Variantenvielfalt locker im Griff – mit einem Produktkonfigurator im ERP

Standardware mit starren Eigenschaften lockt heutzutage keinen Hund mehr hinter dem Ofen hervor. Gefragt sind stattdessen individualisierbare Produkte, die auf die Bedürfnisse der Kunden exakt zugeschnitten sind – selbstverständlich zum Preis der Massenfertigung.

Aus Kundensicht sind Produktkonfigurationen eine rundum gute Sache. Für Unternehmen jedoch können sie problematisch sein. Schließlich bringt die damit einhergehende Variantenvielfalt einige Herausforderungen mit sich. Abhilfe schafft ein Produktkonfigurator, der ins ERP-System integriert ist und die Auftragsabwicklung deutlich vereinfacht.

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Variantenvielfalt: Was ist die größte Herausforderung?

Das größte Problem in der Variantenfertigung ist die Komplexität. Flexible Produktprogramme mit vielen Ausführungsvarianten ziehen einen erheblichen Aufwand nach sich – nicht nur im Vertrieb und in der Konstruktion, sondern auch in der Produktion und in der gesamten Auftragsabwicklung. Dennoch erwarten Ihre Kunden stets eine schnelle Auftragsbearbeitung zu günstigen Preisen. Der Druck wächst, Fehler sind vorprogrammiert. 

Selbst eine geringe Anzahl an Kombinationsmöglichkeiten führt zu einer stattlichen Menge von Produktvarianten. Nehmen wir an, Sie bieten für ein Produkt lediglich drei verschiedene Entscheidungsmerkmale in jeweils fünf Ausführungen an. Dann müssen Sie schon bei diesem überschaubaren Angebot in der Lage sein, 125 unterschiedliche Varianten anzubieten und herzustellen.

Bereits die Klärung der Kundenwünsche während der Angebotserstellung kann bei einer hohen Variantenvielfalt zu Schwierigkeiten führen. Denn meist sind nicht alle Kombinationen machbar oder empfehlenswert:

• Möglicherweise überschreiten zwei Komponenten zusammen die maximale Traglast des Rahmens.
• Gegebenenfalls ist die Temperaturentwicklung mehrerer Bauteile in der Summe zu hoch. 
• Oder vielleicht erfüllen einige Bauelemente zwar die Anforderungen hinsichtlich Temperatur und Verschmutzung. Doch mit einer anderen Komponente, die für angemessene Performance sorgt, sind sie nicht kompatibel. 

Erschwerend hinzu kommt, dass Hersteller normalerweise viel Wert auf einen langfristigen Produktsupport legen. Manchmal sind sie sogar gesetzlich dazu verpflichtet. Daher sollten neue Bauteile immer abwärtskompatibel zu älteren sein. Das wiederum erhöht die Abhängigkeiten der einzelnen Komponenten bei der Konfiguration zusätzlich.

Das ERP-System in der Variantenfertigung: Die Basis für reibungslose Prozesse

Wenn Sie der steigenden Komplexität in der Variantenfertigung Herr werden wollen, führt kein Weg an moderner Technik vorbei. Die Optimierung und Konsolidierung der IT-Infrastruktur steht im Variantenmanagement daher an erster Stelle. Nur so können Sie eine stabile Grundlage für dynamisches Wachstum schaffen.

Eine grundlegende Rolle in der IT-Umgebung übernimmt dabei das ERP-System:

• Die Software sorgt dafür, dass alle notwendigen Auftrags- und Prozessdaten über eine gemeinsame Plattform verfügbar sind. 
• Damit ermöglicht sie es, Prozesse nahtlos miteinander zu verknüpfen und Synergieeffekte zu nutzen. 
• Im Ergebnis unterstützt die Lösung ein abteilungsübergreifendes Denken, sorgt für klare Abläufe und erhöht die Planungssicherheit.

Vielen mittelständischen Fertigungsbetrieben in Deutschland ist die Bedeutung des ERP-Systems für eine effiziente Variantenfertigung durchaus bewusst: Die Studie “ERP-Herausforderungen 2025/26” hat ergeben, dass etwa zwei Drittel der befragten Unternehmen innerhalb der letzten zwei Jahre ein neues ERP-System eingeführt haben. Für 57 % ist die Unterstützung der individuellen Fertigung bis hin zur Losgröße 1 ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems.

Möglich ist eine prozessoptimierte Variantenfertigung allerdings nur dann, wenn Sie über eine übergreifende Systemarchitektur mit zentraler Datenhaltung verfügen. Features und Module für CRM und Controlling sowie der Online-Webshop sollten in der Architektur nahtlos integriert sein.

Den alles entscheidenden Baustein für ein smartes Variantenmanagement bildet jedoch ein anderes Modul: ein im ERP-System integrierter Produktkonfigurator.

