Lageroptimierung mit ERP und KI: Ihr Weg zu schlankeren Beständen

In den meisten Produktionsunternehmen ist die Lagerverwaltung ein Drahtseilakt. Auf der einen Seite sollen zu jedem Zeitpunkt alle notwendigen Rohstoffe und Komponenten verfügbar sein. Auf der anderen Seite darf der Lagerbestand nicht überhandnehmen, da sonst die Kosten aus dem Ruder laufen.

Ein möglichst reduziertes und dennoch allzeit lieferfähiges Lager ist daher der Idealzustand. Dieses Ziel erreichen Sie allerdings nur dann, wenn Sie modernste Technologien einsetzen. Besonders wichtig für die Lageroptimierung ist ein ERP-System, das mitdenkt.

Wieso ist es wichtig, den Lagerbestand zu optimieren?

Unternehmen ohne ERP-System setzen in der Regel auf hohe Lagerbestände, um ihre konstante Lieferfähigkeit zu garantieren. Allerdings ist diese Praktik durchaus riskant, denn:

• Ein zu hoher Lagerbestand bindet Kapital.
  Dadurch nimmt die Liquidität des Unternehmens ab. Die Organisation wird träge und ist nicht in der Lage, auf neue Entwicklungen schnell zu reagieren. Das wiederum schadet der Wettbewerbsfähigkeit.
• Ein hoher Lagerbestand ist keine gute Wertanlage.
  Je nach Aufbewahrungsdauer können Komponenten oder Produkte veralten und dadurch an Wert verlieren. Manche Materialien rosten oder verlieren Eigenschaften bei langer Lagerung.

Hohe Lagerbestände sind somit ein echtes Geschäftsrisiko. Daher haben Produktionsunternehmen ein berechtigtes Interesse daran, ihr Lager möglichst schlank zu halten.

Lageroptimierung: Darum ist ein ERP-System unverzichtbar

Möchten Sie Ihre Lagerbestände langfristig reduzieren, benötigen Sie effizientere Einkaufsprozesse. Der Einkauf darf Waren nicht zu früh oder in zu großen Mengen auf Vorrat besorgen, um eine allzu lange Aufbewahrungszeit zu vermeiden. Im Idealfall beschafft die Abteilung das notwendige Material erst dann, wenn ein konkreter Bedarf besteht.

Erreichen können Sie dieses Ziel auf zwei bzw. drei Arten: über eine vorausschauende Beschaffung, eine auftragsbezogene Produktion oder beides in Kombination. Für alle drei Methoden ist eine moderne ERP-Lösung die Grundvoraussetzung.

1. Vorausschauende Beschaffung erfordert gute Daten

Bei der vorausschauenden Lagerplanung erstellt Ihr Unternehmen Prognosen über den zu erwartenden Absatz. Darauf abgestimmt, plant es die Produktions- und Bestellprozesse. 

Die Effizienz dieses Vorgehens hängt unmittelbar von der Qualität der Geschäftsdaten ab. Schließlich kann der Einkauf Bestellungen nur dann adäquat vorausplanen, wenn er genau weiß,

• welche bzw. wie viele Bestellungen zu welchem Zeitpunkt zu erwarten sind,
• wie sich der Wareneinsatz bis dahin entwickelt,
• welche Produktionskapazitäten verfügbar sind,
• wie sich die Auslastung in der Werkshalle gestaltet und
• wie hoch der Lagerbestand an Langläufer-Komponenten ist.

Je präziser und vollständiger diese Daten sind, desto effizienter arbeitet der Einkauf. Das erforderliche Qualitätsniveau geht dabei deutlich über die Möglichkeiten manueller Berechnungen hinaus. Daher benötigen Sie für eine optimale Lagerverwaltung ein ERP-System, das die komplexen Berechnungen mithilfe hunderter Variablen im Hintergrund automatisch erledigt.

2. Auftragsbezogene Produktion für schlanke Lageroptimierung mit ERP

Bei der auftragsbezogenen Produktion – auch bedarfssynchrone Produktion genannt – werden die Materialien erst dann bestellt und geliefert, wenn sie für die Erfüllung eines konkreten Kundenauftrags benötigt werden. Eine lange Lagerung ist somit nicht nötig.

