herausfinden, wann und wo besonders viel Ausschuss entsteht oder Produktionsabläufe länger dauern als gewöhnlich.
Mögliche Fragestellungen sind:
- Tritt das Problem womöglich während bestimmter Schichten auf?
- Welche Arbeitsstationen und Maschinen sind involviert?
- Häufen sich die Abweichungen zu bestimmten Uhrzeiten oder bei bestimmten Arbeitsschritten?
- Welche Mitarbeitenden sind beteiligt?
Aus diesen Erkenntnissen leiten Sie konkrete Maßnahmen ab, z. B.:
- die Anpassung von Schicht- und Einsatzplänen
- die Gestaltung ergonomischer Arbeitsplätze
- die gezielte Schulung von Mitarbeitenden
Anschließend können Sie anhand neuer Produktionsdaten überprüfen, ob die Maßnahmen einen positiven Effekt haben. So entsteht ein kontinuierlicher Kreislauf aus Datenanalyse, Maßnahmen und Erfolgskontrolle.
Lagerbestand optimieren
Welche Artikel dauerhaft auf Lager sind und welche bedarfsorientiert bestellt werden, legen viele Unternehmen einmal fest und behalten diese Einteilung über lange Zeit bei. Dabei können sich die Nachfrage oder die Lieferzeiten jederzeit ändern. Die Folge: Artikel liegen unnötig lange im Lager oder werden zu spät bestellt. Beides verursacht zusätzliche Kosten und kann die Abläufe in Einkauf und Produktion stören.
Ein ERP-Modul zur Materialbedarfsplanung kann hier Vorschläge zur Optimierung liefern. Statt sich ausschließlich an der bisherigen Kategorisierung zu orientieren, wertet das System historische Daten aus. Dazu gehören beispielsweise:
- Aufträge
- Produktionsmengen
- Lieferungen
- Lieferzeiten
- angenommene und reale Wiederbeschaffungszeiten
- Preise usw.
Auf Basis dieser Daten treten Entwicklungen zutage, die bei einer manuellen Überprüfung leicht zu übersehen sind. Zum Beispiel kann die Analyse zeigen, dass ein Artikel regelmäßig nur in bestimmten Monaten benötigt wird und außerhalb dieses Zeitraums kaum Bedarf besteht. Dann können Sie ihn einfach nach Bedarf bestellen, statt ihn ganzjährig auf Lager zu halten.
Wie lassen sich prognostische Entscheidungen mit KI vorbereiten?
Wenn Sie Voraussagen über zukünftige Entwicklungen machen möchten, bietet sich die Auswertung von ERP-Daten ebenfalls an. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Einsatz von künstlicher Intelligenz: Sie kann große Mengen historischer und aktueller ERP-Daten analysieren und darin Muster identifizieren. Indem die Technologie Wahrscheinlichkeiten für künftige Entwicklungen berechnet und daraus Prognosen ableitet, ist eine vorausschauende Planung möglich.
Dabei gilt: Eine Prognose ersetzt nicht die Entscheidung der verantwortlichen Person. Vielmehr bietet sie eine zusätzliche Informationsgrundlage und kann auf Entwicklungen hinweisen, die ohne systematische Datenauswertung oftmals gar nicht auffallen.
Wie Sie mithilfe von ERP und KI prognostische Entscheidungen treffen können, zeigt ein klassisches Beispiel aus der Praxis:
Präzisere Liquiditätsplanung
Durch einen Fehler in der Liquiditätsplanung kann ein gesundes Unternehmen schnell in die Insolvenz schlittern. Umso wichtiger ist es, dass die Planung auf Basis verlässlicher ERP-Daten erfolgt. Damit sind beispielsweise die variablen Kosten von Beschaffung und Produktion genau kalkulierbar.
Für eine vollständige Liquiditätsplanung reichen die ERP-Daten allein jedoch nicht aus. Wichtige Informationen sind in anderen Systemen oder Quellen gespeichert. Dazu gehören beispielsweise:
- Reise- und Fuhrparkkosten
- Mieten und Versicherungen
- Kontostände
- Kreditrahmen und Finanzierungskosten
Damit diese Informationen ebenfalls in die Planung einfließen, ist eine Integration von ERP-System und Data Warehouse sinnvoll. Das Data Warehouse führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen und macht sie auswertbar.
Eine besonders präzise, aussagekräftige Liquiditätsplanung erzielen Sie durch den Einsatz von KI: Indem die Technologie aus der Analyse von Zahlungsströmen wahrscheinliche Entwicklungen ableitet, lassen sich zukünftige Ein- und Auszahlungen besser prognostizieren und mögliche Liquiditätsengpässe zuverlässiger erkennen.
Webinar über Business Intelligence im ERP
Lassen Sie sich von BI-Expert*innen zeigen, wie Sie Ihre Geschäftsdaten nutzen, um smarte Entscheidungen zu treffen.
Warum lohnt es sich, ERP-Daten zu nutzen?
Fassen wir noch einmal zusammen, welche Vorteile die systematische Nutzung von ERP-Daten mit sich bringt.
| ERP-Daten ermöglichen | Wieso? | Ihr Vorteil |
| Schnellere und bessere Entscheidungen | Informationen stehen zentral für die Echtzeit-Datenanalyse zur Verfügung | Weniger Zeit- und Geldverlust – sowohl im Tages- als auch im Projektgeschäft |
| Weniger Fehlproduktion | Abweichungen werden früh erkannt | Weniger Ausschuss und Nacharbeit |
| Höhere Termintreue | Auftrags-, Produktions- und Lieferdaten zeigen kritische Entwicklungen rechtzeitig | Weniger Verzögerungen und eine zuverlässige Planung |
| Weniger Kapitalbindung | Historische Verbrauchs- und Auftragsdaten machen sichtbar, welche Beschaffungsart am ökonomischsten ist | Niedrigere Lagerkosten und weniger unnötige Bestände |
| Präzise Liquiditätsplanung | ERP- und Finanzdaten schaffen eine bessere Grundlage für die Planung | Finanzielle Engpässe lassen sich früher erkennen |
| Effizientere Prozesse | Historische Daten zeigen, wo Abläufe regelmäßig von den Zielwerten abweichen | Weniger Aufwand und bessere Ressourcennutzung |
Fazit: Nutzen Sie Ihre ERP-Daten als Entscheidungsgrundlage
Das ERP-System ist kein Datenspeicher, sondern ein unverzichtbares Tool zur Erzeugung einer belastbaren Entscheidungsgrundlage. Lassen Sie Ihren kostbaren ERP-Datenschatz daher nicht einfach ungenutzt herumliegen. Binden Sie stattdessen unterschiedliche Datenquellen an und führen Sie umfassende Analysen durch – auch mithilfe von KI.
Echtzeitdaten ermöglichen eine agile Handlungsfähigkeit im Tagesgeschäft, die vorher zu aufwändig war. Historische Daten liefern Antworten auf Fragen, die im Alltag viel zu selten gestellt werden. Und prognostische Analysen helfen dabei, mögliche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. So gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse, mit denen Sie genauer planen und gezielt entscheiden können.