Darum ist ein Produktkonfigurator im ERP-System so wichtig 

Manche Variantenfertiger wickeln die Projektierung eines Auftrags immer noch manuell ab. Die Kolleg*innen müssen sämtliche Unterlagen per Hand zusammenklicken und weiterleiten. Das betrifft zum Beispiel Stücklisten, Zeichnungen und Fertigungsunterlagen.

Wie Sie sich vorstellen können, verursacht diese händische Arbeit in der Praxis häufig Projektierungs- und Kalkulationsfehler. Darüber hinaus führt sie zu langen Bearbeitungszeiten und einer mangelnden Angebotsqualität. Ohne Automatisierung ist das praktisch unvermeidlich.

An dieser Stelle kommt der Produktkonfigurator ins Spiel: Er erleichtert die Abwicklung abteilungsübergreifender Prozesse und erhöht die Usability für alle Beteiligten.

Was genau ist ein Produktkonfigurator?

Beim Ausdruck „Produktkonfigurator“ denken Sie vielleicht zunächst an ein webbasiertes Tool, mit dem sich Ihre Kunden ihr individuelles Angebot am eigenen PC zusammenklicken. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Konfiguratoren von Automobilherstellern: Die Anwender*innen wählen im Browser aus, welches Modell sie in welcher Farbe und Ausstattung haben möchten. Daraufhin erfahren sie umgehend, welche Filiale eine Probefahrt anbietet und zu welchen Konditionen das Fahrzeug erhältlich ist.

Solche webbasierten Konfiguratoren sind jedoch im Kontext komplexer Produkte und Dienstleistungen eher selten. Wesentlich häufiger finden sich unternehmensinterne Tools, die den Vertrieb bei der Angebotserstellung unterstützen und gleichzeitig die Konstruktion im Tagesgeschäft entlasten.

Ein interner Produktkonfigurator im ERP-System funktioniert im Grunde genauso wie ein externer. User sind in diesem Fall aber nicht Endkunden, sondern Mitarbeitende im Vertrieb. Im persönlichen Gespräch mit Kunden nutzen sie das Tool beispielsweise auf einem Tablet, um gemeinsam denkbare Varianten zu besprechen. 

Das funktioniert so:

• Der Vertrieb stellt mithilfe des Konfigurators Produktvarianten zusammen, die genau auf die Kundenanforderungen zugeschnitten sind. 
• Das Tool erfasst die relevanten Produktmerkmale, prüft sie auf Plausibilität und verwendet sie zur Preisermittlung.
• Der Kunde erfährt umgehend, ob der Anbieter seine Anforderungen erfüllen kann – und wenn ja, zu welchen Konditionen.

Hat der Kunde dann eine Bestellung aufgegeben, löst das über den Konfigurator eine Reihe von Automatismen aus:

• Die konfigurierte Bestellung wird im CRM-System automatisch als Auftrag angelegt. 
• Die Software übernimmt ggf. die Anpassungen an der Stückliste, prüft die Lagerbestände und informiert bei Bedarf direkt den Einkauf. 
• Das ERP-System verarbeitet sämtliche Bestelldaten und stellt sicher, dass der Informationsfluss zur Fertigung gewährleistet ist, indem alle relevanten Informationen vollständig übermittelt werden.
• Die Produktion kann danach den Auftrag unter Berücksichtigung von Lagerbeständen und Kapazitäten präzise einplanen.

Mithilfe eines Produktkonfigurators können moderne ERP-Lösungen den Mehraufwand in der Variantenfertigung deutlich reduzieren.

Markus Reichl, Asseco Solutions

Produktkonfigurator mit Regelwerk: ideal, aber aufwändig

Im Idealfall enthält der interne Produktkonfigurator ein komplettes Produktionsregelwerk mit allen Beschränkungen und Abhängigkeiten. Dieses kann Daten zu Lagerbeständen und Kapazitäten aus dem ERP-System ziehen und daraus alle vertriebs- bzw. fertigungsrelevanten Details berechnen, z. B. Stücklisten, Liefertermine und Preise.

Mit solch einem Tool wickelt der Vertrieb einen kompletten Auftrag ab, ohne die Konstruktion zu involvieren. Davon profitieren beide Seiten:

• Die Konstruktion muss sich nicht länger mit Routineaufgaben befassen. 
  Solange eine Produktvariante existiert, die alle Kundenanforderungen abdeckt, reicht der Konfigurator völlig aus. Die Konstruktion wird nur noch in Sonderfällen aktiv, wenn keine Variante passt und Neuentwicklungen nötig sind.
• Der Vertrieb kann schneller auf Kundenanfragen reagieren. 
  Da keine Abstimmung mit der Konstruktion mehr nötig ist, entfallen kommunikationsbedingte Reibungsverluste. Zudem bildet die Konstruktion nicht länger einen Engpass im Vertriebsprozess. Der Zeitaufwand für die Angebotserstellung sinkt.