Die auftragsbezogene Produktion basiert auf einem komplexen Netzwerk aus Kommunikation und Logistik, das eine automatisierte Abwicklung erfordert. Auch bei dieser Methode spielt die ERP-Software eine wichtige Rolle. Sie ermöglicht:

Eine nahtlose Auftragsabwicklung

Geht eine Bestellung ein, wird nicht nur ein Produktionsauftrag im ERP-System des Herstellers angelegt. Auch die Lieferanten sämtlicher Teilkomponenten erhalten mit lediglich geringer Zeitverzögerung automatisch eine Bestellung. Dies dient wiederum als Anstoß für die nötigen Logistik- und Produktionsprozesse. 
Ohne eine ERP-basierte Lagersteuerung wäre dieser Vorgang nicht zu bewerkstelligen. Schließlich kann der Einkauf nicht bei jeder Bestellung zum Telefonhörer greifen und jedem Lieferanten einzeln Bescheid sagen. Schon bei einem geringen Auftragsvolumen wäre der Aufwand enorm.

Einen zuverlässigen Informationsaustausch

In der auftragsbezogenen Produktion muss jederzeit klar sein, welche Komponenten in welcher Zeit lieferbar sind. Denn davon hängen wiederum die eigene Lieferfähigkeit und Termintreue ab. Ist eine wichtige Komponente aktuell nicht erhältlich, sollten Kunden das idealerweise schon vor der Bestellung erfahren.
Dazu ist allerdings ein umfassender Informationsaustausch entlang der Lieferkette nötig. Und der ist ohne eine digitalisierte Lagerverwaltung nicht realisierbar.

3. ERP-Lageroptimierung durch Kombination aus vorausschauender Beschaffung und auftragsbezogener Produktion 

Die vorausschauende Beschaffung und die Just-In-Time-Produktion sind keine Gegensätze. Oft haben auch JIT-Produzenten Lager, die sie vorausplanend bestücken – beispielsweise mit Langläufer-Komponenten, deren Fertigung zu lange dauert. Würden sich diese Teile bei Bestelleingang nicht bereits im Lager befinden, käme die Produktion zum Stillstand.

Zudem kann es wirtschaftlich sinnvoller sein, bestimmte Komponenten in größeren Mengen zu beschaffen und zu lagern. Das ist etwa dann der Fall, wenn der Materialwert gering ist und fehlende Teile fatale Auswirkungen auf die Produktion haben. Typische Materialarten dieser Kategorie sind z. B. Schrauben und Beschläge.

Wie macht KI die Lageroptimierung intelligenter?

KI-Lageroptimierung trifft genauere Bedarfsprognosen

Für die automatisierte Materialbedarfsplanung ist eine intensive Stammdatenpflege unverzichtbar. Diese ist allerdings sehr zeitaufwändig und erfordert das Know-how von erfahrenen Mitarbeitenden. Daher wird die Stammdatenpflege oftmals vernachlässigt, was zu gestörten Lieferketten führt. Ein KI-Modul für Lageroptimierung schafft bei diesem Problem Abhilfe.

Künstliche Intelligenz kann Prognosen erstellen, die eine sehr präzise Vorhersage des Bedarfs ermöglichen. Hierfür analysiert sie nicht nur historische Verkaufszahlen und Produktionsdaten. Sie berücksichtigt auch externe Faktoren wie saisonale Rahmenbedingungen und aktuelle Markttrends.

Anhand dieser Prognosen können Sie erkennen,

• welche Komponenten Sie frühzeitig bestellen sollten,
• welches Material einen höheren Bestand benötigt,
• welche Teile nur unnötigen Lagerplatz verbrauchen und
• welche Komponenten besonders oft nicht verfügbar sind.

Ein Beispiel:

Nehmen wir an, ein Klimagerätehersteller hat ein ERP-System im Einsatz, das eine Lagerplanung mit KI erlaubt. Anhand historischer interner Daten erkennt die Software eine erhöhte Nachfrage nach Klimaanlagen in den Sommermonaten. Über Schnittstellen bezieht sie in ihrer Analyse zudem externe Daten wie den Wirtschaftsindex der Branche und Verkaufstrends ein. 

Registriert das KI-Modul beispielsweise eine erhöhte Nachfrage nach energieeffizienten Geräten, passt sie automatisch die Bestellmengen an. So reagiert das Unternehmen frühzeitig auf Veränderungen und reduziert sowohl Überbestände als auch Lieferengpässe. 

