Eine Alternative zur klassischen Vorgehensweise ist das Anbieter-Briefing, bei dem es sich um ein persönliches Vorbereitungsgespräch handelt. Die Situation des Unternehmens kann beim persönlichen Briefing anschaulich und exakt vermittelt werden. Die wesentlichen Geschäftsprozesse und problematische Punkte lassen sich konkret kommunizieren.
Den richtigen ERP-Anbieter zu finden, ist kein leichter Prozess und stellt die Entscheidungsträger vor eine große Herausforderung. Bei der klassischen Vorgehensweise lassen die Interessenten den Anbietern auf der Shortlist Unterlagen zukommen, die relevante Informationen zu dem Unternehmen und seinen Besonderheiten enthalten. Die Anbieter führen daraufhin einen Auswahlworkshop durch.
Vorteile eines Anbieter-Briefings vor Ort
Um die richtige Lösung für ein Unternehmen zu finden, empfiehlt sich die ERP-Auswahl per Anbieter-Briefing. Die Mitarbeiter des ERP-Anbieters erhalten durch das Anbieter-Briefing einen umfassenden Einblick in den jeweiligen Betrieb und können gezielt und unmittelbar Rückfragen zu Anforderungen und Zielen stellen. Dies bietet ihnen die Möglichkeit, den anschließenden ERP-Workshop passender zu gestalten und seine Qualität zu erhöhen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Interessent den Anbieter nach dem Briefing fachlich und persönlich besser einschätzen kann. Sein Auftreten und Verhalten gibt Aufschluss darüber, ob er das Unternehmen versteht und auf seine Bedürfnisse eingeht. Zudem bietet sich die Chance festzustellen, ob alle Beteiligten reibungslos miteinander arbeiten können. Konflikte und Spannungen werden so vermieden. Für die weitere Zusammenarbeit sind dies wichtige Kriterien.
Wie läuft ein Anbieter-Briefing ab?
Am Anfang der Briefings erfolgt die Vorstellung des Unternehmens und aller Personen, die in das ERP-Projekt involviert sind. Es werden Kennzahlen offengelegt, zentrale Produkte und Dienstleistungen präsentiert sowie die Organisationsstruktur beschrieben und Zukunftspläne erläutert.
Im Anschluss führt der Projektleiter die potentiellen Partner zur Veranschaulichung durch den Betrieb und zeigt ihnen die relevanten Bereiche. Den letzten Punkt stellt die Prozessbeschreibung dar. Hier werden die Geschäftsprozesse und besondere Anforderungen erläutert, die das ERP-System abbilden soll.