In der Praxis ist ein Produktkonfigurator mit Regelwerk jedoch nicht immer so einfach realisierbar. Gerade in komplexeren Produktionsumgebungen gibt es eine so große Anzahl von Abhängigkeiten, dass der Entwicklungsaufwand relativ hoch werden kann. Zudem muss sich eine Person finden, die das Regelwerk pflegt und weiterentwickelt. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass der Vertrieb stets auf aktuelle Daten zugreift.

Aus diesen Gründen wählen manche Unternehmen einen anderen Ansatz, um den Vertrieb zu unterstützen. Sie setzen auf einen Konfigurator ohne Regelwerk.

Produktkonfigurator ohne Regelwerk: abgespeckt, aber unkompliziert

Ein Konfigurator ohne Regelwerk stellt Regeln und Abhängigkeiten lediglich in Textform dar. Die Software gibt dem Anwender also Hinweise wie: „Denken Sie daran, dass diese Komponente nicht mit folgenden Gehäusevarianten kompatibel ist: …“. Sie überprüft aber nicht, ob die gewählte Konfiguration tatsächlich umsetzbar ist. Es handelt sich also eher um einen geführten Dialog als um einen voll funktionsfähigen Konfigurator.

Solch ein „Produktkonfigurator light“ ist wesentlich einfacher einzurichten und zu pflegen. Änderungen und Ergänzungen des Regelwerks werden in Textform erfasst und erfordern keinen Programmieraufwand.

Aus Sicht der betroffenen Unternehmensbereiche hat dieser Ansatz ebenfalls Vorteile – auch wenn er der „Deluxe-Version“ etwas hinterherhinkt:

• Der Vertrieb erhält Unterstützung bei der Angebotserstellung.
  Die Resultate geben Aufschluss über die Umsetzbarkeit und die Rahmenbedingungen eines Projekts – also die Informationen, die für das Angebot relevant sind.
• Die Konstruktion wird entlastet, da sie nicht mehr zwingend in den Vertriebsprozess eingebunden werden muss. 
  Zwar muss sie nach wie vor einen technischen Entwurf für jeden Auftrag erstellen. Doch das gilt nur für bestätigte Projekte, nicht für reine Anfragen. Zudem erhält die Konstruktion mit dem Angebot einen Rahmen, den sie im Auftragsfall leicht ergänzen und in Zeichnungen und Stücklisten umsetzen kann.

Produktkonfigurator mit und ohne Regelwerk – Übersicht

Anwendungsbeispiel aus der Praxis

PALME bewältigt komplexe Variantenvielfalt mit ERP-basiertem Produktkonfigurator 

Seit Jahrzehnten fertigt die PALME Duschabtrennungen GmbH maßgeschneiderte Duschoasen auf hohem Qualitätsniveau. Das umfassende Produktportfolio erfordert eine  mehrschichtige Variantenfertigung und  komplexe Versandprozesse. 

Durch den im ERP-System APplus integrierten Produktkonfigurator gelingt es, diese Komplexität effizient zu beherrschen. Sobald ein Auftrag eingeht, übernimmt das Modul die Erfassung aller relevanten Parameter. Stücklisten, Kalkulationen und Auftragsdaten werden direkt aus der Konfiguration generiert.

Weitere Besonderheiten:

• Das neue Maximalstücklistenkonzept ersetzt den früheren Stücklistenvorrat. Dadurch reduzierte sich die Anzahl der Basisstücklisten von etwa 20.000 Vorlagen auf rund 2.000. Das wiederum senkt den Pflegeaufwand merklich.
• Die saubere, zentrale Datenhaltung sorgt für mehr Transparenz und effizientere Abläufe.
• Individuelle Skripte vermeiden die unnötige Anlage neuer Artikel und unterstützen die optimale Nutzung von vorhandenem Material.

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Fazit: Ein Produktkonfigurator im ERP nimmt der Variantenvielfalt den Schrecken

Mit einem nahtlos ins ERP-System integrierten Produktkonfigurator stellt die Variantenvielfalt kein Problem mehr dar. In Kombination erzeugen ERP und Konfigurator eine durchgängige Datenkette, die Transparenz gegenüber dem Kunden schafft und die abteilungsübergreifende Auftragsabwicklung merklich beschleunigt. Das entlastet sowohl den Vertrieb als auch die Konstruktion im Arbeitsalltag.

Als Variantenfertiger sind Sie so in der Lage, jeden technisch machbaren Kundenwunsch flexibel zu produzieren und innerhalb kürzester Zeit auszuliefern. Im Ergebnis werden Bestellungen schnell, fehlerfrei und möglichst kostengünstig umgesetzt. Damit sind Sie auch in Zukunft für steigende Kundenansprüche bestens gewappnet.