KI-Lageroptimierung optimiert die Beschaffungsprozesse 

Aufgrund von Rohstoffknappheit oder geopolitischen Ereignissen können Lieferzeiten manchmal überdurchschnittlich lang oder gar unberechenbar sein. Keine guten Voraussetzungen für eine vorausschauende Beschaffung. Die Unterstützung durch KI-Lagerbestandsoptimierung ist daher eine gute Möglichkeit, um Sicherheit in unsichere Zeiten zu bringen. 

Die Technologie trifft beispielsweise Aussagen über die benötigten Mindestlagerbestände – ganz auf den jeweiligen Monat abgestimmt. Zudem analysiert sie Bestandsdaten, Liefer- und Transportzeiten sowie die Zuverlässigkeit von Lieferanten. Sind Verzögerungen wahrscheinlich, kann die Software alternative Lieferanten vorschlagen oder Bestellmengen dynamisch anpassen. Es ist sogar möglich, mehrere Szenarien durchzuspielen, um am Ende die beste Strategie zu wählen. 

Ein Beispiel:

Ein Automobilzulieferer bemerkt, dass eine wichtige Lieferung von Halbleitern aufgrund eines geopolitischen Ereignisses verspätet eintrifft. Das System erkennt unverzüglich das Risiko eines Produktionsstopps. Es plant automatisch die Produktion um und  informiert den Einkauf über alternative Lieferanten. So kann die Produktion ohne Unterbrechung weiterlaufen, während die Kapitalbindung weiterhin niedrig bleibt.

Bestehende Kundenbeispiele zeigen: Unsere innovative KI ist in der Lage, je nach Voraussetzung Lagerbestände um bis zu 25 Prozent zu reduzieren.

Werner Hießl, Asseco Solutions

Erfolgreicher Anwendungsfall:
Suer optimiert Lagerhaltung mit KI-Modul

Die Suer Nutzfahrzeugtechnik GmbH, ein Großhändler für Fahrzeugbauteile, führt im Sortiment über 20.000 Artikel. Die Lagerhaltung stellte für das Unternehmen bisher eine große Herausforderung dar, da die Disposition auf Basis manueller Excel-Auswertungen erfolgte.

Mit der Einführung von APplus wurde zunächst die gesamte Lagerlogik in das ERP-System überführt. Dadurch erzielte Suer erste Effizienzgewinne und eine verbesserte Datenqualität. 

Die Kosten der globalen Beschaffung sind extrem gestiegen. Wir profitieren daher sehr von der KI-Lagerhaltung.

Jan Feldmann, Head of IT bei Suer

Seit 2021 nutzt das Unternehmen für die Lageroptimierung auch das KI-Modul von APplus. Durch die Analyse von saisonalen Faktoren und Nachfrageschwankungen ist das System nun in der Lage, optimale Meldebestände und Wiederbeschaffungszeiten in wenigen Sekunden zu berechnen.

ERP-System APplus	Modul KI-Lageroptimierung
Automatische Bestellvorschläge	Analyse von historischen Daten
Transparente Lagerbewegungen	Blitzschnelle Handlungsempfehlungen
Visualisierung von kritischen Beständen via Dashboard	Ausgabe der Vorschläge in einem Ampelsystem
ERP-QuickViews für individuelle Auswertungen	Übernahme der Werte ins ERP auf Knopfdruck

Das Ergebnis:

• Verbesserung der Lagerverfügbarkeit
• Reduzierung von unnötigen Lagerbeständen
• flexible Anpassung an volatile Nachfrage möglich

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Fazit: Mit ERP und KI zur intelligenten Lagerhaltung

Möchten Sie Ihre Lagerkosten senken und gleichzeitig Ihre Lieferfähigkeit verbessern, kommen Sie an einer Disposition via ERP-System nicht vorbei. Die Lagerbestandsoptimierung basiert auf der Analyse von täglichen Warenbewegungen, Fertigungsprozessen, Lieferzeiten und Absatzprognosen. Ohne eine moderne ERP-Lösung im Hintergrund haben Sie keine Chance, all diese Berechnungen schnell und effizient durchzuführen.

ERP-Module für die KI-Lageroptimierung erweitern die Möglichkeiten, indem sie historische Daten und externe Faktoren intelligent analysieren. Dadurch sind präzisere Prognosen und eine smarte Bestandsführung möglich. So bleiben Sie auch in unsicheren Zeiten flexibel und handlungsfähig.